Бизнесхак на каждый день. Экономьте время, деньги и силы

Когда у вас есть четкая инструкция, действовать становится проще. Достаточно вспомнить, сколько времени уходило у вас на рабочие процессы сразу после прихода на новую работу и сколько – через полгода.

Облегчайте себе и другим процессы, не расходуйте лишние ресурсы: давайте подробные инструкции.

162. Визуализируйте свою работу

Визуализация – один из принципов бережливого производства. Принцип применим и для организации личных дел, и для управления проектами.

Что позволяет сделать визуализация?

• постепенно оценивать свою дневную производительность и трезво прогнозировать свою загрузку;

• не брать новую работу, если ресурсов для ее выполнения недостаточно;

• выявлять «зависшие» проекты.

Как можно визуализировать работу? Если у вас проектная работа, используйте для этого обычную доску. Разделите ее «столбцы» – этапы работы над проектами, а в качестве проектов используйте клейкие стикеры и переносите их из одного этапа в другой. Вместо проектов могут быть и продукты, а этапы на доске будут соответствовать этапам их разработки и запуска.

Игорь Манн:

Если вы хотите работать со списком своих задач у себя в гаджете – используйте приложение Kanbanfor1. Оно отлично подойдет для личных задач – по сути, это новый визуальный формат to-do листа.

163. Управление проектами

Бизнесхак от Михаила Галейченко, бизнес-тренера и автора мастер-класса «IT-конвейер» (http://galeichenko.com/

).

Работа в любом бизнесе состоит из проектов. Например, в моей компании «Курск Хелп» проект переезда в новый офис состоял из 52 задач. Ребрендинг – 134 задачи. Запуск франшизы – 22 задачи. Новый сайт – из 14 задач. Видеоролик – 58 задач. Модернизация отдела IT – 28 задач. И все это одновременно. У каждой задачи свой срок и исполнитель. Мы уверены: в вашем бизнесе задач не меньше.

«Я без системы управления проектами не представляю своей жизни». Именно эта фраза объединяет руководителей самых успешных компаний в любой стране мира.

Представьте на минуту, что было бы, если бы все ваши идеи быстро внедрялись в жизнь? Предположим, вы прочитали книгу, сходили на тренинг, пообщались с наставником. Выписали для себя 20 идей и все 20 воплотили в своей компании за две недели. А если 100 или 500 идей?

Пробовали внедрить идею с управлениями задачами, но она не прижилась? Рассказываю, как это должно выглядеть. Берете простой и бесплатный задачник Wunderlist или, еще круче, Asana (но он на английском). Пишете туда задачи для каждого отдела. Подробно, со сроками и понятными формулировками. Как вариант, с подзадачами.

Возьмите менеджера, желательно бюрократа, и поручите ему раз в неделю проводить планерки! В одно и то же время. Обсуждается, у кого сколько задач в работе, у кого сколько просрочено, кто сколько задач закрыл.

Внедрите такой механизм – и все изменится. Проверено неоднократно.

164. Лучшая мотивация – это пряник

Еще один бизнесхак от Ирины Шаминой.

Раз в месяц у нас проводятся общие планерки, где мы рассказываем, что сделали крутого за этот месяц и кто к этому был причастен. На этой планерке безгранично хвалим тех, кто отличился. После этого обговариваем план на следующий месяц, в реализации которого каждый может поучаствовать. Так вот, после публичной похвалы желающих отличиться станет намного больше ☺.

На общих планерках никогда никого не ругаем и не говорим о том, что плохо. Все недочеты и промахи обсуждаем на планерках с руководителями отделов, совместно принимаем решение. Одна голова хорошо, тридцать – еще лучше.

Все выговоры и кнуты только тет-а-тет. При этом делать выговор следует, не нарушая иерархии. То есть выговор делает только непосредственный руководитель.

165. Организуйте книжный клуб

Книжный клуб – прекрасный способ:

• развивать сотрудников интеллектуально;

• поощрять их общаться друг с другом и налаживать связи;

• генерировать новые идеи для бизнеса;

• помогать сотрудникам развивать навыки выступлений и подготовки презентаций.

К тому же способ это недорогой. Вот что нужно сделать:

• собрать сотрудников, желающих поучаствовать;

• приобрести лучшие новинки деловой литературы (или предложить участникам выбрать их самостоятельно);

• раздать книги, назначить время мероприятия, попросить всех подготовить презентации с обложкой, информацией об авторе и названии и основных идеях книги.

Здорово, если по итогам клуба коллеги будут давать друг другу обратную связь по поводу слайдов и самих выступлений: это поможет развивать ораторское мастерство и учитывать ошибки.

Книжный клуб регулярно проводится в издательстве МИФ и некоторых других компаниях. Например, Игорь Манн опробовал этот инструмент в агентстве недвижимости МИАН.