Налоговые доходы и расходы предприятия : как минимизировать налоговые платежи

Представляется, что отражение указанных пунктов в смете позволит подтвердить обоснованность данных расходов и, кроме того, будет также являться документом, подтверждающим фактическое осуществление указанных расходов (письмо Минфина России от 22 марта 2010 г. № 03-03-06/4/26). При этом, как указывалось выше, все расходы, указанные в смете, также должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.

В случае приобретения товаров (услуг) на представительские цели подотчетным лицом подтверждающими документами будут являться первичные документы, выданные соответствующими организациями подотчетному лицу (например, кассовые и товарные чеки, акты приема-передачи товаров (выполненных услуг) и т. д.), а также авансовый отчет об использовании подотчетных сумм.

В случае использования в представительских целях собственной продукции или товаров, приобретенных для осуществления производственной деятельности, например, торговой, передача на представительские цели указанного имущества должна осуществляться на основании соответствующих актов с указанием видов и стоимости передаваемых товаров с приложением первичных документов (например, товарно-транспортной накладной, требованием-накладной и пр.). При этом необходимо учитывать, что в случае самостоятельной переработки товаров, направленных на представительские цели, например приготовление каких-либо блюд собственными силами (буфетом, столовой), расходы должны также подтверждаться соответствующей калькуляцией расходов на данные цели с отражением данной статьи расходов в составе сметы на представительские расходы.

В случае осуществления представительских расходов путем заключения договора с предприятием общественного питания, документальным подтверждением осуществления представительских расходов будет являться договор с указанной организацией, акт выполнения работ (услуг), счет-заказ, счет-фактура (письмо УФНС России по г. Москве от 23 декабря 2005 г. № 20–12/95338, постановление ФАС Московского округа от 12 сентября 2005 г., 5 сентября 2005 г. № КА-А40/8426-05).

В случае привлечения сторонних организаций или переводчиков, не состоящих в штате организации, данные расходы подтверждаются соответствующими договорами, актами выполненных работ и иными документами.

После осуществления представительских расходов также должен составляться акт об осуществлении представительских расходов, подписанный руководителем предприятия с указанием сумм фактически произведенных представительских расходов.

По нашему мнению, оформление представительских расходов указанным выше образом позволит учесть их при налогообложении прибыли с соблюдением принципов обоснованности и документального подтверждения расходов для целей исчисления прибыли.

Необходимо учитывать, что возможность учета представительских расходов для целей налога на прибыль, не ставится законом в зависимость от положительного исхода переговоров, заключения по результатам деловых встреч договоров и пр. Из таких же подходов исходит и судебно-арбитражная практика (постановления ФАС Уральского округа от 23 декабря 2008 г. № Ф09-8529/08-С2, ФАС Центрального округа от 27 августа 2009 г. № А48-2871/08-18, ФАС Северо-Западного округа от 21 ноября 2005 г. № А44-1354/2005-15 и пр.).

Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов для целей налогообложения прибыли в размере, не превышающем 4 % от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

При определении предельного размера представительских расходов, который может быть учтен при налогообложении прибыли, следует учитывать положения пункта 3 статьи 318 НК РФ. Согласно данной норме, если в отношении отдельных видов расходов в соответствии с главой 25 НК РФ предусмотрены ограничения по размеру расходов, принимаемых для целей налогообложения, то база для исчисления предельной суммы таких расходов определяется нарастающим итогом с начала налогового периода.

Необходимо учитывать, что применительно к обоснованности представительских расходов в части их содержания (например, в отношении включения в состав таких расходов затрат на алкогольные напитки) отсутствует единая точка зрения. Так, согласно письму Минфина России от 16 августа 2006 г. № 03-03-04/4/136 расходы на приобретение алкогольных напитков в составе представительских расходов подлежат учету на общих основаниях, поскольку такого запрета нормы налогового законы не содержат. Из таких же подходов исходят и некоторые арбитражные суды (постановления ФАС Центрального округа от 27 августа 2009 г. № А48-2871/08-18, ФАС Северо-Кавказского округа от 30 октября 2008 г. № Ф08-6557/2008 г. и № А53-2231/2008-С5-34 и пр.). Противоположная позиция выражена в письме УМНС России по Московской области от 10 марта 2004 г. № 04–27/03000.