Я создала бизнес. Баланс между семьей и любимым делом

Планирование, мультизадачность, оптимизация процессов (Наталия Франкель)

В детстве я пыталась научиться жонглировать. Раз за разом я подбрасывала маленькие райские яблочки, стоя на участке возле нашей дачи. Яблочки снова и снова падали в траву, и жонглировать я так и не научилась. Сейчас я вспоминаю ту картину и понимаю: пусть не предметами в руках, но делами, задачами и проектами жонглирую я очень даже хорошо. Научилась подвешивать задачу в воздухе на чуть дольше, чем позволяют законы физики, научилась на лету менять траекторию дела и отправлять его кому-то другому. В полном объеме освоила мультизадачность, научилась планировать, делегировать, расставлять приоритеты и оптимизировать. По результатам вижу, что двигаюсь в верном направлении и многого добилась, хотя продолжаю оттачивать свои навыки.

Про делегирование в этой книге есть отдельная глава, тут же поговорим о другом.

В современном мире придумано огромное количество систем планирования — и ни одна, скорее всего, не отвечает вашим запросам на сто процентов. По крайней мере я так и не нашла ту, что была бы идеальной. Поэтому я изобрела свою, гибридную, систему, отвечающую следующим требованиям. Ее можно рассматривать как своеобразный чек-лист.

• Я стараюсь планировать минимум на полгода вперед, а большие события и проекты — на год, также уделяю внимание долгосрочному планированию на пять — десять лет.

• Для планирования я использую «Google Календарь» — там создаются отдельные календари по тематикам, к которым можно давать доступ всем, кто участвует в процессе.

• Спланировать стрижку, театр с детьми или визит к психологу не менее важно, чем провести еженедельный Zoom с командой или написать статью.

• Детский календарь виден мне наравне с рабочим всегда, и детские дела занимают в планировании такое же важное место.

• Всем делам и задачам присваивается уровень приоритетности по моей личной шкале — в каждом дне может быть одно-два самых важных, ключевых дела и множество мелких.

• Всегда есть список (я использую для списков и заметок Keep) микродел, — которые занимают минуту, которые можно делать в перерыве или фоново и которые постоянно копятся. Выполнить в день одну-две такие задачки — значит хоть немного разгрузить себе время в будущем.

• Если день посвящен отдыху, то это такая же важная задача, как и любая рабочая, и отменить отдых можно только в самом крайнем случае.

• Каждому проекту выделяется на неделе день, когда в основном я уделяю внимание ему. Таким образом ни одно крупное направление не провисает.

• Если задача переходит изо дня в день, не закрывается и ее приоритетность не меняется, то с большой долей вероятности эта задача — времяпожиратель и не так важна. Следовательно, ее можно удалить или делегировать.

• У детей также есть их личные календари, куда они вносят свои дела и планы, в которых нужно участие взрослых. Эти планы я копирую из их календарей и встраиваю в свой.

• Планирование происходит вокруг крупных дел: сначала планируется отдых, конференции, запуски всех других продуктов. Потом вокруг этого расписываются менее глобальные дела и задачи.

• Планирование работы происходит вокруг планирования личного времени, семейных дел и отдыха — потому что всем известно, что любимая работа может занять собой сто процентов возможного времени, и это нужно жестко контролировать.

• Если задачи повторяются постоянно — тренировки шесть раз в неделю, маникюр раз в три недели, психотерапевт раз в три недели и т. д., — то все это вносится в календарь с функцией повтора, чтобы не забыть и не запланировать на это время что-то еще.

• Если у дела есть регулярное время, то надо сделать все, чтобы его сохранять. То есть не имеет смысла сходить на этой неделе на тренировку шесть раз, а на следующей два, потому что погода плохая. Планирование — это еще и очень мощный инструмент мотивации себя и приучения к определенным привычкам.

• Если вы понимаете, что регулярно планируете на день больше, чем можете сделать, без сожаления отбрасывайте то, что является наименее важным и реализация чего будет для вас минимально ценной. Оставляйте в своих планировщиках то, что хоть на шаг будет приближать вас к цели.

А еще я люблю строить планы на долгие периоды. Есть ритуальное планирование — когда построение планов на год привязывается к Новому году или дню рождения. Но я также знаю многих, кто планирует ближайший год (три, пять, десять лет) в какие-то другие, свои даты, и, судя по реализуемым целям, эти дни тоже прекрасны для составления планов.