Залоговик. Все о банковских залогах от первого лица

Для ясности терминологии[88] определим, что действия образуют операции, взаимосвязанные операции – подпроцессы (процедуры) и процессы. Например, получение запроса на оценку залога – это операция, оценка и анализ обеспечения – процедура, залоговая экспертиза – процесс. Разделение процесса на составляющие процедуры и операции называется декомпозицией процесса. Каждая процедура должна иметь точки входа (ресурс, инициирующее действие) и быть конечной, то есть иметь выходы (продукты, конечные действия). Различают {10} основные и вспомогательные процессы. Процедуры в залоговой работе, как правило, являются сквозными, то есть проходят через несколько подразделений банка, и цикличными. Границы операций в процедуре определяются зонами ответственности участников процедуры (банковских подразделений). Процедуры, выполняемые в границах ответственности одного подразделения, называют {10} внутрифункциональными.

Лоцирование процессов

Первым инструментом для выявления залоговых процедур является оценка предполагаемой или осуществляемой деятельности по опроснику, приведенному в табл. 2.18

Табл. 2.18. Опросник

Все выявленные по опроснику процедуры, составляющие залоговый процесс, заносятся в сводную форму (табл. 2.19) в иерархической последовательности. Детального описания действий и операций в процедурах при этом не требуется. Цель данного этапа работ – зафиксировать наличие процедуры, выявить ее владельца[89], укрупненно показать составляющие ее операции и участников процесса.

Табл. 2.19. Процедуры, составляющие залоговый процесс

Матрица ответственности

Инструментом, позволяющим наглядно отразить роли участников в процедуре и границы их ответственности в разрезе действий, является матрица ответственности[90]. Матрица ответственности (RAM) позволяет декомпозировать процедуру до отдельных действий, исключить возникновение двойных зон ответственности участников и конфликты интересов при выполнении процедуры. Для удобства пользования в RAM вводятся сокращения: ОТ – ответственный, УЧ – участник, ИН – получатель информации. Правила RAM: ответственным за действие в процедуре может быть только один участник, пустых клеток в RAM быть не должно. Соблюдая принцип разумного пользователя, в RAM максимально детализируют действия, составляющие операцию. Пример RAM приведен в табл. 2.20. На участке «первичный осмотр обеспечения» рамками выделены точки принятия решений и последующая вариативность действий.

Матрица ответственности используется для графического отражения процедур с помощью блок-схем.

2.3.2. Опрозрачивание работы. Графические карты

Бизнес-карта позволяет показать инициирующие и завершающие процедуру события, связи между действиями, границы зон ответственности подразделений. Графические карты наглядны, эффективны при аудите процесса и организации взаимодействия его участников. Изучение рабочего процесса с помощью карты требует в разы меньше времени, чем усвоение той же информации в формате текста.

Рис. 2.10. Вертикальное построение

Рис. 2.11. Горизонтальное построение

Корректировать последовательность операций, роли и функционал служб банка в процедуре можно, только видя одновременно всю цепочку действий в ней и взаимосвязи подразделений при выполнении этих действий. Для банковского технолога инструмент картирования процессов ценен возможностью задействовать исполнителей операций. С сотрудниками пошагово обсуждают фактическую последовательность действий и возможность оптимизации контрольных показателей.

Принципы построения бизнес-карт

Для визуализации залоговых процедур можно использовать программы Microsoft Office Visio либо Business Studio 4.0[91]. Способов графического построения карт множество. Наиболее распространены горизонтальный и вертикальный тип (рис. 2.10–2.11). Прежде чем чертить схему в программе, повесьте на стену листы для флипчарта по числу служб, участвующих в процедуре. Лист флипчарта отлично имитирует вертикаль/горизонт ответственности подразделения. Бумажные стикеры используют для обозначения действий в операциях. Стикеры подразделений для удобства должны отличаться по цвету. Подписывая стикеры, отразите на листе флипчарта последовательность действий в процедуре, сначала укрупненно, а затем более детально, постепенно декомпозируя операции. Чертить сквозные взаимосвязи между действиями мы будем уже непосредственно в программе.

Графическое отражение бизнес-процесса предполагает соблюдение следующих правил:

1. От сложного к простому. Декомпозиция процесса начинается с отображения генеральной карты. Далее формируют карты подпроцессов и при необходимости – карты сложных операций.

2. Единая система обозначений. На всех картах вводится универсальная система обозначения связей и событий. Пример приведен на рис. 2.12.