Опять совещание?! Как превратить пустые обсуждения в эффективные

Успешная революция в деле проведения собраний пойдет на пользу не только менеджерам, но и «техническому персоналу». Вот каким образом этот персонал сумеет помочь реформатору:

• Можно изобретательнее указывать время встречи. На собрания со стольких-то ноль-ноль до таких-то непременно опаздывают и с них уходят заранее. Время встречи не совпадает с заявленным часом собрания. Оставьте зазор в начале, чтобы люди успели подтянуться, оставьте запас времени под конец, чтобы те, кто вынужден нестись с одной встречи на другую, успели бы повсюду. При составлении расписания и бронировании помещения имеет смысл указывать не «ровно во столько-то», а «без десяти». Те ассистенты, которые применяют этот метод, еще и заглядывают под конец собрания, чтобы вовремя разогнать начальство. «Такси ждет!» – этой фразы и строгого взгляда обычно хватает.

• Попросите помощника (если у вас есть помощник) следить за тем, как вы исполняете данные самому себе обещания. Например, если вы поклялись не принимать приглашения на собрания без ясно указанной цели, предоставьте секретарю отвечать за вас отказом и стоять на том. Дав помощнику такую власть, не ставьте его в дурацкое положение, приняв это приглашение за его спиной, – иначе вы вернетесь на поле «Старт».

• Заодно дайте помощникам право переспрашивать, зачем вы идете на собрание или организуете его. Раз в квартал проводите беседу с бэк-офисом, разъясняйте свои приоритеты и просите помочь вам придерживаться их. Почти все успешные люди, кого я знаю, имеют такого рода защиту: между их ежедневником и внешним миром стоит привратник, тщательно проверяющий каждый запрос и многие отсеивающий.

• Научитесь ценить время любого работника, а не только руководителей.

«Меня изумило, что подчиненные искренне ценят свое время дешевле, чем время начальника, – вспоминает консультант Рон. – Можно подумать, у младшего персонала времени сколько угодно. Люди носятся как угорелые, стараясь сэкономить хотя бы минутку боссу, а свое время тратят зря. Пусть бы вообразили, что ровно в 17.00 они исчезнут, испарятся. Может, тогда постараются побольше выжать из рабочего дня».

• А вы, помощники, выделяйте в каждом дне свободные от встреч периоды и следите за тем, чтобы начальник вовремя уходил с работы. Если человек считает рабочий день растяжимым, бесконечным, то собранию не суждено закончиться и все будут сидеть в конторе до полуночи.

• Не просите подготовить записи или вести протокол, если вы не собираетесь пользоваться этим материалом. Жалость берет глядеть, как секретари тащат из конференц-зала груду бумаг. И знаю, что еще хуже, чем часами разбирать начальственный почерк и забивать всю эту ерунду в PowerPoint: самое страшное – сознавать, что никто этого читать не будет.

Шагать трудно – значит надо шагать вперед