Документационное обеспечение деятельности кадровой службы

Во втором разделе определяется цель деятельности кадровой службы и перечисляются задачи, решаемые службой для достижения поставленной цели. Обычно целью кадровой службы является обеспечение организации кадрами руководителей, специалистов, рабочих и служащих необходимых специальностей и квалификации.

К основным задачам относятся:

– комплектование организации руководящими работниками, специалистами и рабочими соответствующего профиля предприятия специальностей;

– обеспечение движения кадров, карьерного роста персонала, подготовки резерва для выдвижения работников;

– внедрение прогрессивных методов подготовки, переподготовки, повышение квалификации персонала;

– учет личного состава;

– управление трудовой дисциплиной и текучестью кадров;

– обеспечение социальных гарантий в сфере занятости;

– решение задач повышения кадрового потенциала организации;

– участие в разработке и реализации стратегии управления персоналом и т. д.

Подробнее эти задачи раскрыты в разделе «Функции».

Этот раздел разрабатывается исходя из каждой конкретной задачи кадровой службы и представляет собой набор трудовых действий, необходимых для ее реализации. Для удобства текст этого раздела можно структурировать в соответствии с участками кадровой работы, которые были выделены в «Общих положениях».

В разделе «Права и ответственность» формулируются как общие права службы, так и конкретные, необходимые ей для полноценного выполнения своих функций.

Наиболее значимыми общими правами кадровой службы являются:

– право контролировать соблюдение трудового законодательства и локальных нормативных актов в сфере труда в организации;

– право участвовать в разработке кадровой политики и стратегии управления персоналом;

– право принимать участие в рассмотрении вопросов, связанных с расстановкой, перемещением и увольнением работников организации;

– право запрашивать у структурных подразделений информацию по любым кадровым вопросам и передавать ее на рассмотрение руководства и т. д.

Кроме общих прав, в этом разделе можно указать специфические права службы, связанные с выполнением конкретных функций. Например, если кадровая служба выполняет функции по вынесению дисциплинарных взысканий работникам, следовательно, ей должно быть предоставлено право проведения дисциплинарных расследований и проверок, затребования от работников необходимых объяснений, оформления документов, фиксирующих факт проступка и т. д.

Определение ответственности кадровой службы в этом разделе начинается с формулировки: «ответственность за своевременное и надлежащее выполнение отделом своих функций возлагается на руководителя кадровой службы». При определении ответственности работников службы дается отсылка к их должностным инструкциям.

Допускается в этом разделе прописать подробно виды ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение конкретных функций кадровой службы. Это может быть дисциплинарная, материальная, административная, гражданско-правовая и уголовная ответственность. Например, ко всем этим видам ответственности могут быть привлечены сотрудники кадровых служб, нарушившие правовые нормы, связанные с обработкой персональных данных работника (ст. 90 ТК РФ).

Если на руководителя кадровой службы не разрабатывается должностная инструкция, то ее содержание включается в Положение о кадровой службе в виде отдельного раздела «Руководство». В этом разделе отражаются требования к квалификации и опыту работу руководителя, точное наименование должности, права, обязанности и персональная ответственность руководителя службы за выполнение всех видов работ, которые закреплены в положении, а также за решение задач, поставленных перед кадровой службой.

В разделе «Взаимоотношения» прописывается, с кем и по каким вопросам взаимодействует кадровая служба в процессе выполнения своих функций.

Важно отразить не только внутренние взаимосвязи с другими структурными подразделениями и должностными лицами организации, но также взаимосвязи с внешними структурами, такими как военкоматы, пенсионный фонд Российской Федерации, отделы социального обеспечения, территориальные службы занятости, миграционные службы и т. д.

Положение о кадровой службе оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации.

Текст положения разделяется на разделы и подразделы, которые нумеруются арабскими цифрами.

Работники кадровой службы должны быть обязательно ознакомлены с положением под роспись (См. Способы ознакомления с локальными нормативными актами).

Положение – документ длительного срока действия и пересматривается в следующих случаях:

– изменения структуры организации;

– переподчинения кадровой службы;

– кардинальных изменений ее внутренней организационной структуры;

– внедрения новых форм и методов труда;

– использования новой технологии обработки документов;

– истечения указанного в положении срока действия и т. д.

Как правило, во всех этих случаях происходит перераспределение функций между сотрудниками или структурными подразделениями службы или ее работниками.