Читаем Дел до ж*пы. Как вести список задач, чтобы они выполнялись сами собой полностью

Дел до ж*пы. Как вести список задач, чтобы они выполнялись сами собой

Почувствуйте разницу. Если неправильно понимать предназначение списков дел, вы будете создавать и использовать их максимально неэффективно. А это, разумеется, будет тормозить вашу продуктивность, вместо того чтобы ее повышать.

Чуть позже я дам четкие инструкции, как составлять списки, чтобы они работали на вас. Конечно, вы сможете модифицировать мою систему под свой рабочий процесс, настроить ее на свой лад. Но вы обнаружите, что фундаментальные принципы – основа качественного списка дел – применимы везде и всюду.

Причина #2: вы пренебрегаете назначением сроков

Список дел без дедлайна – это просто список желаний. Мы склонны бездействовать, когда не устанавливаем четкие ограничения по времени.

Дедлайны полезны не только тем, что нагоняют чувство срочности. Они также помогают нам ранжировать задачи и проекты, основываясь на времени, необходимом для их выполнения. Кроме того, чем ближе дедлайн, тем активнее мы начинаем шевелиться.

Подумайте вот о чем: насколько оперативно вы бы оплачивали кредит, не будь у него определенной даты внесения платежей? Или, допустим, госпошлину на регистрацию автомобиля? Думаю, вы бы отложили эти дела на неопределенный срок.

То же самое происходит, когда люди составляют списки дел, но не назначают четкие сроки выполнения каждой задачи. Нет дедлайна – нет стимула действовать. Нет стимула действовать – дела не делаются. Вот вам и причина, по которой так много списков выходят из-под контроля, становясь все больше и больше с каждым днем. Множество людей подвержены прокрастинации – привычке откладывать важные дела в пользу менее значимых и более легких задач. Даже те, кому посчастливилось от нее избавиться, вынуждены постоянно быть начеку, чтобы не дать прокрастинации снова взять над нами верх.

Дедлайны – злейший враг прокрастинации. Они мотивируют нас браться за дело и выполнять задачи.

А еще помогают оценивать, насколько эффективно наше управление временем. Если мы стабильно делаем важные дела вовремя, значит, все идет как надо.

Дедлайны мотивируют нас решать, на что стоит выделить ограниченные ресурсы внимания и времени – а это важно.

Ведь задач всегда будет больше, чем времени, необходимого для их исполнения. Собственно, дедлайны помогают выбрать между конкурирующими по важности делами в зависимости от целей, которые мы перед собой ставим.

Вспомните закон Паркинсона: «Работа заполняет время, отпущенное на нее». Так что если вы решили не назначать сроков своим задачам – не удивляйтесь, что они так и остаются висеть в списке невыполненными.

Причина #3: ваши списки чересчур длинные

Ну, вы понимаете, о чем я. О тех самых ежедневных списках дел, которым нет ни конца ни края. Они тянутся, тянутся, тянутся, вмещая десятки позиций.

Такие списки не способствуют продуктивной работе по нескольким причинам.

Во-первых, они рассеивают внимание. В чересчур длинных списках слишком много позиций. Каждая перетягивает фокус на себя, отвлекая от приоритетных задач.

Во-вторых, они нереалистичны. Рано или поздно переполненный список дел становится неуправляемым. Вы физически не сможете сделать все, что написали, потому что пунктов стало слишком много.

В-третьих, такие списки приводят в уныние. Каждый день вы осознаете, что не смогли сделать все запланированное. То и дело сталкиваясь с этой мыслью, вы рано или поздно утратите мотивацию вообще что-то делать.

В-четвертых, поприветствуйте прокрастинацию. Если вы изо дня в день не справляетесь со своими делами, ваш разум начинает думать, что такое положение дел нормально. Со временем у вас не останется ни желания, ни стимула делать что-то своевременно.

Каждый день у вас есть ограниченное количество времени для выполнения своих дел и обязанностей. Значит, стоит умерить амбициозность вашего списка дел, чтобы умещаться в обозначенные рамки. Если у вас в распоряжении всего четыре часа, убедитесь, что сможете выполнить поставленные задачи за этот промежуток времени. В противном случае будьте готовы к тому, что ничего не получится.

Довольно часто люди «разгружают» свои мысли, записывая все, что хотят или должны сделать. Такая мозговая разгрузка, как правило, происходит в одном большом списке. Проблема такого подхода в дальнейшем нежелании категоризировать написанные задачи и распределять их по отдельным спискам на основе контекста, приоритетности и срочности. Пункты так и остаются в огромном списке, который используется как единое напоминание обо всех делах.

Это ужасный подход к управлению задачами. В результате мы получаем невыполнимый список дел, который только увеличивается по мере поступления новых задач.