Складской учет на компьютере

Начинать работу с документом следует на вкладке Документ (см. рис. 3.22). В первую очередь в полях № и от необходимо указать номер и дату документа. Значения данных полей формируются программой автоматически в момент создания нового документа, но при необходимости их можно отредактировать по своему усмотрению.

В поле Через кого можно указать ФИО сотрудника, через которого передаются товарно-материальные ценности по данному документу.

В поле Основание указывается, на основании чего формируется данный документ. Это может быть, например, приказ или распоряжение руководителя предприятия, или договор поставки товарно-материальных ценностей, и т. п.

При отпуске товаров по доверенности в полях По дов. № и от следует указать номер этой доверенности и дату ее выдачи.

Информация об ответственных лицах указывается в области настроек Ответственные лица. Значения полей Руководитель, Гл. бухгалтер и Принял выбираются из раскрывающихся списков, содержимое которых формируется в справочнике ответственных лиц, а поле Отпустил заполняется с клавиатуры.

В поле Вид/д из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике видов деятельности (см. рис. 3.8), выбирается название вида деятельности, к которому нужно отнести данный документ.

С помощью переключателя Вид расчета укажите, каким образом будет произведен расчет за отпущенные по данному документу товарно-материальные ценности.

В области настроек Предприятие указывается наименование предприятия, которое является поставщиком товарно-материальных ценностей по данному документу (т. е. со склада которого отпускаются ценности). Нажмите расположенную слева кнопку, затем в открывшемся окне справочника предприятий выделите курсором требуемое значение и нажмите клавишу Enter.

В области настроек Контрагент указывается получатель ценностей по данному документу; также можно указать конкретную торговую точку, если их у получателя несколько. Эти параметры заполняются так же, как и в приходной накладной.

Для формирования спецификации расходного документа откройте вкладку Содержание, содержимое которой показано на рис. 3.23.

Рис. 3.23.

Спецификация накладной на отпуск товара

Формирование спецификации на отпуск товара осуществляется по таким же правилам, как и для приходной накладной (подробнее см. предыдущий раздел). Однако необходимо обращать внимание на остаток товаров на складе, чтобы не включить в спецификацию товара больше, чем его есть в наличии.

Данные накладной будут отражены в складском учете только после проведения документа. Для этого выделите его в списке (см. рис. 3.21) курсором и выполните команду контекстного меню Проводка либо нажмите кнопку Проводка, которая расположена внизу окна. При выполнении любого из этих действий на экране откроется окно (см. рис. 3.20), описание которого приведено в предыдущем разделе.

Перечень платежных документов, созданных по каждому расходному документу, можно просмотреть, выделив накладную в списке курсором и выполнив команду Оплата, которая находится в контекстном меню.

Учет задолженности контрагентов

В процессе работы бывает так, что задолженность контрагентов (дебиторская или кредиторская) возникает без осуществления хозяйственных операций. Например, при отпуске товара покупателю возникает задолженность этого покупателя перед поставщиком – это понятно. При перечислении денег задолженность погашается – это тоже понятно. А если вы просто одолжили деловому партнеру некоторую сумму денег? Или отпустили товар с отсрочкой платежа с условием оплаты наличными деньгами, которые не отражаются в «белой» бухгалтерии?

Подобных примеров существует великое множество. Суть в данном случае одна: необходимо каким-то образом вести учет долгов, возникающих в результате подобных операций.

В программе «Memo Sklad 4x4» такая возможность предусмотрена: пользователь просто вводит в программу информацию о возникновении и погашении долгов, без предварительного оформления тех либо иных документов.

Для перехода в данный режим работы следует выполнить команду главного меню Документы→Долги (или нажать клавишу F5). При этом открывается окно, как показано на рис. 3.24.

Рис. 3.24. Перечень долговых записей

В данном окне представлен список введенных ранее долговых записей. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках последовательно отображается порядковый номер записи, дата создания записи, день недели и точное время, когда была создана запись, сумма долга, наименование контрагента по задолженности, название собственного предприятия и наименование вида деятельности, к которому следует отнести данную запись.

Чтобы создать новую долговую запись, нажмите правую кнопку мыши и в открывшемся контекстном меню выполните команду Добавить (эта команда вызывается также нажатием клавиши Insert). При выполнении любого из этих действий на экране открывается окно, которое показано на рис. 3.25.

Рис. 3.25. Добавление долговой записи