Настольная книга перемен. Как изменить и улучшить компанию, корпоративную культуру и даже свою собственную жизнь

● Проверьте, что проект изменений соответствует ценностям организации, и опишите, как они (изменения и ценности) связаны.

● Определите и отмените старые регламенты/нормы/правила/стандарты, которые теряют смысл в связи с внедрением изменений.

● Определите и создайте перечень регламентов/норм/правил/стандартов, которые необходимо внедрить для закрепления нового поведения сотрудников.

● Определите подразделения, которые должны участвовать в изменениях, официально закрепите их зоны ответственности.

● Включите обсуждение проекта изменений в ключевые управленческие практики (собрания, отчеты и т. п.).

● Создайте систему отчетности, которая поможет оперативно вносить корректировки в проект изменений.

● Введите институт добровольных помощников проекта изменений – создайте «команду перемен».

Поддержка руководителей

Действия, которые призваны обеспечить активное участие авторитетных лиц (например, руководителей или просто уважаемых коллег) во внедрении изменений таким образом, чтобы эта поддержка была очевидна для сотрудников:

● Составьте список потенциальных ключевых лиц и определите шаги по их вовлечению.

● Подберите для каждого ключевого лица оптимальный способ коммуникации, который поможет вовлечь человека в проект изменений.

● На постоянной основе информируйте ключевых лиц о достижениях проекта изменений в удобном для них формате.

● Составьте список внутренних мероприятий, на которых возможны выступления ключевых лиц с рассказом о важности проекта изменений, и организуйте эти выступления.

● Проведите интервью и фотосессии ключевых лиц для внутренних и/или внешних СМИ.

● Договоритесь лично с ключевыми лицами об их участии во встречах команды перемен, организуйте максимально комфортный формат и высокий уровень вовлечения ключевых лиц.

● Предложите лояльным ключевым лицам организовать рассылку от их имени или передать приглашения на их выступления лично.

● Внедрите во всю вовлекающую коммуникацию о проекте изменений список ключевых лиц с цитатами и/или фото (разместите эту информацию на портале, в СМИ и других печатных материалах).

Система коммуникации и вовлечения

Мероприятия, помогающие сотрудникам узнать и понять проект, принять его, а также ощутить сопричастность и высказать свое мнение:

● Организуйте совместное мероприятие по выработке плана действий в рамках проекта изменений, пригласите на него потенциальных участников.

● Разработайте понятные и полезные роли для всех потенциальных участников проекта изменений с разной степенью вовлечения.

● Донесите до потенциальных участников пользу и ценность проекта, перспективы внедрения идей, личную выгоду от участия.

● Организуйте запускающую коммуникацию с информацией о старте проекта и сделайте ее максимально массовой.

● Организуйте сбор идей по проекту изменений и вовлекающую коммуникацию для информирования сотрудников.

● При любой возможности используйте более личные и именные форматы коммуникации лидеров проекта изменений и ключевых лиц с участниками (официальные письма с ФИО и подписью, видеописьма и т. д.).

● Организуйте тематический онлайн-ресурс, чат или группу в соцсетях с медиаконтентом о ходе проекта, с возможностью задавать вопросы и получать ответы.

● Составьте список мероприятий, на которых можно представить проект изменений, и проведите вовлекающую коммуникацию.

● Организуйте простой способ коммуникации с лидером проекта изменений по всем вопросам, касающимся проекта.

● Создайте простой доступ к текущим отчетам о ходе проекта, по возможности сделайте эту информацию открытой для всех сотрудников.

● Организуйте анонимный сбор обратной связи от сотрудников о ходе проекта.

● Сделайте процесс получения информации о ходе проекта максимально комфортным.

Система целеполагания, мониторинга и контроля

Совокупность мер, связанных с постановкой целей, изменением показателей оценки работы сотрудников, а также действия, позволяющие проконтролировать ход проекта и его результаты:

● Определите главные цели проекта и образ желаемого результата.

● Установите измеримые в цифрах KPI процессов, а если KPI не зависит от перемен напрямую, оцените качественные изменения.

● Определите контрольные точки, по которым вы сможете отслеживать прогресс не реже чем раз в неделю.

● Разделите проект на этапы и опишите, какой конкретный результат должен быть получен на каждом из них.

● Продумайте, какие изменения в действиях сотрудников и в процессе будут подтверждать прогресс перемен.

● Соотнесите динамику проекта с динамикой бизнес-показателей.

● Подводите итоги прогресса проекта на отчетных собраниях не реже чем раз в неделю/месяц.

● Наблюдайте за работой сотрудников в ходе проекта изменений для выявления лучших практик и отклонений.

● Регулярно получайте отчеты и неформальную обратную связь от участников проекта, мониторьте не только результаты, но и эмоциональное состояние людей.

● Проверьте, что предложенные стандарты и инструменты внедрения изменений удобны для сотрудников.

Система мотивации