Требования к перманентной инвентаризации
Перманентная инвентаризация предполагает, что каждый день пересчитывают запасы по определенному количеству товарных позиций. Благодаря проведению перманентной инвентаризации данные о наличных объемах запасов обычно оказываются более точными, чем после полной физической инвентаризации.
Определить порядок выбора товарных позиций для ежедневной перманентной инвентаризации:
– случайный выбор (не рекомендуется) – при
– инвентаризация по географическому принципу – за год все товарные позиции проходят перманентную инвентаризацию одинаковое количество раз;
– метод ранжирования – товарные позиции, обеспечивающие большее количество сделок или продающиеся в большем по себестоимости объеме, чаще подвергаются перманентной инвентаризации, например: товары группы А (приносящие 80 % общего объема продаж) подвергаются перманентной инвентаризации шесть раз в год, товары группы В (приносящие 15 % общего объема продаж) подвергаются перманентной инвентаризации три раза в год, товары группы С (приносящие 4 % общего объема продаж) подвергаются перманентной инвентаризации два раза в год, товары группы D (приносящие 1 % общего объема продаж) и мертвые запасы подвергаются перманентной инвентаризации один раз в год.
Определить, сколько товарных позиций может проходить проверку ежедневно.
Определить порядок и форму составления перечней товарных позиций для перманентной инвентаризации на каждый день.
Определить порядок и форму составления перечней товарных позиций, проходивших перманентную инвентаризацию в конкретные дни.
Установить состав инвентаризационной комиссии – для обеспечения эффективности перманентная инвентаризация должна производиться опытными работниками, хорошо знающими товар. Установить сроки и часы проведения перманентной инвентаризации. Определить, пересчитывать ли товар в каждом отдельном участке или запасы одного товара во всех складских участках за раз. Определить, сообщать ли проводящим перманентную инвентаризацию работникам, какое количество товара они должны обнаружить в участке. Если предположить, что работники будут добросовестно выполнять работу, то предварительное ознакомление их с компьютерными данными ускорит процесс поиска несоответствий.
Определить, какой уровень точности данных считается приемлемым для разных товаров:
– выше 99 % точности для дорогостоящих или очень важных товаров;
– выше 95 % точности для оптовой продукции (т. е. товаров, продающихся на вес);
– выше 97 % точности для всей продукции в целом.
Определить, каким показателем задается уровень точности:
– процентная доля от объема запаса, показываемого компьютером;
– фактическая денежная разница между стоимостью наличного запаса и стоимостью запаса, показываемого компьютером.
Установить, проводить ли дополнительную проверку товарных позиций, расхождение данных по которым было выше допустимого семь дней назад. Определить, проводить ли чаще проверку тех товарных позиций, по которым были выявлены многочисленные расхождения; если расхождение данных о каком-либо товаре превышало допустимое в последние две или три перманентные инвентаризации, следует переместить этот товар в список тех, что проверяются чаще. Установить, будут ли “заморожены” наличные объемы запасов в период непосредственного пересчета. Определить, как решается вопрос влияния текущих операций на результаты перманентной инвентаризации. Установить сотрудников, которые будут проводить повторный пересчет товаров, в данных о которых выявлено неприемлемое расхождение. Определить, как результаты проверки точности будут представлены всем работникам. Определить сотрудников, которые будут анализировать расхождения.
Определить правила объяснения расхождений:
– превышающее допустимое отклонение в объеме – отрицательное или положительное: эти расхождения обычно являются следствием недостаточной квалификации персонала, необходимости реорганизации склада или пересмотра имеющихся правил и процедур;
– отрицательное денежное расхождение, превышающее допустимое: такое расхождение часто бывает следствием воровства.
Определить порядок использования результатов перманентной инвентаризации для выявления потребности в дополнительном обучении персонала и изменении правил и процедур. Определить целесообразность материального поощрения, если перманентная инвентаризация покажет, что заданный уровень точности соблюден.
Требования к полной физической инвентаризации
Определить перечень материалов, необходимых для проведения инвентаризации:
– карточки или таблицы учета;
– крепящиеся к полкам таблички;
– ручки, карандаши, калькуляторы;
– устройства чтения штрих-кодов.
Утвердить приказом состав инвентаризационной комиссии и порядок ее работы: