Набор инструментов для управления проектами

• использование функции качества (Quality Function Deployment – QFD).

Перечисленные инструменты, часто называемые инструментами досконального изучения заказчика, позволяют гармонично сочетать выявление необходимой информации от заказчика, с одной стороны, и непосредственное ее получение – с другой. Более того, эти инструменты обеспечивают контакт команды проекта с подходящим представителем заказчика и помогают планировать взаимодействие с ним. После того как информация о требованиях заказчика собрана, с помощью структурного подхода она интерпретируется в границах проекта. По ходу выполнения проекта требуются более точные данные, предоставляемые посредством инструментов планирования и управления затратами, использование которых является частью планирования объема работ (рис. 4.1).

В этой главе менеджеры проектов научатся:

• использовать разные методы при работе с заказчиком;

•

выбирать методы, которые соответствуют реальной проектной ситуации;

• адаптировать выбранные методы к собственным нуждам.

Изучение данных инструментов позволит вам понимать требования заказчика для их включения в проекты. Следовательно, это умение является приоритетным при планировании и построении стандартного процесса управления проектом.

Рис. 4.1. Роль метода определения требований заказчика в процессе управления проектом

Сетевой график заказчика

Что такое сетевой график заказчика?

Сетевой график заказчика – это инструмент, позволяющий разработать системный подход для учета требований заказчика (рис. 4.2). Чтобы выполнить поставленную задачу, на сетевом графике указаны последовательность этапов и их сроки, которые обрисовывают процесс получения документов и использование данных заказчика. Хорошо отлаженный и последовательно выполняемый процесс повышает степень вовлеченности заказчика в процесс планирования и реализации проекта.

Логика применения сетевого графика заказчика в этом случае является четким и надежным инструментом. Процесс получения входной информации от заказчика, как любая другая группа проектных работ, требует планирования. Менеджер проекта должен иметь достаточно времени для общения с заказчиком и эффективного применения полученной информации. Проще говоря, сетевой график заказчика – это схема использования инструментов, представленных в этой главе, и их временные рамки.

Составление сетевого графика заказчика

Разработка и применение сетевого графика заказчика – достаточно новое явление в проектных организациях. Отсутствие опыта повышает риск ошибки. Чтобы не допустить оплошности, следует обратить внимание на методическую разработку и построение сетевого графика с четко определенной последовательностью этапов (см. рис. 4.2).

Рис. 4.2.

Сетевой график заказчика

Подготовка входной информации. Значительное влияние на успешное создание сетевого графика оказывают следующие данные:

• план проекта;

• список членов команды.

План проекта, обычно подготавливаемый на начальном этапе, содержит информацию о целях, масштабе и стратегии осуществления проекта. Это позволяет выявить основных заказчиков и определить способы получения и использования необходимой информации. Если члены команды уже известны, их также можно привлекать для формирования сетевого графика. Они получают право на закрытие сделки при условии обязательного использования графика такого типа.

Встреча команды проекта с заказчиком. Существует точка зрения, что команда проекта владеет всей информацией, требуемой для завершения проекта. Другими словами, со стороны команды можно ожидать сопротивления, обусловленного их чрезмерной уверенностью или сложившимися традициями (если они никогда ранее не встречались с заказчиками). Менеджер проекта должен знать о возможности подобного сопротивления и объяснить людям, что многие сведения еще предстоит выяснить. Кто заказчики проекта? Знаем ли мы все требования заказчиков? Знаем ли мы нечетко сформулированные требования заказчиков? Ответы на эти вопросы докажут необходимость посещения заказчика и позволят лучше понять его условия. Кроме того, понимание требований заказчика станет хорошим подспорьем для увеличения стоимости проекта (см. врезку «Основное требование заказчика – эффективные вложения»).

Составление целевого плана. На данном этапе нужно сформулировать основные идеи, которые определяют цель визита к заказчику. Готовясь к встрече, представляющей собой часть этапа по налаживанию контактов с заказчиком, участники команды должны получить исчерпывающие ответы на следующие вопросы:

• Почему необходимо сотрудничество с заказчиками проекта?

• Когда нужно начать взаимодействие с заказчиком, чтобы оно стало наиболее эффективным для проекта?

• Каким образом использовать полученную в ходе взаимодействия информацию?