Майстер, Маккенна. Первый среди равных

Некоторые лидеры групп деспотически делегируют разные вопросы членам группы, формулируя их как задания для следующего совещания. Это не самый эффективный способ добиться осмысленных действий. Это допустимо в случае критического положения или для самых младших членов группы, которым сначала только и можно давать четко очерченные задания, но это неэффективно в качестве стандартного метода действий.

Зарезервируйте последние пятнадцать минут совещания на то, чтобы определить, какие из появившихся идей настолько притягательны для членов группы, что они готовы вложить в их реализацию какое-то количество своего неоплачиваемого времени.

Вы можете сказать своей группе:

«Сейчас мы кратко рассмотрим все идеи, которые нам удалось сгенерировать. Затем я хотел бы выслушать каждого из вас по очереди: есть ли среди этих идей те, которые вам больше всего нравятся и на реализацию которых вы были бы готовы потратить несколько часов вашего времени в течение следующего месяца? Напоминаю, что это должно быть полностью добровольным решением: никакого принуждения, никаких обвинений.

Если вы не видите такой идеи, над которой хотели бы поработать, вы можете пропустить свой ход, когда я обращусь к вам. Никаких объяснений не потребуется.

Но если какая-то из них вас мотивирует, я хотел бы услышать, какая именно».

Ваша роль в этот момент состоит в следующем:

1. Убедиться в том, что идея не противоречит полностью целям группы.

2. Обсудить с каждым, сколько неоплаченного времени он может потратить на реализацию идеи в течение следующего месяца.

3. Точно определить последовательность действий.

4. Добиться, чтобы каждый член группы точно описал, что он предъявит на следующем совещании в качестве доказательства того, что работа им велась.

Суть успеха состоит не в том, чтобы отбирать самые лучшие, самые стратегически важные идеи. Это может и подождать — до того момента, пока ваша группа не приобретет достаточного опыта в проведении эффективных совещаний. Пока что ваша цель — стимулировать всех сотрудников выполнять какие-то конструктивные действия, которые позволят группе набрать скорость и мощность.

5. Делайте обязательства небольшими

Каждая отдельная задача должна быть небольшой и выполнимой. Когда человек придумал хорошую идею или воодушевился чужой, он немедленно бросается «изменять мир». Он возвращается в свой офис с самыми лучшими намерениями, но очень скоро начинает отвлекаться на текущие задачи, которые надо выполнять в первую очередь.

Через месяц на следующем совещании ему не о чем отчитаться. Он и его коллеги попадают в деморализующий цикл: они много обещают, ничего не выполняют и от них ничего не требуют (поскольку все и в самом деле очень заняты), а остальные начинают думать: «Почему я должен делать всю работу?» или «А зачем нам-то беспокоиться?»

Очень важно регулировать энтузиазм людей, напоминая им, что их обычная работа тоже должна быть сделана. Вы должны вместе с ними определить, что они на самом деле смогут сделать за отведенный срок.

Бенджамин Хаас из Towers Perrin поделился с нами таким наблюдением:

«Многие люди берут на себя излишние обязательства. Их надо слегка осаживать, говоря: «Пожалуйста, не бери на себя обязательства, которые ты не собираешься выполнить». В большинстве случаев это главная причина того, что мы не получаем запланированных результатов».

6. Создавайте свои «контракты»

Вы должны убедиться в том, что каждое задание четко определено и выполнимо. Прежде чем закрыть совещание, вы должны помочь каждому определить конкретно, что группа может ожидать от него на следующем совещании по поводу каждого отдельного задания. Получит ли ваша группа отчет (об исследовании, о сделанных первых шагах, о выполненном проекте) или готовый продукт, который можно распространить среди членов группы? Задача и ожидаемый результат должны быть обрисованы во всей специфике.

В основе всего этого заложена философия: не позволять команде снижать обороты. В одной из знакомых нам успешных фирм есть такое правило: «Ты не обязан что-то делать. Но если пообещал — то обязан!»

7. Отслеживайте выполнение обязательств между встречами