Управление бизнес-процессами. Практическое руководство по успешной реализации проектов

Этот уровень пошагово описывает каждое отдельное задание. Следует помнить, что важно развивать модели процессов, пока эти модели имеют смысл. Иногда уровень процедур наиболее эффективно решается составлением текстового документа.

Основные достоинства процедур:

• дают четкое пошаговое описание деятельности;

• являются хорошим руководством для обучения новых сотрудников в процессе работы.

Дорожки (уровни 3 и/или 4)

Дорожки могут оказаться полезными при сопоставлении процессов и определении лица или подразделения, отвечающего за определенные задания. Здесь для каждого лица или структурного подразделения имеется своя колонка, где указываются все выполняемые ими процессы (типовая модель дорожек приведена на рис. П .9).

Некоторые инструменты моделирования и управления процессами дают возможность переходить от блок-схем процессов к модели дорожек, поскольку это всего лишь иное представление протекания процесса.

Основные достоинства модели дорожек:

• дает мгновенный снимок того, кто какие действия выполняет;

• дает визуальное представление обменов между действиями и процессами.

Дорожки можно применять с уровня 3 (перечень сквозных процессов) и далее, поскольку на этих уровнях отдельные процессы и лежащие в их основе действия могут распределяться между сотрудниками и структурными подразделениями.

Модель процессов «пять колонок» (уровни 3 и/или 4)

Модель процессов «пять колонок» дает общий вид источника, ввода, вывода и назначения каждой деятельности и может быть в текстовом виде (т. е. таблица) или в виде блок-схемы (см. табл. П .1).

Колонки определены так:

1. Источник: исходный пункт действия.

2. Ввод: необходимые ресурсы (документы или информация) для действия.

3. Действие: действия и точки выбора (также должно быть указано, кто выполняет данное действие).

4. Вывод: результат (документ или информация) действия.

5. Назначение: конечное назначение вывода, созданного действием; может быть архив или следующее действие.

Основное достоинство модели процессов «в пять колонок» в том, что это лучший способ текстового описания процессов, когда нет инструментального средства моделирования и управления процессами.

Кое-кто применяет трехколоночную (ввод, действие и вывод) или четырехколоночную схему (действие, лицо, документ и система), но они не дают ясной картины связи различных действий друг с другом, а это один из основных вопросов подготовки моделей.

Совещание на этапе понимания – презентация для стартового совещания

Одной из первых задач совещания на этапе понимания является формирование рамочной среды для проведения серии дальнейших совещаний. Как правило, это делается в форме презентации для бизнеса и некоторых членов группы проекта. Ниже приводится возможное содержание такой презентации.

1. Повестка.

1.1. Введение.

1.1.1. Как будут проходить практические совещания этапа понимания.

1.1.2. Роли и обязанности участников.

1.1.3. Объем проекта и данного этапа.

1.1.4. Что такое управление бизнес-процессами? (Не все участники понимают это, так что краткое пояснение или презентация не помешают.

1.2. Согласованный перечень сквозных процессов.

1.3. Матрица выбора процессов организации.

2. Регламент или положение о практических совещаниях.

3. Чего ожидают/на что рассчитывают участники практических совещаний (организатор совещаний должен понять, отличаются ли ожидания участников от запланированных, и если да, то внести корректировки).

4. Объем проекта – подтвердить его и довести до понимания каждым участником.

5. Цели проекта – обеспечить понимание цели проекта каждым участником.

6. Конкретные итоги этапа понимания – обеспечить понимание всеми участниками ожидаемых итогов по окончании практических совещаний.

7. Возможно, показать несколько картинок инструмента моделирования, который будет использоваться, с описанием создания моделей и их типов (нет необходимости детальной демонстрации инструмента моделирования, поскольку на практических совещаниях он будет использоваться реально).

8. Повестки отдельных практических совещаний – у каждого совещания должна быть своя согласованная повестка и формат. Наше предложение:

8.1. Краткое изложение и подведение итогов предыдущих заседаний.

8.1.1. Обсуждение и рассмотрение работ, выполненных после окончания совещания группой проекта.

8.1.2. Что должно быть сделано после предыдущего совещания.

8.1.3. Проведение заседаний совещаний по обсуждению и моделированию процессов.

8.1.4. Предметные специалисты подводят итоги этих заседаний.

8.1.5. Что нужно сделать вне работы совещаний к следующему совещанию.

8.1.6. Согласование повестки и моделируемых бизнес-процессов, которые будут рассматриваться на следующем совещании.

Руководство по моделированию

При моделировании процессов должны учитываться следующие соображения: