Опять совещание?! Как превратить пустые обсуждения в эффективные

Другой способ я окрестил «Уголком ораторов» в честь известного места в лондонском Гайд-парке, где каждый может произносить речи на любую тему. На совещаниях в некоей страховой компании вечно поднимался шум, участники пытались перекричать друг друга. Тот случай, когда самый громкий берет верх. Забавно наблюдать, как альфа-самцы размахивают дубинками, норовя пришибить друг друга, но пользы от этого ни на грош. Однажды я прихватил с собой ящик из-под апельсинов и предложил ввести новые правила: если вам есть что сказать, вставайте на ящик – вам дается три минуты, в течение которых никто не смеет вас перебивать. Но вы должны продержаться три минуты. Два следствия: во-первых, все перестали кричать, потому что появился другой способ быть услышанным. Во-вторых, те, кто поднимался «на трибуну», скоро убедились, как непросто наполнить даже три минуты значимым выступлением. Ораторы стали более собранными, их речи – более точными и интересными, время начали использовать с толком.

Это произошло несколько лет назад. Думаю, игра давно приелась, так что вам, если вы решите вводить новые правила, придется выдумать что-то посмешнее.

Новая игра – новые правила

У любой игры, в том числе у игры в собрание, есть свои правила. Хотите изменить игру – меняйте правила.

Если вы распоряжаетесь на встречах традиционным образом, вы устанавливаете правила и пытаетесь навязать их коллегам. Если же вы отважитесь на озорство, то предоставите коллегам изобретать собственные правила и самим следить за их выполнением.

Вот как можно сделать это за 20 минут – и сэкономить примерно 20 дней в году.

Шаг 1 (1 минута)

Объявите, что ради укрепления дисциплины и повышения эффективности собраний вы вводите новые правила проведения собрания (базовые установки).

Шаг 2 (3 минуты)

Попросите участников подумать, что их сводит с ума на ваших собраниях. Призовите всех к честности и открытости. Не нужно личных обвинений, нужно выявить проблемы. Составьте список как минимум из 10 проблем.

Шаг 3 (1 минута)

А теперь задайте вопрос: «Из этих 10 проблем, какие ТРИ мы больше не станем терпеть?» Простым голосованием вы обнаружите трех победителей. Можно дать каждому участнику по три голоса и отобрать проблемы с максимальным количеством баллов.

Шаг 4 (5 минут)

Мозговой штурм: ищем способы избавиться от этих проблем.

Шаг 5 (3 минуты)

Подписываете соглашение, в котором ясно и позитивно формулируется, что именно группа ОБЯЗУЕТСЯ отныне делать иначе. Рекомендуется составлять документ сроком действия на три месяца. Этого хватит, чтобы вы смогли испытать новые установки и внести коррективы.

Шаг 6 (2 минуты)

Теперь нужно попросить всех подписать контракт. Удивительно, насколько крепче люди ощущают обязательства благодаря этому простому акту – поставив свою подпись.

Шаг 7 (5 минут)

Обсудите ваши действия на случай нарушения этих договоренностей или отклонения от них. А нарушения будут непременно – такова жизнь.

Предусмотреть последствия столь же важно, как заключить соглашение. Если за нарушение не предусматривается наказание, так и весь документ недорогого стоит и скоро будет предан забвению.

Великий секрет собраний

Этот секрет я усвоил, проводя собрания для различных организаций. Они пытались заставить меня соблюдать конфиденциальность, вот почему я твердо решил поделиться тайной. Вам это знать необходимо, чтобы озорство сработало. Запишите секрет на клочке рисовой бумаги (рисовая вкуснее) и проглотите по прочтении. Итак, секрет:

Собрания проходят плохо, потому что мы сами этого хотим.

Из любых «гадостей», какие случаются на собрании, мы что-то извлекаем. Только поэтому мы продолжаем делать эти гадости. Иными словами, «плохие» собрания чем-то для нас хороши, иначе мы бы их не проводили.

Не верите – присмотритесь:

С учетом этой таблицы имеет смысл до начала реформы задать коллегам вопрос: а что нам дают собрания в их нынешнем виде? Этот вопрос не прибавит вам популярности, особенно поначалу. Людям почему-то нравится жаловаться, особенно на свою организацию, это удивительным образом всех сплачивает. И ваши собеседники будут рассчитывать на полное понимание с вашей стороны: да, собрания – это ужас и кошмар, тут ничего не поделаешь, и мы, конечно, нисколько в этом не виноваты.

Когда же вы подкинете им такой сложный вопросец, вы подвергнете сомнению целое мировоззрение, сотрясете его, словно огромное толщенное желе. Еще одна озорная и эффективная проделка!

Ричард Бэндлер, родоначальник нейролингвистического программирования, сказал так: «Можно изменить мир, а можно изменить модель мира. И это гораздо легче». Вот пример из элементарного НЛП, чтобы пояснить, как меняется модель.