Опять совещание?! Как превратить пустые обсуждения в эффективные

Как угадать, получат ли участники пользу от собрания? А вы их спросите! Очень правильно было бы завершать собрание просьбой к каждому назвать то, что оказалось наиболее ценным для него лично. Тут-то и выясняется, чего люди хотят и ждут от встреч. Здравый смысл предполагает, что чем больше они получат желаемого и нужного – и только этого, тем лучше, целенаправленнее и короче станут ваши встречи.

4. Семь основных типов собраний

Теперь, когда вы определили содержание встречи, нужно залить это содержание в пригодный сосуд, то есть выбрать подходящий тип собрания. Приглашать человека «на встречу» – все равно что спрашивать, любит ли тот поесть. Любит – но смотря что! «Встреча» – настолько общий термин, с таким количеством значений, что уже толком и не имеет смысла. Успешная встреча требует большей точности. Для начала нужно перебрать основные причины, по которым людям встречаются и встречались от века.

В тюле на чаепитие?

В комедии «Дневник Бриджит Джонс» героиня является на церемонное английское барбекю в костюме кролика из Playboy. Первоначально задумывался маскарад на тему «викарии и красотки», но потом тему сменили, а Бриджит не предупредили. Такие несовпадения очень смешны для зрителей и очень болезненны для непосредственных участников. Так что после того как вы разберетесь с целью и темой собрания, озаботьтесь выбором правильного типа встречи.

Начнем с примера не из области бизнеса. Что может пойти не так при неправильном выборе формата, я покажу на примере родительского собрания в школе, где учатся мои дети. Цель была ясна: и родителей, и учителей волнует безопасность и образование вверенных их попечению маленьких граждан. Так что общая тема у нас имелась. И конкретная задача – обсудить учебный план на будущий год. Одна беда: родители и учителя по-разному представляли себе формат встречи.

Мы получили приглашение на «встречу по поводу учебного плана». Учителям виделось собрание для обмена информацией, они хотели напрямую сообщить нам, чему и как они будут учить наших детей. Родители, в особенно радикалы, рассчитывали на встречу-дискуссию, они хотели выразить собственное мнение насчет того, чему и как следует учить. Одна «сторона» рассматривала учебный план как нечто окончательное и не подлежащее обсуждению, в глазах «противников» план был только наброском, исходным пунктом для разговора. Представляете, как замечательно мы провели вечер?

На языке «Дневника Бриджит Джонс» учителя пришли в «смарт кэжуал»[37]

, а родители закутались в тюль и шевелили кроличьими ушами. Встреча, рассчитанная на 40 минут, затянулась безумно, самые элементарные сообщения вызывали ожесточенный спор. Сбитые с толку, не укладывавшиеся в график учителя отважно пытались как-то справиться, но в конце стали обрывать оппонентов на полуслове, и в итоге собрание завершилось, так и не затронув основных вопросов. Когда топливо общей страсти выливается на костер несовпавших ожиданий – как полыхнет!

Если вы не хотите оказаться в костюме «красотки» или «викария» посреди вечерних нарядов, нужно заранее обсудить разновидности встреч. Точнее – архетипы.

Уподобимся пещерному человеку…

Мой диетолог советует питаться, как питался пещерный человек. Простая и прекрасная мысль: эволюция приспособила человека питаться растительными углеводами с капелькой крахмала, иногда добавляя к основному рациону белок. И кажется вполне разумным, чтобы и несколько тысяч лет спустя – мгновение с точки зрения эволюции – мы бы продолжали питаться так же. Вместо этого мы чудовищно усложнили свое меню, и сами от этого страдаем. Мы – легко приспосабливающийся вид, наше брюхо способно переварить и странную современную пищу, многократно обработанную, с добавкой красителей, консервантов и что там скрывается за буквой Е с трехзначными номерами. Приспособиться-то мы приспособились

, но на пищеварении это сказывается не лучшим образом, и в итоге мы болеем. Не подготовила нас эволюция к полуфабрикатам.

Отсюда вопрос и о диете, или режиме, встреч. Смешав в одной повестке дня дискуссию, инновации и принятие решений, мы чувствуем себя примерно так же, как после стейка, пирожка с черникой, туда же соленых огурчиков, лобстера и баночку лимонного желе. Каждое блюдо само по себе наслаждение, но, если их хорошенько перемешать, выйдет серая несъедобная масса.

Мы перекусываем, пихаем в себя какую-то ерунду, мучаемся. Не упростить ли дело? Выявим архетипы встреч, распределим собрания по причинам и целям. Многое изменилось вокруг с тех пор, как наши предки прогуливались по доисторическим равнинам в медвежьих шкурах, но человеческая натура почти не изменилась.

Мы лучше разберемся в современных собраниях – на какие ходить, от каких отмахнуться, – если попутешествуем на машине времени к первоисточнику и разберем основные причины для встречи.

Семь основных причин для встречи