Деловая коммуникация в профессиональной деятельности

дисциплинарного характера, беседы, подготавливающие персонал к

внедрению новаций, и беседы, носящие неформальный характер, для

Улучшения психологического климата коллектива.

235

В каждом из перечисленных видов бесед цели будут связаны

непосредственно с предметом разговора. Так, например, беседу при

найме проводят с целью диагностики профессионального и

личностного потенциала кандидата на должность для принятия решения о

найме, а цель беседы “на ковер” - выявить причины нарушения

дисциплины или некачественного выполнения работы и изменить

мотивацию поведения работника. Цель беседы “поручение задания” -

не только проинформировать работника, но и проинструктировать, а

беседы неформального характера, как правило, предполагают так

называемое “зондирование” ситуации для того, чтобы знать, что

происходит, как складываются отношения в коллективе, какие есть

“болевые точки”, о которых руководитель обязательно должен

знать, чтобы вовремя включиться в решение проблем.

Как правило, деловые беседы планируются заранее. В процессе

подготовки определяется предмет беседы, круг вопросов, который

целесообразно обсудить, основные намерения, которые необходимо

осуществить. При проведении бесед зачастую используются

разнообразные документы и материалы, их также нужно заранее

подготовить. Особое внимание следует уделить отработке хода беседы: - продумать вопросы, которые необходимо задать собеседнику; - определить желаемый конечный результат;

- установить регламент и место проведения беседы; - определить ее стратегию и тактику.

§ 2. ДВАДЦАТЬ ВОПРОСОВ ДЛЯ САМОАНАЛИЗА

ПЕРЕД ДЕЛОВОЙ БЕСЕДОЙ

1. Четко ли ты представляешь желаемый результат? (Что ты

хочешь иметь в конце беседы?)

2. Как можно будет оценить этот результат? (Достигнуты ли

поставленные цели?)

3. Каковы твои предположения о целях собеседника?

4. Какие средства ты имеешь для достижения поставленных целей?

5. Какая позиция по отношению к партнеру оптимальна?

6. Как ты донесешь до партнера свою позицию?

7. Как ты узнаешь его установки, позицию и убеждения?

8. С какими барьерами ты столкнешься?

9. Как подстраховать себя и снизить вероятность этих барьеров?

10. Как снять противоречия, если они будут?

11. Как настроить себя на терпимость к человеку, если он

неадекватен, и учесть естественные различия в восприятии и оценке

будущей работы?

12. Какие применять способы воздействия на партнера?

13. Какую аргументацию при этом использовать?

236

14. Как вести себя, если возникнет конфронтация, и будут

использованы нечестные приемы со стороны партнера?

15. Как облегчить согласование мнений с партнером?

16. Насколько раскрывать свои позиции?

17. Как управлять атмосферой разговора?

18. Как управлять собой, если партнер вызывает раздражение?

19. Каковы интересы партнера и как их понять?

20. Чего ни в коем случае нельзя допускать в беседе?

§3. ЗАПРЕЩЕННЫЕ ПРИЕМЫ

ВО ВРЕМЯ ДЕЛОВОЙ БЕСЕДЫ

Ни в коем случае нельзя:

- перебивать речь собеседника;

- негативно оценивать его высказывания;

-подчеркивать разницу между собой и партнером; - резко убыстрять темп беседы;

- избегать вторжения в личную зону партнера;

- пытаться обсуждать вопрос, не обращая внимания на то, что

партнер возбужден;

- не желать понять психическое состояние партнера в момент

собеседования.

[Источник: Власова H. М. …И проснешься боссом. Справочник

по психологии управления. Новосибирск, 1994, с. 87-89].

Эффективное ведение беседы - чрезвычайно сложное дело.

Известно, что специальная методика проведения деловых бесед

помогает лишь в семи случаях из десяти достигнуть максимального

результата, а в остальных он лишь хороший. Отсутствие умения вести

деловую беседу, в частности у юриста, менеджера, является пробелом в их

профессиональной подготовке и экономически обходится намного

дороже, чем это кажется на первый взгляд. Правильное проведение

деловых бесед способствует приросту производительности труда на 20-30%.

Некоторые фирмы за рубежом имеют в своих штатах специалистов-

беседчиков, идеально владеющих искусством деловой беседы.

§ 4. СТРУКТУРА ДЕЛОВОЙ БЕСЕДЫ

Деловая беседа состоит из пяти фаз:

1. Начало беседы.

2. Передача информации.

3. Аргументирование.

4. Опровержение доводов собеседника.

5. Принятие решений.

В зависимости от назначения беседы могут иметь, например, такие цели:

237

- закрепить хорошие отношения с сотрудником;

-повысить удовлетворенность работника разными аспектами

трудовой деятельности - содержанием работы, условиями труда, режимом деятельности и пр.;

- побудить работника, делового партнера, клиента к определенным

действиям;

- обеспечить коллективное сотрудничество в рамках отдела, фирмы, между организациями;

- обеспечить лучшее взаимопонимание.

Такого рода перспективные цели должны непременно лежать в

основе всех деловых контактов, независимо от предмета разговора.

Вместе с тем не менее важное значение для оптимального

построения содержательной части беседы имеют ее ближайшие цели и

задачи, например такие, как: выяснить конкретные факты; осуществить эмоциональную разрядку одной из сторон; что-то проверить, о

чем-то важном рассказать, чтобы узнать мнение, отношение и пр.