Компьютер для бухгалтера

Однако подобный способ создания формул не всегда приемлем. Это обусловлено тем, что нередко для расчетов необходимо использовать не просто конкретные числовые значения, а значения, находящиеся в тех либо иных ячейках. В этом случае в формуле указываются адреса соответствующих ячеек. Например, если в ячейке А1 содержится значение 25, в ячейке В2 – значение 15, а в ячейке С5 – значение 10, то формулу расчета можно представить следующим образом: =А1+В2-С5. Результат вычисления данной формулы будет таким же, как и в предыдущем абзаце, и отобразится в той ячейке, в которую вводилась формула. Как и в предыдущем примере, в строке формул при позиционировании на данной ячейке будет отображаться формула, а не результат ее вычисления.

При необходимости любую созданную ранее формулу можно отредактировать. Для этого нужно выделить соответствующую ячейку и в строке формул внести требуемые изменения, после чего нажать клавишу Enter. Редактировать формулу можно также и в самой ячейке; для перехода в режим редактирования нужно установить на нее курсор и нажать клавишу F2.

Возможности программы предусматривают ввод формулы одновременно в несколько ячеек. Для этого нужно выделить требуемый диапазон ячеек (либо несколько ячеек, расположенных на расстоянии друг от друга), затем в первую ячейку диапазона ввести требуемую формулу и нажать комбинацию клавиш Ctrl+Enter.

Любую формулу можно скопировать в буфер обмена и вставить в любое место рабочего листа. При этом все используемые ссылки (адреса ячеек) в формулеисточнике будут автоматически заменены в формулеприемнике на аналогичные ссылки, соответствующие новому размещению формулы. Например, если в ячейку А1 ввести формулу =В1+С1, затем скопировать ее в буфер обмена и вставить в ячейку А2, то формула будет выглядеть следующим образом: =В2+С2.

Если возникает необходимость не скопировать, а переместить формулу из одной ячейки в другую, то следует установить курсор на ячейку с формулой, подвести указатель мыши к любой границе курсора так, чтобы он превратился в крестик, нажать левую кнопку мыши и, удерживая ее нажатой, перетащить формулу в требуемое место.

Если необходимо скопировать в буфер и затем вставить в требуемое место не формулу ячейки, а только ее значение, полученное в результате вычисления формулы, то следует выделить ячейку, затем скопировать ее содержимое в буфер обмена, переместить курсор в то место, куда нужно вставить значение, и выполнить команду контекстного меню Специальная вставка. В результате откроется окно Специальная вставка (рис. 3.8).

Рис. 3.8.

Настройка специальной вставки

В данном окне нужно установить переключатель Вставить в положение значения и нажать кнопку ОК. Как видно на рис. 3.8, в данном окне можно выбрать и другие режимы вставки содержимого буфера обмена.

Использование функций в бухгалтерских расчетах

Кроме формул, бухгалтерские расчеты можно осуществлять с помощью специальных встроенных в Excel функций.

Функция – это изначально созданная и заложенная в программе формула, которая выполняет вычисления по заданным величинам и в определенном порядке.

В состав каждой функции в обязательном порядке входят следующие элементы: знак равенства «=», имя или название (примеры имен – СУММ, СРЗНАЧ, СЧЕТ, МАКС и т. д.), а также аргумент (либо несколько аргументов). Аргументы у разных функций могут отличаться; ими могут являться числа, ссылки, формулы, текст, логические величины и др.

Внимание

Используя для расчетов функции, помните, что каждая из них имеет строго определенный синтаксис, которого непременно следует придерживаться. Даже несущественное, на первый взгляд, отклонение от синтаксиса повлечет ошибки в расчетах либо вообще сделает их невозможными.

Вы можете вводить функции как в ручном, так и в автоматическом режиме. В последнем случае используется мастер функций (рис. 3.9), открываемый с помощью кнопки Вставить функцию, которая расположена на ленте Excel на вкладке Формулы.

Рис. 3.9. Мастер функций

Все имеющиеся в программе функции для удобства работы сгруппированы по категориям. Категория выбирается из раскрывающегося списка в поле Категория; при этом в нижней части окна отображается перечень функций, входящих в эту категорию.

Выделите требуемую функцию и нажмите кнопку ОК для перехода к следующему этапу настройки функции, на котором нужно будет указать ее аргументы. При этом откроется окно, содержимое которого зависит от конкретной функции.