Система контроля и её аудит в организации

Необходимо спроектировать и ввести в действие способы и методы контроля над процессами с целью обеспечить выполнение задач каждого процесса, включая оперативные задачи, задачи финансовой отчетности и соблюдения нормативных требований. Процессы контроля должны органично встраиваться в технологические производственные процессы, сопровождая их, для этого необходим анализ и обоснование перечня средств и методов контроля, которые позволяют обоснованно рассчитывать на предотвращение или обнаружение и исправление существенных ошибок.

Методы являются контрольными только в том случае, если они позволяют воздействовать на контролируемый объект и добиваться установления состояния определенного с учетом его роли в достижении цели или появления риска.

Каждому объекту и проблеме необходимы адекватные им способы и методы, которые формируются в зависимости от целевой функции контроля и допустимого риска. Выделяя приоритеты контролирования, или объекты (точки контроля) следует учитывать два момента:

 повышенный риск, т. е. области, где риск ошибок наиболее высок,

 значимость с точки зрения достижения цели его функционирования, т. е. целевое предназначение.

В настоящее время в контрольной деятельности используется достаточно широкий набор способов и методов для осуществления контроля, перечислить которые в полном объеме практически невозможно.

Способы, методы и процедуры проведения контроля непрерывно развиваются и совершенствуются с тем, чтобы постоянно и полно соответствовать изменяющимся хозяйственным условиям, минимизировать ошибки в деятельности, быть экономичными. Кроме того, встраивание контролирования в технологический и управленческий процесс предполагает наряду с использованием традиционных приемов, расширением и модификацией действующих, выдвижение на первый план новых приемов, помогающих предотвратить существенные риски. Синтез различных приемов и методов позволяет разрабатывать действенные методики реализации контроля. Говоря о средствах и методах контроля, необходимо четко представлять их классификацию в зависимости от целевого использования и их эффективности в уменьшении риска возникновения существенных ошибок и злоупотреблений.

Принимая во внимание, что средства и методы контроля необходимы для того, чтобы «держать ситуацию под контролем», т. е. иметь уверенность или информацию о том, что объект или ситуация не отклоняются от установленных нормативов или желаемого состояния, а при отклонении оно будет оперативно выявлено, зафиксировано и доведено до субъекта способного осуществить регулирование или заблокировано, перечень приемов для контроля достаточно широкий. Вместе с тем, контроль необходим если, нужно выявить факт соответствия целевым, плановым, нормативным параметрам, или в ситуациях, где возможны изменения или искажения параметров объекта (например, при передаче ценностей, переносе информации), имеется потенциал для хищения, потери или намеренных злоупотреблений. Потенциал или оценка возможной величины несоответствий, искажений или злоупотреблений является риском и определяющим фактором при выборе методов контроля.

Наиболее сложной проблемой системного встроенного контролирования является выбор области контроля или контрольных точек т. е. определить что и в каком объеме контролировать, и одними из главных направляющих критериев являются цели контролирования и экономическая эффективность осуществления контроля (т. е. соотношение затрат на проведение контроля и потенциальных потерь).

Однако проблему экономической эффективности осуществления контроля несмотря на всю ее очевидность разрешить нелегко, так как не всегда имеются условия для расчета соотношения таких затрат так как превентивность контроля снижает вероятность реальности таких расчетов. Кроме того фактические средств и методы контроля также могут использоваться неравномерно, например, использование хранилищ или сейфов, при сопоставимых затратах в них могут размещаться как слитки золота, так и упаковки с монетами.

Невозможно оценить результативность контролирования, учитывая, что его результатом может быть сохранение имиджа и высокой репутации организации, просто создание атмосферы, исключающей «желание» злоупотреблений. Кроме того, поддержание эффективности контрольной деятельности требует постоянного внимания к изменяющимся обстоятельствам и меняющейся операционной среде, включая рост использования информационной технологии, которая может сделать устаревшими и бесполезными существующие формы контроля и потребовать разработки и внедрения новых методов и средств.