Дел до ж*пы. Как вести список задач, чтобы они выполнялись сами собой

Без таких обозначений трудно разобраться, какие задачи требуют немедленного внимания. Я вам больше скажу: трудно даже понять, стоит ли вообще приступать к конкретной задаче, учитывая ваши текущие обстоятельства.

Разве вы можете с уверенностью браться за работу, если не представляете, как долго будете ее выполнять, насколько она сейчас важна и как поможет в достижении ваших целей? Можете ли вы работать над задачей, не зная, какие ресурсы нужны для ее реализации? Ответ очевиден: конечно, не можете.

Поэтому списки дел, в которых нет контекста для каждой задачи, неэффективны. От них даже больше вреда, чем блага. Они вынуждают вас тратить время на задачи, не подходящие под текущие обстоятельства, вместо того чтобы помогать сфокусироваться на наиболее важных делах.

Давайте представим: ваш список содержит пункт «позвонить бухгалтеру». О чем он говорит? Ни о чем. В нем нет информации о приоритетности задачи. Как срочно вам нужно позвонить бухгалтеру? Прямо сейчас? Или можно отложить звонок на следующую неделю? Отсутствуют сведения о том, долго ли продлится беседа. Несколько минут или целый час? А это напрямую зависит от содержания вопроса, о котором в списке тоже нет ни слова. Вам нужно спросить о возможном списании? Или вы хотите обсудить плюсы и минусы создания фиктивной корпорации? Как говорится, детали решают. Невозможно понять, стоит ли браться за выполнение задачи, не зная ее контекста.

Создавая списки без конкретики, вы загоняете себя в западню вариантов, из которых крайне тяжело выбирать.

И каков результат? Ваш список, предназначение которого быть хранилищем важных дел, превращается в свалку забытого и невыполненного.

Причина #7: вы обозначаете задачи недостаточно четко

Проблема недостаточно четких задач в том, что они слишком масштабны. У них нет явной начальной и конечной точки. Из-за этого мы не можем адекватно оценивать свои успехи.

Предположим, в вашем списке есть пункт «сделать веб-сайт». Как-то слишком размыто, правда? Создание веб-сайта включает несколько шагов, многие из которых не начать, пока не завершены предыдущие. Вам нужно: зарезервировать доменное имя, найти веб-хостинг, создать хостинг-аккаунт, указать серверы имен на серверах хостера, установить Wordpress, установить тему, установить плагины для Wordpress и многое другое.

Иными словами, широко обозначенный пункт «сделать веб-сайт» – это целый проект, состоящий из множества отдельных этапов.

На вашем месте я бы понятия не имел, с чего начать, поскольку не удосужился разбить этот проект на задачи. И что бы я делал? Правильно, прокрастинировал. Моя идея создать сайт осталась бы нереализованной, вызывая усиливающееся с каждым днем чувство тревоги и вины.

Для сравнения, строго обозначенные задачи имеют четкие начальные и конечные точки. Вернемся к примеру с веб-сайтом. Так вы будете точно знать, что подзадачи «зарезервировать доменное имя» и «найти веб-хостинг» – первые в списке. У них общая цель. Когда они выполнены – можно переходить к следующим. Если не разбивать большие проекты на составные части, будет казаться, что вы имеете дело с перечнем простых задач. Из-за недостатка конкретики трудно планировать, когда проект будет завершен.

Представьте автора, который собирается написать новый роман. Пункт «начать писать роман» звучит слишком размыто. В нем много неопределенности. Более эффективным будет пункт «написать черновик первой главы».

Конкретика побуждает к действию и позволяет легко определить, когда пункт будет выполнен.

Представьте студента колледжа, которому нужно подготовиться к экзамену. Пункт «готовиться к экзамену» неточен. А вот «выполнить практические задания на страницах 171–175» более эффективен, поскольку дает студенту четкую задачу для решения.

И, наконец, представьте корпоративного управляющего, который хочет улучшить рабочий процесс в своем отделе. В пункте «повысить продуктивность отдела» отсутствует четкость. «Назначить встречу с руководителями команды, чтобы обсудить планы нового рабочего процесса» звучит гораздо лучше, потому что содержит одну конкретную задачу. И в дальнейшем будет легко понять, выполнена ли она.

Думаю, вы понимаете, о чем я: нечеткость поставленных задач не способствует их выполнению. Из-за своей размытости они так и будут простаивать. Так что если вы регулярно не справляетесь с задачами из своего списка дел – попробуйте дробить их.

Причина #8: ваши задачи не привязаны к конкретным целям

Все, что вы делаете, имеет определенную цель. Например, вы меняете масло в машине, чтобы поддерживать двигатель в рабочем состоянии. Вы вовремя оплачиваете налоги, чтобы избежать штрафов и пеней. Вы заранее бронируете столик в любимом ресторане, чтобы не ждать его 45 минут.

Цели побуждают нас действовать.