Тайм менеджмент

Необходимость отмечать предполагаемое время для завершения каждой задачи может сначала показаться вам обременительной и неестественной, но вам не обязательно всегда быть столь же подробными в своих расчетах. Когда у вас за спиной будет некоторый опыт, вы будете помнить, сколько времени у вас отнимает то или иное дело. У вас выработается интуитивное ощущение и знание того, сколько телефонных звонков вы сможете сделать утром за полчаса или сколько времени вам необходимо, чтобы еженедельно оплачивать счета. После двух-трех недель напряженной работы вам уже не потребуется оценивать время на выполнение тех задач в вашем списке дел, на которые у вас на самом деле уходит не более пяти минут.

Тем не менее даже после того, как вы научились точно оценивать требуемое вам время, пользуйтесь своими навыками оценки времени, управляя большими проектами или в периоды большого напряжения сил, когда вы должны вместить большое количество задач в узкие временные рамки.

Чем больше вы практикуетесь, тем точнее будете оценивать, сколько времени вам необходимо для выполнения того или иного дела. Но имейте в виду: существуют факторы, которые могут опрокинуть все ваши расчеты, и один из них — ваша неспособность оставаться сконцентрированным на выполнении одной конкретной задачи в определенный промежуток времени.

Научитесь не отвлекаться.

Люди, которые постоянно прерываются и теряют концентрацию, приступив к выполнению задачи, часто сталкиваются с большими трудностями при оценке необходимого для ее выполнения времени. Предположим, что в девять часов утра вы садитесь за стол, чтобы подготовиться к докладу на предстоящем совещании. В течение следующих двух часов, работая над докладом, вы отвечаете на пять телефонных звонков, сами звоните десять раз, отвечаете на двенадцать писем, пришедших вам за это время по электронной почте, и успеваете побеседовать с тремя случайными посетителями. В четыре часа дня вы заканчиваете подготовку к докладу, но не имеете ни малейшего представления о том, сколько же времени вам для этого потребовалось.

Некоторым людям удается легко завершать свои дела вовремя, несмотря на подобные помехи, потому что они способны работать в многозадачном режиме (делать два или более дел одновременно) и быстро переключаться с одного на другое. Для большинства же людей, однако, работа в таком беспорядочном режиме мешает возвращаться в рабочий ритм, из-за чего часто страдают производительность и качество их работы. Кроме того, вычисление времени, необходимого для реализации очередной задачи, становится сложным делом, поскольку сегодня вы можете отвлечься десять раз и сделать десять перерывов, а на следующий день — тридцать раз.

Если это характерно для вас, вам необходимо развивать терпение и выработать в себе привычку к концентрации. Начните с выделения определенных интервалов времени для выполнения отдельных задач и ограничивайте в это время паузы, перерывы и возможные помехи. Включите автоответчик, не обращайте внимания на приходящие по электронной почте письма и скажите нежданным посетителям, что поговорите с ними позже. Если вы замечаете, что часто пытаетесь делать несколько дел одновременно или постоянно вскакиваете, чтобы в очередной раз позвонить по телефону или потянуться, попытайтесь игнорировать эти побуждения и оставаться сосредоточенным на одном деле хотя бы в течение пятнадцати минут. Проделывайте это несколько раз в день на протяжении одной недели. Затем постарайтесь оставаться сосредоточенным в течение тридцати минут без перерыва, затем — в течение сорока пяти минут и в конечном итоге, если сможете, доведите это время до одного часа.

Это приведет к огромным и многообещающим переменам в вашем поведении. Как только вы увеличите время непрерывной концентрации на выполнении конкретной задачи (будь это пятнадцать, тридцать, сорок пять или шестьдесят минут), ваша продуктивность значительно повысится.

Вы сможете разбить все свои задачи на части, требующие удобной вам продолжительности выполнения, и наслаждаться чувством удовлетворения от завершения задачи, которого вы никогда прежде не испытывали.

Скрытые затраты времени.