Документационное обеспечение деятельности кадровой службы

Этот раздел содержит пошаговые инструкции по оформлению той или иной процедуры, в рамках которой должно быть указано, какие документы, в какой последовательности, в течение какого срока должны быть оформлены.

Раздел про трудовые книжки может определять ответственного за их ведение и содержать описание работы с ними. Составляя этот раздел, следует опираться на требования Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей и Инструкции по заполнению трудовых книжек (см. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Инструкция по заполнению трудовых книжек).

Если в организации ведутся личные дела, то специфика их ведения должна быть обязательно отражена в отдельном разделе инструкции. Вопросы ведения личных дел регламентированы только для системы государственной гражданской службы. Поэтому при написании этого раздела можно использовать в качестве методического материала Положение о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела (см. Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе», указы Президента в сфере государственной гражданской службы).

Раздел «Организация хранения кадровых документов» должен содержать информацию о формировании дел кадровой службы, ведении номенклатуры дел кадровой службы, экспертизе ценности документов по личному составу и порядке подготовки документов кадровой службы для сдачи в архив.

Инструкция подписывается начальником кадровой службы и утверждается руководителем организации. С Инструкцией должны быть ознакомлены под роспись все сотрудники кадровой службы и все работники организации, задействованные в кадровом делопроизводстве.

Инструкция может также заменяться организационными документами (памятками, инструкциями, правилами и т. д.), регламентирующими отдельные аспекты кадровой деятельности, например, «Порядок оформления вновь принимаемых на работу», «Правила хранения трудовых книжек» и т. д.

3. Состав кадровой документации

Состав кадровой документации

Все управленческие действия, совершаемые кадровой службой в отношении работников, а также все действия, направленные на решение задач управления персоналом, должны быть задокументированы. Учитывая, что спектр этих действий и задач достаточно широк, в состав кадровой документации входит значительное количество видов и разновидностей документов.

Наиболее полный список документации, образующейся в деятельности кадровых служб, приведен в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

В седьмом разделе Перечня перечисляются все основные кадровые документы по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда. В восьмом разделе – документы о работе с кадрами, приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, награждении и т. д.

Кадровая документация в основном состоит из управленческих документов, отнесенных к системе организационно-распорядительной документации (УСОРД).

Система организационно-распорядительной документации включает в себя: организационные документы, распорядительные документы, информационно-справочные документы, протокол (документ, который формально не относится ни к одной из названных подсистем документации).

Наиболее значимыми являются те документы, обязательность применения которых определена в правовых актах РФ.

К обязательным кадровым документам относятся:

– организационные документы:

• правила внутреннего трудового распорядка;

• положение о защите персональных данных;

• штатное расписание;

• график отпусков;

– распорядительные документы:

• приказы (распоряжения) руководителя организации по личному составу, издаваемые в случаях приема на работу, перевода на другую работу, увольнения с работы, командирования, предоставления отпуска, переноса отпуска, отзыва из отпуска, поощрения, вынесения взыскания, снятия дисциплинарного взыскания, совмещения должностей, замещения на время отсутствующего работника, отстранения от работы, сокращения штата и т. д; – учетные документы:

• личные карточки работников, трудовые книжки работников;

• табели учета рабочего времени, книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, приходно-расходные книги по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним; – информационно-справочные документы:

• документы – основания к приказам по личному составу – заявления, докладные и объяснительные записки, справки и т. д; – протоколы:

• протоколы аттестационной комиссии, квалификационной комиссии, собраний трудового коллектива.

Организационные кадровые документы