Видеосамоучитель создания реферата, курсовой, диплома на компьютере

Следующим этапом в подготовке документа к распространению является проверка наличия скрытой информации, то есть тех данных, которые не должны видеть другие пользователи. Это действие рекомендуется выполнять перед тем как передавать файл другим лицам. В меню кнопки Office выполните команду Подготовить → Инспектор, в результате чего запустится специальный модуль Инспектор документов.

В его окне можно настроить поля, которые необходимо проверить. Среди них – наличие комментариев, заголовков, скрытого текста, данных XML и др. Установив необходимые флажки в окне Инспектор документов, нажмите кнопку Проверить, чтобы начать проверку документа. В результате откроется окно со списком обнаруженных скрытых данных и предложением удалить их из документа.

Также при завершении работы с файлом, особенно если вы планируете сохранять его в формате предыдущих версий редактора, необходимо проверить, не содержит ли ваш документ элементов, которые могут быть отображены только средствами Word 2007. Для этого в меню кнопки Office нужно выполнить команду Подготовить → Проверка совместимости.

В появившемся окне отобразится перечень ошибок, то есть элементов, которые не могут быть корректно отображены в предыдущих версиях программы. Для успешного сохранения документа в формате старых версий нужно будет внести в документ необходимые правки.

После того как все шаги процесса завершения работы с документом пройдены, нужно пометить файл как завершенный. Это делается перед тем, как открывать доступ к работе для других пользователей. Когда документ помечен как завершенный, соответствующий ему файл получает атрибут «только для чтения», а функции редактирования, ввода текста и форматирования становятся недоступны. Таким образом, вы можете быть уверены в сохранности файла, отдавая его своему научному руководителю.

Чтобы пометить документ как завершенный, в меню кнопки Office выберите команду Подготовить → Пометить как окончательный. Теперь ваш документ нельзя будет исправить. А чтобы вернуть такую возможность, повторите команду.

Глава 3 Полезные утилиты для работы с текстом

• Поиск и замена фрагментов

• Ввод одинаковых фрагментов

• Объединение текстовых документов

• Разные утилиты

• Работа с PDF-документами

• Менеджеры буфера обмена

Несмотря на то что Word – многофункциональная программа, у каждого пользователя может возникнуть необходимость выполнить действия, недоступные стандартным средствам текстового редактора. Для расширения его возможностей существует множество дополнительных программ – утилит для работы с текстом. Они могут помочь вам в написании курсовой или дипломной работы. О некоторых из них будет рассказано в этой главе.

3.1. Поиск и замена фрагментов

Текстовый редактор успешно справляется с поиском и заменой текста в отдельном файле. Однако, если это же нужно сделать сразу в нескольких файлах, лучше воспользоваться специальными программами, с помощью которых можно заменить фрагменты одновременно в нескольких файлах.

Drag Drop and Replace

Программа Drag Drop and Replace (http://minimice.cjb.net) предназначена для поиска и замены текста. Она позволит очень быстро и без особых усилий произвести замену фрагментов сразу в нескольких файлах. В окне редактора необходимо сформировать список замены, то есть указать, что на что нужно заменить (рис. 3.1). Чтобы произвести данную операцию, следует перетащить текстовый файл в окно программы Drag Drop and Replace. В результате заменятся все найденные элементы и файл будет сохранен с новыми данными.

Рис. 3.1. Формирование списка замен