Документационное обеспечение деятельности кадровой службы

Вводится в действие должностная инструкция либо с момента подписания, либо с даты, оговоренной в тексте Инструкции.

В соответствии со статьей 68 ТК РФ работодатель обязан определить трудовую функцию работника и при приеме на работу ознакомить его со всеми локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции. Поэтому все работники кадровой службы должны быть в обязательном порядке ознакомлены под роспись со своими должностными инструкциями.

Пересмотр должностной инструкции производится в следующих случаях:

– изменения наименования структурного подразделения или должности;

– перераспределения обязанностей сотрудников кадровой службы;

– изменения технологии труда работника;

– изменения функционального наполнения труда работника;

– изменения в Положении о структурном подразделении или в иных локальных нормативных актах, влияющих на работу кадрового специалиста;

– истечения указанного в положении срока действия (если он изначально устанавливается в самом документе) и т. д.

Инструкция по кадровому делопроизводству

Инструкция по кадровому делопроизводству – локальный нормативный акт, устанавливающий состав кадровой документации, порядок ее подготовки и оформления и технологию работы с кадровыми документами.

Инструкция по кадровому делопроизводству не имеет типовой структуры. Поэтому организация может самостоятельно определять содержание этого документа, однако целесообразно включить в нее следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Состав кадровой документации и основные требования к ее оформлению.

3. Правила подготовки отдельных видов кадровых документов.

4. Порядок документирования трудовых отношений.

5. Организация работы с трудовыми книжками.

6. Ведение личных дел работников.

7. Организация хранения кадровых документов.

В разделе «Общие положения» содержится следующая информация: назначение инструкции, порядок ее применения, документация, на которую она распространяется. Кроме того, в этом разделе можно указать ответственного за ведение кадрового делопроизводства, отразить, какие технологии используются при работе с кадровой документацией в организации.

Заканчивается раздел ссылкой на законодательные, нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, на основании которых разрабатывается данная Инструкция.

Во втором разделе называются основные виды кадровых документов, систематизированные, например, по системам документации. Определяются особенности их оформления, включая применение бланков организации, типовых и унифицированных форм. Частично эта информация может быть взята из нормативно-методических документов по общему делопроизводству, например из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, ГОСТ Р 6.30–2003 «Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (планируется замена на ГОСТ Р 7.0.97–2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»), Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденного Постановлением Госкомстата 05.01.2004 № 1 (если в организации применяются данные унифицированные формы).

Третий раздел отражает специфику оформления отдельных видов документов. Особое внимание следует уделить документам, для которых не разработано унифицированных форм, и текстам кадровых документов.

Также в этом разделе можно отразить порядок визирования, согласования, подписания, утверждения каждого вида и разновидности кадрового документа.

Для удобства восприятия материала в этом разделе можно дать ссылку на приложения к инструкции по кадровому делопроизводству, содержащие, например, альбом форм документов по типовым кадровым ситуациям и табель форм документов по типовым кадровым ситуациям.

Методика составления табеля форм разработана ВНИИДАД («Рекомендации по ведению делопроизводства в организации»).

Табель представляет собой таблицу, которая может содержать следующие разделы: код формы документа, наименование документа, наименование законодательного или нормативного акта, являющегося основанием для применения или издания документа, структурное подразделение, ответственное за составление этого документа, периодичность составления, резолюция руководителя, согласование, подпись, утверждение, печать, адресат, количество экземпляров, место регистрации и хранения и т. д.

В разделе «Порядок документирования трудовых отношений» описывается порядок документирования приема на работу, оформления перевода, увольнения, отпусков, командировок, поощрений, дисциплинарных взысканий, оформления иных кадровых процедур, связанных с управлением персоналом.