Вы или хаос. Профессиональное планирование для регулярного менеджмента

• Отсутствие буферов. План сверстан как бы для идеального мира и не учитывает ни малейшего отклонения от графика.

• Мероприятия плана не были прошиты в поле календаря. Поэтому реалии заняли свободное от прошивки время, а план спокойно находился в «параллельной вселенной».

• В календарь было прошито не все. В результате реально необходимые дела из числа «повседневных» снесли всю конструкцию.

• Неправильная работа с «окнами хаоса». «Окна хаоса» запланированы в недостаточном количестве, неправильно выбран их размер, они неверное размещены в поле календаря.

• Пренебрежение «Капитанским мостиком».

Неизбежно разваливается вся технологическая цепочка управленческого планирования, и руководитель гарантировано втягивается в «воронку хаоса».

• Отсутствие в плане прошивки управленческих, координационных и административных мероприятий. Руководитель пытается увлечься производством результата, но вместо этого вынужден постоянно «отвлекаться» на взаимодействие с подчиненными и коллегами.

Как проверить на срочность внешние вводные

Вырабатывайте привычку проверять на «истинную срочность» любое дело категории А+ или А—, которое пытается заставить вас прекратить выполнение плана и переключиться на выполнение желаний окружающих. Я выполняю эту проверку, пробуя превратить дело категории А в дело категории В. Чтобы понять, действительно ли нужно отложить прошитое в календарь дело, ранее выбранное как приоритетное, ради вновь поступившей вводной, мне нужна дополнительная информация от источника вводной.

Обычно я отвечаю примерно так: «Я понимаю, что вы хотите срочно получить то-то и то-то. Я смогу это сделать…» (и я называю следующий период, в котором мне кажется уместным взяться за это дело). Особенно я дорожу прошивкой текущего дня. Чтобы вынудить меня отменить запланированное мероприятие, мирозданию придется сильно постараться. Мне помогают «режим радиомолчания», «окна хаоса» и процедура «Капитанский мостик», до которой я оставляю бо́льшую часть того, что не было запланировано к выполнению заранее, а поступает в течение дня.

Если со срочной просьбой ко мне обратятся в понедельник, то я предложу в качестве срока конец дня пятницы. Если это не устроит, буду уступать по одному дню. Вы удивитесь, но в результате большинство устраивает конец дня четверга. Кроме того, я обычно выясняю, с чем связана та срочность, которую мне декларируют, и анализирую, насколько сложившаяся ситуация действительно к чему-то меня обязывает. Сплошь и рядом случается так, что контрагенты или сотрудники пропустили все мыслимые сроки и теперь пытаются обязать метаться меня.

За 22 года в профессии консультанта и тренера я убедился, что чем срочнее что-то нужно заказчику, тем выше вероятность срыва проекта, несмотря на то, что о нем говорят как о деле абсолютно решенном. У вас, вероятно, ситуация имеет другую структуру, но идея вам понятна и спроецируйте ее на свою реальность. Не бойтесь проверять мир на «вшивость». Конечно, в стремлении защитить свой план лучше избегать фанатизма. Если возникает форс-мажор или весьма реальная внеплановая возможность получить серьезную выгоду, я вспоминаю Стивена Кови и его пример с кофе, закипевшим во время написания гениальной симфонии, спокойно отступаю от своего плана и меняю приоритеты. Но такие случаи возникают редко, большинство дел категории А только кажутся таковыми на первый взгляд.

Как удержать в узде «мысли-скакуны»

Нас часто отвлекают не только внешние вводные, но и внутренние – собственные идеи и мысли. Чтобы сохранить выбранный путь и провести день по плану, нужно соблюдать определенную «эргономическую гигиену»: убирать со стола все, что может выступить в роли отвлекающего фактора, иметь под рукой место для «слива» умных мыслей, чтобы с минимальным усилием записать любую всплывшую во время запланированной работы идею вместо того, чтобы «топить» ее или отвлекаться на нее. Я предпочитаю (смотрите также описание процедуры «Обустройство кабинета») делать это в специальном топике генеральной карты, которая у меня всегда открыта, но можно также делать заметки на стикерах или в лежащем на расстоянии вытянутой руки блокноте, или записывать голосовые сообщения на диктофон. Главное – создайте привычку и организуйте рабочее место. Успех я гарантирую.

Рекомендации по внедрению технологии управленческого планирования