Залоговик. Все о банковских залогах от первого лица

3. Начало и конец. Отражение действий на карте должно начинаться с точек входа (инициирующих событий). Точек входа может быть несколько. Все действия должны быть логически завершены точками выхода (завершающие событие) либо при помощи связей образовывать замкнутый цикл.

4. Организация связей. Действия службы должны располагаться строго в рамках горизонта ответственности. Связи между действиями не должны пересекаться и накладываться друг на друга. Параллельные действия служб в одном временном интервале отображаются на разных горизонтах ответственности и для удобства могут заключаться в единый контур.

Небольшие секреты Microsoft Office Visio:

• удобство восприятия карты обеспечит единообразие размеров одинаковых типов обозначений и линейный принцип расположения символов действий;

• если требуется больше четырех точек связи для символа действия, искусственно введите дублирующее действие;

• точной состыковки символов действий можно добиться, зажав Shift и перемещая выделенный символ при помощи клавиш «вверх/вниз».

Примеры построения графических карт залоговых процедур (верификация отчетов независимых оценщиков при ипотечной программе и мониторинг залогов) приведены на рис. 2.13–2.14. Хронометраж действий отображается на карте путем подписания соответствующих линий взаимосвязей. Полученные карты процедур используют для расчета ресурсов (временных, человеческих), необходимых для их обслуживания.

2.3.3. Нормирование ресурсов и штатное расписание

Управление ресурсами в залоговом процессе сводится к поиску баланса разумно достаточного времени на выполнение операций и минимально обоснованного количества сотрудников, требуемых для их выполнения. Решение этой задачи заключается в математическом расчете необходимых ресурсов, который трансформируется в штатное расписание.

Методы обоснования штатного расписания залоговой службы в банках, как правило, основываются на экспертных или расчетных оценках. Примером экспертного метода может быть привязка численности сотрудников к количеству обслуживаемых договоров в кредитном портфеле. Экспертный метод опирается на анализ укрупненных функциональных блоков и не учитывает хронометраж отдельных операций при нелинейном функционале. Так, если кредитное обязательство обеспечивают несколько договоров ипотеки, то в логику метода не укладывается необходимость периодических регистраций в Росреестре дополнительных соглашений к договорам залога. Потому «это не наш метод».

Мне ближе расчетный метод, базирующийся на процессном подходе. Данный метод предполагает анализ временных затрат по каждой из операций, выполняемых залоговиками в рамках залогового сервиса, и масштабирование расчетов на весь залоговый процесс. Функционал залогового специалиста при этом представляется как набор операций. Обсудим практику применения расчетного метода.

Используя бизнес-карты, суммируют временные затраты на выполнение действий в операциях. В качестве инструмента оцифровки временных затрат может использоваться график Ганта. График позволяет наглядно отразить длительность работ, точки начала и завершения действий. Такая схема оцифровки деятельности предполагает допущения:

• операции последовательны, возможность параллельного выполнения операций не учитывается;

• хронометраж действий представлен как идеальная последовательность без отклонений.

На практике оба допущения работают в противофазе и нивелируют друг друга.

Табл. 2.20[92]. Матрица ответственности в процедурах залоговой службы банка

Рис. 2.12. Пример унифицированной системы обозначений для бизнес-карт

Рис. 2.13 (рисунок также размещён на сайте МИФ: http://www.mann-ivanov-ferber.ru/books/zalogovik/addition/)

Рис. 2.14 (рисунок также размещён на сайте МИФ: http://www.mann-ivanov-ferber.ru/books/zalogovik/addition/)

Залоговый процесс по каждому из обслуживаемых кредитных продуктов разбивается на процедуры первичной и последующей работы с обеспечением. Обозначим участок первичной работы символом «А», а блок последующей работы – «Б». Пример использования графика Ганта[93] для оцифровки операций на участке «А приведен на рис. 2.15.

Рис. 2.15. Пример фиксирования длительности залоговых операций. Блок «А»

Исходя из рис. 2.15 временные затраты на первичную оценку и экспертизу имущества составили 478 мин на одну заявку. Временные затраты на индикативную оценку залога нормируются аналогично. Суммируя хронометраж действий в операциях, определяем нормативы для блока «Б» (табл. 2.21).

Табл. 2.21. Последующая работа с залогом. Блок «Б»

При проведении расчетов учитывается периодичность переоценки и мониторинга залогов. В примере используется квартальная периодичность. Прочие операции напрямую транслируются в месячные временные затраты. На основе планов по развитию бизнеса и/или статданных задается количество необходимых залоговых продуктов (табл. 2.22).