Документационное обеспечение деятельности кадровой службы

Должностные инструкции сотрудников кадровой службы

Должностная инструкция – это правовой акт локального уровня, который определяет правовое положение работника, определяет круг его обязанностей и полномочий, устанавливает ответственность и порядок взаимодействия с другими должностными лицами организации.

Должностная инструкция разрабатывается на все должности кадровой службы (см. Должностной и численный составы кадровой службы, Руководители и специалисты кадровой службы).

Должностная инструкция призвана помогать руководителю осуществлять оценку деятельности каждого работника, мотивированно применять к нему меры воздействия. Кроме того, она защищает самого работника в случае противоречащих инструкции действий работодателя.

Так же как и положение, должностная инструкция относится к УСОРД. Типовая структура, приведенная в методических материалах («Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению», утв. Главархивом СССР 18.03.1979), может быть взята за основу при разработке конкретных должностных инструкций работников службы кадров.

Как правило, должностные инструкции кадровых специалистов имеют следующую структуру:

1. Общие положения.

2. Функции.

3. Должностные обязанности.

4. Права.

5. Ответственность.

6. Взаимоотношения (связи по должности). В «Общих положениях» устанавливается статус работника:

называется должность в соответствии со штатным расписанием, определяется, к какой категории она относится, приводятся общие сведения о ней – наименование структурного подразделения, подчиненность работника, порядок назначения и освобождения от должности, порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника, требования, предъявляемые к должности. Это могут быть требования к профессиональной подготовке, образованию, стажу работы, а также требования к знаниям, навыкам, личным и деловым качествам работника кадровой службы.

Последним пунктом в разделе «Общие положения» является перечисление правовых актов, которыми в своей деятельности руководствуется кадровый специалист, включая общегосударственные правовые акты, локальные нормативные акты и саму Инструкцию.

В разделе «Функции» перечисляются все виды деятельности, выполняемые работником. Очень важно при подготовке этого раздела отразить все составляющие его работы. Излагать функции работника лучше, сгруппировав их в соответствии с трудовыми функциями, отраженными в Профессиональном стандарте специалиста по управлению персоналом, утвержденном Приказом министерства труда и социальной защиты РФ от 06.10.2015 № 691 н (см. Обобщенные трудовые функции. Трудовые функции. Трудовые действия, Профессиональный стандарт специалиста по управлению персоналом). При этом отдельные трудовые действия перечисляются в логической последовательности их выполнения.

В разделе «Обязанности» отражается то, что работник обязан соблюдать или выполнять в связи с реализацией своих функций. Например, кадровый специалист обязан соблюдать правила и сроки оформления документов, правила работы с персональными данными, своевременно выполнять поручения руководителя и отвечать на запросы работников организации.

Права работника напрямую связаны с выполняемой им работой, поэтому формулировать раздел «Права» следует, исходя из раздела «Функции». Например, работнику кадровой службы, ведущему личные дела сотрудников, следует предоставить право на получение, обработку и хранение персональных данных, а работнику, осуществляющему контроль трудовой дисциплины, – право документировать нарушения, требовать объяснений в письменной форме.

Особое внимание следует уделить тем пунктам, где работнику предоставляется право контролировать действия других сотрудников и самостоятельно принимать решения.

Раздел «Ответственность», как правило, формулируется обобщенно: «работник несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него функций и обязанностей». Допускается также более подробное определение ответственности за те или иные нарушения, совершаемые работником в процессе своей трудовой деятельности.

Раздел «Взаимоотношения» отражает все взаимосвязи работника кадровой службы. При подготовке раздела допускаются два варианта его оформления. Первый предполагает простое перечисление должностей, с которыми взаимодействует работник, второй – детальное описание процедуры, включая определение того, с кем взаимодействует работник, по каким вопросам и каков порядок взаимодействия. Чаще всего в процессе своей деятельности кадровые специалисты взаимодействуют с руководителем организации, его заместителями, руководителями структурных подразделений, бухгалтерией, юридической службой, службой безопасности.

Ответственность за разработку должностных инструкций работников кадровой службы несет ее начальник. Он подписывает документ и передает его на утверждение руководителю организации.