Документационное обеспечение деятельности кадровой службы

В соответствии со статьей 12 ТК РФ: «локальный нормативный акт вступает в силу со дня его принятия работодателем либо со дня, указанного в этом локальном нормативном акте, и применяется к отношениям, возникшим после введения его в действие».

Прекращение действия локального нормативного акта может быть связано со следующими факторами:

– с истечением срока его действия;

– отменой (признанием утратившим силу) данного локального нормативного акта другим локальным нормативным актом;

– вступлением в силу закона или иного нормативного правового акта, находящегося на более высоком уровне правовой пирамиды и содержащего противоречащие локальному акту нормы.

Работники должны быть ознакомлены под роспись со всеми локальными нормативными актами, связанными с их деятельностью (ст. 22 ТК РФ). Ознакомление вновь поступающего на работу работника с локальными нормативными актами организации осуществляется до подписания им трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

Ознакомление с локальными нормативными актами может осуществляться несколькими способами (см. Способы ознакомления с локальными нормативными актами):

– непосредственно в самом локальном нормативном акте;

– опосредованно через другие документы.

В деятельности кадровых служб выделяют обязательные локальные нормативные акты, необходимость издания которых установлена в ТК РФ, условно-обязательные локальные нормативные акты, обязательность издания которых связана с определенными условиями, и локальные нормативные акты, которые организация может издавать по своему усмотрению.

К обязательным локальным нормативным актам относятся:

– Правила внутреннего трудового распорядка;

– Положение о персональных данных работников.

К условно-обязательным локальным нормативным актам относятся:

– должностные инструкции сотрудников кадровой службы (обязательно издаются в том случае, если функции работника недостаточно четко определены в трудовом договоре);

– положение об оплате труда (обязательно издается в том случае, если в организации практикуется сложная система оплаты труда, имеющая постоянную и переменную составляющие, которые не отражены в трудовом договоре);

– коллективный договор (становится обязательным, если одна из сторон трудовых отношений выступила с инициативой заключения данного документа);

– положения о проведении аттестации, об обучении работников, повышении квалификации и др. (издаются в том случае, если в организации проводится аттестация работников, они обучаются, повышают квалификацию и т. д.).

К третьей группе относятся: – Положение о кадровой службе; – Инструкция по кадровому делопроизводству. Как правило, эти документы издаются с целью повышения эффективности работы кадровых подразделений.

Положение о кадровой службе

Положение о кадровой службе – это локальный нормативный акт, который устанавливает правовое положение данного структурного подразделения, определяет его место в управленческой структуре организации, устанавливает его компетенцию, определяет права и порядок взаимодействия с другими структурными подразделениями и должностными лицами.

Положение относится к УСОРД, в методических материалах к которой предложена типовая структура положения («Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению», утв. Главархивом СССР 18.03.1979). Данная структура является рекомендательной, но организации могут взять ее за основу для разработки своего Положения.

Положение о кадровой службе может состоять из следующих разделов:

1. Общие положения.

2. Цели и задачи.

3. Функции.

4. Права и ответственность.

5. Руководство.

6. Взаимоотношения.

Также оно может дополняться разделами «Организация работы» и «Порядок пересмотра».

В «Общих положениях» указываются точное наименование кадровой службы, ее место в управленческой структуре организации, подчиненность и руководство службы, порядок определения численного и должностного составов.

Если служба кадров имеет сложную структуру (см. Структура кадровой службы), в этот раздел включается описание ее внутренней организационной структуры, то есть перечисляются подразделения службы, отвечающие за разные функции кадровой деятельности. Для кадровых служб, не имеющих в своем составе структурных подразделений, в «Общих положениях» называются участки кадровой работы.

Заключительным пунктом, как правило, является перечисление основных правовых актов в сфере трудовых отношений, которыми кадровая служба должна руководствоваться, включая правовые акты общегосударственного значения и локальные нормативные акты. В число последних также входит и само Положение об отделе кадров.

Если в организации практикуется использование печати кадровой службы, в «Общих положениях» приводятся ее описание, условия хранения и назначение.