Склад: логистика, управление, анализ

ФИФО (first in, first out – первым пришел, первым ушел): при этом методе учета товары учитываются отдельно по ценам прихода каждой партии и при продаже списывается себестоимость ранее пришедших. При применении метода ФИФО остатки на балансе наиболее соответствуют текущим рыночным стоимостям, так как более поздние закупки доминируют на балансовых счетах. Однако себестоимость не отвечает текущей рыночной стоимости, так как в нее включаются более ранние закупки. В условиях инфляции при повышении закупочных цен получается самая высокая чистая прибыль, что приводит к самым высоким налоговым платежам. Если же рыночные цены падают, то получается самая низкая чистая прибыль и самые низкие налоги.

ЛИФО (last in, first out – последним пришел, первым ушел): при этом методе учета товары учитываются отдельно по ценам прихода каждой партии и при продаже списывается себестоимость пришедших последними. При применении метода ЛИФО на балансе остаются товары, приобретенные давно. В инфляционных условиях при повышении закупочных цен остатки на балансе оказываются значительно ниже текущих рыночных цен, а себестоимость продаж наиболее полно им соответствует. Таким образом получается самая высокая себестоимость. Следовательно, в результате мы получаем самую низкую прибыль и, соответственно, самые низкие налоговые платежи. При понижении цен ситуация меняется на противоположную. ЛИФО не учитывает физическое движение товаров, как это происходит по методу ФИФО; движение цен, а не движение товаров, вот что важно при оценке товарных запасов.

Средневзвешенный метод учета: при этом методе учета товары учитываются по средним ценам, получаемым из расчета на базе суммирования стоимостей имеющихся и новых партий за отчетный период, включая остаточную стоимость на балансе в начале отчетного периода. По последствиям применения он находится между двумя описанными выше, а при быстром обороте запасов этот метод почти аналогичен методу ФИФО.

Существуют также методы оценки, применяемые по решению предприятия в определенных целях: по цене замещения; по последним ценам; по стандартным ценам (при этом определяется, что является базисом стандартной цены, для чего используются стандартные цены).

Необходимо установить, какой стоимостной базис используется при составлении комиссионных и прочих компенсационных планов.

Нужно установить, получает ли отгружающий склад плату за операции при перемещении товаров на другой склад своей компании:

– процентную долю от стоимости отгруженной продукции;

– определенную денежную сумму за каждое отгруженное изделие, заказ или товарную линию;

– фиксированную месячную плату.

Необходимо установить правила учета в себестоимости товаров затрат на перевозку, таможенные пошлины и прочие экспедиционные расходы и порядок их начисления поштучно, по весу или по другому критерию.

База данных о товарах

База данных о товарах должна обеспечивать:

– накопление информации о ценах, скидках, обратных выплатах, соглашениях о бонусах, комиссионных и т. п.;

– просмотр состояния запасов товаров на разных складах с указанием свободных остатков, имеющихся в наличии, доступных, зарезервированных, распределенных и ожидаемых к получению количеств;

– выполнение запросов по коду товара у заказчика, коду замены товара;

– заказ нескладируемых товаров;

– создание наборов, состоящих из нескольких товаров;

– указание номера партии при вводе заказа или отгрузки;

– неограниченное число замен товаров с учетом цены;

– предложение замены при отсутствии на складе;

– определение инструкции о месте доставки;

– конкретные указания/сообщения на накладной/счете;

– дробные количества (меры) товаров в заказе;

– распознавание штрихкодов;

– возможность определять товары для неограниченного числа совместно работающих предприятий, подразделений и складов;

– возможность отслеживать товары, поступающие от многих поставщиков.

Параметры складского учета каждого наименования товаров должны включать:

– каталожные, серийные и т. п. номера, изображения спецификации или схемы товаров;

– код, наименование и размеры;

– несколько возможных единиц измерения;

– штриховой код;

– вторичные коды, идентифицирующие товар;

– неограниченное число замен товара;

– неограниченное число аналогов товара;

– вызов товара по коду заказчика или поставщика;

– коды товара у различных заказчиков;

– коды товара у различных поставщиков;

– оригинальный код товара у производителя;

– отслеживание партий товара;

– отслеживание серийных номеров товаров;

– формирование наборов товаров для реализации;

– указание основного адреса на складе и дополнительных;

– возможность включения товара в отложенные заказы;

– товарные группы;

– группы для ценообразования;

– группы для анализа продаж;

– группы по начислению комиссионных;

– группы по стоимости;

– группы (товары) для разноски по субсчетам главной книги;

– группы для производства;

– группы по бонусам и комиссионным;

– группы по таможенным пошлинам;

– группы по способу доставки;

– параметры для закупок;

– экономичное количество в заказе;

– времена поставки;

– минимальный/максимальный запас на складе;

– пути восполнения запасов для применения алгоритмов прогноза;

– до десяти уровней цен по количеству или объему продажи в зависимости от заказчика, от группы заказчиков, от товара, от группы товаров;

– комиссионные от продажи, начисляемые по товару или соответствующей группе;

– коды налогообложения;

– средневзвешенная стоимость;

– последняя стоимость;

– нормативная стоимость.

Контроль складского учета

При организации процессов контроля складского учета необходимо предусматривать:

– определение параметров для контроля качества и надежности учета;

– отслеживание сроков реализации и условий хранения партий товаров;

– поддержка непрерывного и периодического методов складского учета;

– возможность допускать отрицательное количество товара в наличии;

– контроль запасов;

– учет поврежденных товаров;

– возможность операций с нескладируемыми товарами;

Бухгалтер предприятия обязан проверять своевременность

и полноту оприходования поступивших товаров, правильность их списания, а также правильность составления отчетов материально ответственными лицами. Товар не должен покидать склад, если вместо него не остается документов о его передаче, подписанных выдавшим и получившим товар лицами.

При проверке отчетов материально ответственных лиц бухгалтер обязан установить:

– подлинность документов и правильность записей в отчете, сделанных на основании приложенных документов, а также соответствие даты документов периоду, за который представляется отчет;

– соответствие в данном отчете остатков товаров и тары на начало отчетного периода остаткам, показанным в предыдущем отчете на конец отчетного периода;

– соответствие в отчете остатков товаров и тары на начало отчетного периода фактическим остаткам в инвентаризационных описях на дату проведения инвентаризации;

– даты всех ли первичных документов, приложенных к отчету, свидетельствуют, что товары получены до инвентаризации, а не после инвентаризации;

– законность и обоснованность хозяйственных операций (прием, отпуск, списание товара и т. д.);

– наличие в документах всех необходимых реквизитов, подписей материально ответственных лиц, распорядительных подписей руководителя организации на внутреннее перемещение товаров;

– полноту приходования в отчетном периоде товаров по выданным доверенностям, оплаченным или принятым к оплате документам;

– правильность цен на товары, таксировки и подсчетов в отчете и приложенных к нему документах;

– соответствие записей, сделанных материально ответственными лицами в карточках (книгах) складского учета с первичными приходно-расходными документами;

– соответствие суммы по внутреннему перемещению отпущенных товаров и тары сумме, показанной в приходной части товарных отчетов других материально ответственных лиц;

– соответствие выручки, показанной в расходной части товарного (товарно-кассового) отчета, сумме, оприходованной по кассовому отчету (при учете по продажным ценам).

Если при проверке цен, таксировки или подсчетов бухгалтер выявляет ошибки, их исправляют корректурным способом, исправления заверяют подписью лица, выявившего ошибку, а об изменении остатка товаров на конец отчетного периода ставят в известность материально ответственное лицо, которое расписывается в конце отчета, удостоверяя правильность внесенных исправлений и нового остатка товаров. Отчеты материально ответственных лиц с приложенными к ним документами должны быть подобраны и переплетены по их порядковым номерам. Срок хранения товарных отчетов – три года. Ответственность за сохранность документов возлагается на главного бухгалтера организации. Изъятие отчетов материально ответственных лиц и приложенных к ним документов по требованию судебно-следственных и других органов, имеющих такое право, производится на основании письменного запроса и с разрешения руководителя организации. Эти документы передаются по акту изъятия с точным перечислением основных реквизитов (наименование, дата, номер документа, сумма, указанная в документе, и т. д.). С этих документов могут быть сняты копии.

Контрольные ведомости

Из различных ведомостей, которые нужно готовить при помощи компьютера для анализа и принятия мер, отметим несколько, предварительно указав, что все они могут быть распечатаны или только выведены на дисплей компьютера.

Ведомость товаров, не пользовавшихся спросом за период с начала года, – это первое, что нужно для контроля. Данная ведомость поможет выявлять неликвиды, являющиеся проблемой всех складов, а иногда и причиной банкротств.

Ведомость запасов сверх максимально установленных количеств – это перечень излишних закупок.

Ведомость для анализа цен – с указанием номеров и наименований товаров, розничных и закупочных цен и коэффициентов, определяющих соотношение этих цен и степень доходности.

Ведомость товаров, наличие которых на дату контроля меньше установленного минимума – для контроля запасов и своевременных заказов.

Ведомость движения товаров за период – с указанием наличия на начало периода, поступления, продаж и наличия на конец периода.

Ведомости наличия на складе с указанием номера товара, наименования, адреса, количества и розничной цены необходимы персоналу склада для текущей работы по раскладке и отбору.

Те же ведомости, но в закупочных ценах с обсчетом общей суммы необходимы для контроля стоимости запасов, справок, а также после инвентаризации.

Ведомость наличия на складе с сортировкой по возрастанию адреса служит для инвентаризаций: в ней оставлено место для внесения вручную фактического наличия при инвентаризации, а также имеются колонки “недостача” и “излишки”. После ввода в компьютер данных инвентаризации эта ведомость печатается со старыми и новыми данными, с обсчетом итогов.

Следует предусмотреть возможность изменения розничных цен по группам товаров на основе вводимых коэффициентов для подготовки прейскурантов. Прейскурант печатается после корректировок цен.

Порядок инвентаризации

Основные требования

Проверка фактического наличия товаров необходима как средство уточнения и выверки остатков, для целей налогообложения, для учета издержек. Основными целями инвентаризации являются:

– выявление фактического наличия имущества;

– сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;

– проверка полноты отражения обязательств в учете.

Периодическая инвентаризация – на период инвентаризации работа склада должна быть приостановлена, с тем чтобы дать возможность лицам, проводящим инвентаризацию, точно подсчитать остатки.

Непрерывная (перманентная) инвентаризация – инвентаризаторы подсчитывают каждый день или каждую неделю определенное количество или некоторый процент наличных запасов и соответствующим образом корректируют постоянно ведущиеся инвентарные счета. Запасы проверяются без особых помех для нормальной работы склада, блокируются только те ячейки (стеллажи), которые по графику проверяются в данный день и только на период подсчета.

Выборочная инвентаризация – проверка наличия только особо контролируемых наименований – зачастую более точна, чем сплошная инвентаризация, так как влияние человеческого фактора при сплошной инвентаризации (психическое утомление инвентаризаторов от монотонной работы) нередко приводит к ошибкам. Вариантом выборочной инвентаризации является проверка наличия товаров комплектовщиками. Комплектовщик отбирает товар для заказа, пересчитывает остаток товара в ячейке и указывает остаток в копии комплектовочной ведомости, откуда информация поступает в службу учета.

При проектировании процессов необходимо выполнить:

– определение вида (сплошная или выборочная, разовая или перманентная) и технологии инвентаризации товаров;

– определение порядка и периодичности контрольных проверок наличия наиболее важных товаров:

– выбор параметров инвентаризации (ячейки, зона, товар, подгруппа, “вслепую” или нет);

– генерация заданий на пересчет в рамках инвентаризации;

– методы пересчета товаров (штуки, вес, объем, метры и т. д.);

– методы анализа результатов пересчета;

– методы коррекции товарных остатков.

Современные системы управления складом позволяют осуществлять:

– периодическую инвентаризацию;

– инвентаризацию по статистической выборке;

– перманентную инвентаризацию по месту хранения с использованием необходимых диалоговых функций.

Товарные единицы, подлежащие инвентаризации, блокируются таким образом, что движение этих единиц становится невозможным. Это дает гарантию того, что в процессе проверки соответствующие запасы останутся неизменными, в то время как с другими товарными единицами возможно проведение складских операций.

Инвентаризация должна быть организована так, чтобы инвентаризаторы вели подсчет товаров последовательно по местам хранения, даже если один и тот же товар хранится в разных складах. Перескакивание из одного склада в другой очень утомительно и ведет к путанице и большим погрешностям. Методика и правила инвентаризации регламентированы специальным нормативным актом [43] .

Бухгалтерия должна быть инициатором проведения инвентаризации. Определяя, какие виды товаров необходимо проверить и когда, бухгалтерия контролирует работу кладовщиков или учетчиков склада. Представитель бухгалтерии должен наблюдать за проведением инвентаризации. В соответствии с “Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации” проведение инвентаризаций обязательно:

– при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

– перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года; инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов – один раз в пять лет; в районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;

– при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

– при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

– в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

– при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством Российской Федерации или нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации.

При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более пятидесяти процентов его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения устанавливаются руководителем организации. Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее. Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель предприятия приказом. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение) регистрируют в книге контроля выполнения приказов о проведении инвентаризации. В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т. д.). В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием “до инвентаризации на “…” (дата)”, что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Сведения о фактическом наличии имущества записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах. Примерные формы описей и актов инвентаризации наличных товаров, товаров отгруженных, товаров, принятых на ответственное хранение, и товаров в пути приведены в приложении. Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации. Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой). По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов. При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к описи.

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц. Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом. Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны. Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший – в сдаче этого имущества. На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация. В тех случаях, когда материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т. п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т. п., где проводилась инвентаризация. Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются актом. Акты контрольных проверок регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций.

В межинвентаризационный период в организациях с большой номенклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки. Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, проводимые в межинвентаризационный период, осуществляются инвентаризационными комиссиями по распоряжению руководителя организации. Товарно-материальные ценности заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.). Инвентаризация товарно-материальных ценностей должна, как правило, проводиться в порядке расположения ценностей в данном помещении.

При хранении товарно-материальных ценностей в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допускается (например, опломбировывается) и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

Комиссия в присутствии заведующего складом (кладовой) и других материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие товарно-материальных ценностей путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания. Не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

Товарно-материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации. Эти товарно-материальные ценности заносятся в отдельную опись под наименованием “Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации”. В описи указываются дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению – члена комиссии) делается отметка: “после инвентаризации” со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.

При длительном проведении инвентаризации (в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации) в процессе инвентаризации товарно-материальные ценности могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием “Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации”. Оформляется опись по аналогии с документами на поступившие товарно-материальные ценности во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению члена комиссии.

Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителю организации. Окончательное решение о зачете принимает руководитель организации. Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете. Данные результатов проведенных в отчетном году инвентаризаций обобщаются в ведомости результатов, выявленных инвентаризацией.

В процессе хранения товаров, подготовки их к отпуску и выполнения других операций для некоторых видов товаров возникают товарные потери. Различают допустимые товарные потери, на которые устанавливаются нормы естественной убыли, и недопустимые, которые относят к актируемым потерям. К недопустимым относят потери, возникшие в результате порчи, боя, лома товаров, хищений или неудовлетворительных условий их хранения.