Тайм менеджмент

Точный расчет времени, необходимого для выполнения задач, не является неким сверхъестественным даром. Этим навыком может овладеть каждый. Для этого может потребоваться от двух недель до одного месяца практики, но, несомненно, вы можете научиться этому. И возможно, этот навык — самый важный навык из всего, чем вас вооружит тайм-менеджмент.

Вы можете подумать, что тратить время на то, чтобы вычислять, сколько времени потребуется для выполнения каждой задачи, — это уже слишком, но этот навык поистине является одним из главных секретов тех, кто успешно управляет своим временем. Я знаю одну жительницу Манхеттена, которая подсчитала, что ей требуется одна минута, чтобы пройти один квартал между улицами, и три минуты, чтобы пройти квартал между авеню, — таким образом, она могла быстро вычислять с точностью до минуты, сколько времени ей требуется, чтобы пешком дойти от одного места города до другого. Она никогда не опаздывала, даже когда у нее не было часов. Знание этих простых цифр всегда будет помогать ей не опаздывать и чувствовать себя уверенно.

Некоторые люди сопротивляются необходимости проводить такие вычисления. Они боятся, что при попытке честно проверить, сколько времени им потребуется для выполнения своих задач, они поймут, что у них нет достаточного времени, чтобы сделать все, что они наметили. Отвечаю: планирование и управление временем — это решение математического уравнения. Если вы заранее пренебрегаете истиной, вы окажетесь пойманными в ловушку реальности, не выполнив те важные задачи, к которым вы на самом деле хотели приступить. Если вы знаете, что вам предстоит, вы можете планировать свое расписание соответственно.

Учет личного времени.

Один из способов научиться рассчитывать время — фиксировать время выполнения своих повседневных задач. Отслеживайте и отмечайте в своем органайзере все, чем вы занимаетесь на протяжении дня. Обращайте внимание, сколько времени вам требуется, чтобы убрать стол после еды, написать еженедельный отчет о работе или просмотреть газету. Если вы никогда не выполняли такую работу, вы можете оценить необходимое для ее завершения время, основываясь на том, сколько времени вам потребовалось бы, чтобы сделать нечто подобное. У моего брата Стива было десять недель, чтобы подготовиться к защите диссертации на ученом совете, — к экзамену, который он никогда прежде не сдавал. За годы учебы в институте он узнал, что может тщательно изучить и хорошо запомнить около десяти страниц учебного материала за день. Используя эту цифру в качестве ориентира, он рассчитал и спланировал свой график учебы.

Стив: расчет графика учебы

420 страниц материала по 10 страниц в день = 42 учебных дня;

42 учебных дня по 6 учебных дней в неделю = 7 недель.

Благодаря этим расчетам он увидел, что ему потребуется 7 недель, чтобы пройти весь материал один раз. Затем у него будет еще три недели, чтобы повторить пройденное или подробнее изучить трудные места. Этот расчет ослабил его напряжение перед защитой и дал ему четкое расписание работы.

Вам не всегда нужно быть столь детальным в своих расчетах, но когда вы сталкиваетесь с большими и сложными задачами, способность производить вычисления необходимого времени может оказаться очень полезной.

Следующее упражнение поможет вам научиться точнее оценивать это время. В течение всей следующей недели, составив список задач в вашем органайзере, слева от каждой задачи укажите, сколько времени, по вашему мнению, займет у вас ее выполнение. Например, ваш список может выглядеть таким образом:

Затем, когда вы будете выполнять каждую задачу, засеките время и запишите справа, сколько времени вам понадобилось для ее завершения. В конце дня ваш список может выглядеть так:

Насколько точными оказались ваши оценки? Большинство моих клиентов бывают шокированы тем, насколько больше времени им в действительности требуется для выполнения своих дел, в сравнении с тем, на которое они рассчитывали. Кроме того, временами они бывают удивлены, видя, что задача, внушавшая им благоговейный трепет и поражавшая своими предполагаемыми размерами и затратами времени, оказывалась завершенной намного быстрее, чем они могли себе представить.