Набор инструментов для управления проектами

У КАЖДОГО ПРОЕКТА ЕСТЬ ЗАКАЗЧИК

Поскольку мы привыкли видеть в заказчиках проекта основных получателей его выгод, они будут определять результаты проекта. Обычно заказчики делятся на две группы: внешние и внутренние. Внешние заказчики покупают проект, финансируя организацию. Здесь основной задачей будет удовлетворение их потребностей и сохранение денежных поступлений. Когда выгоды проекта получают другие работники, они обычно называются внутренними заказчиками. Внутри компании работы по проекту передаются от одной команды другой. Команда может получить работу от других сотрудников компании – внутренних заказчиков. Внешними поставщиками выступают продавцы, находящиеся вне организации и предлагающие продукты, услуги, материалы и т. п. проектной команде. Поэтому каждый проект, с одной стороны, является заказчиком, а с другой – источником работ.

Внешние и внутренние заказчики демонстрируют схожие модели поведения. Например, их определение выгоды складывается на основе собственных нужд, наборов целей или выдвигаемых на данный момент требований. Ошибочным является предположение о том, что все работают на одну организацию и стремления каждого понятны. Иными словами, внутренние заказчики проявляют все свойства внешних. Менеджер проекта должен учитывать мнение заказчика проекта, к какой бы категории тот ни принадлежал[10].

Предположим, что встреча с заказчиком проекта не может длиться более одного часа. В этом случае нужно подготовить три-четыре ключевых вопроса или темы для обсуждения. Каждый участвующий в процессе общения с заказчиком должен оперировать одним и тем же набором вопросов в одинаковой последовательности, чтобы обеспечить порядок проведения переговоров. Следует помнить, что после завершения встречи информация должна быть сведена в общий отчет, поэтому во время обсуждения нужно делать заметки.

Определение состава команды. На этом этапе необходимо определить членов команды, которые будут общаться с заказчиком.

Основными здесь являются следующие вопросы:

•

Кто из команды наиболее подготовлен для ведения переговоров?

• Хватит ли выбранным сотрудникам времени для общения и обработки информации?

• Запланировано ли обучение сотрудников для более эффективного общения?

На практике в состав команды обычно входят два человека. Например, для общения с восемью заказчиками создаются две команды по два человека, и каждая команда проводит по четыре встречи. Присутствие на встрече более двух человек способно испортить дискуссию. Кроме того, если участников двое, они могут разделить функции: один задает вопросы, а другой делает заметки. Необходимое условие при зачислении в команду – наличие времени для сбора и обработки информации, а также соответствующая подготовка. (По словам одного эксперта, участники команды проекта, как правило, недостаточно подготовлены для проведения интервью. Возможно, это является основной причиной выпуска продуктов, в которых не учтены требования заказчика.) [10]

И наконец, в бюджете следует предусмотреть статью для покрытия транспортных расходов интервьюеров. Это особенно важно при необходимости поездок в другие города или страны.

Общение с заказчиком. На основе подготовленных рекомендаций для обсуждения

избранные члены команды проводят встречу с заказчиком проекта. Подготовка к интервью должна включать ответы на следующие вопросы:

• Продумана ли логистика проекта для обеспечения успеха контакта?

• Был ли заказчик уведомлен о предстоящих контактах?

• Был ли определен и согласован способ фиксации информации?