Партнерство и спонсорство в event-индустрии. Игра вдолгую

Отмашку на демонтаж даете вы – когда убедитесь, что во всех залах и на всех площадках события закончилась программная часть и партнерские зоны/выставка больше не в поле зрения участников. Демонтаж по заранее согласованному сценарию осуществляется или вашими силами, или силами партнера и его сотрудников. Важно помнить о том, что за вывоз крупногабаритного (а на многих площадках – вообще любого) мусора платит арендатор. То есть заранее прописываете и согласовываете, кто вывозит мусор, в каком объеме. Можете его вывозить и вы – но если вы ожидаете, что партнер вам за это заплатит, то данный пункт должен быть прописан в договоре, иначе вы рискуете ничего, кроме удивленных глаз представителя партнера на площадке, не увидеть.

После демонтажа наконец-то можно выспаться. Но расслабляться по-прежнему нет возможности – вы должны предоставить отчеты всем партнерам и собрать обратную связь, и на это у вас есть максимум неделя.

По правилам хорошего тона работы на этом рынке, первые отчеты вы должны предоставить через 1–2 дня. Как правило, в такой отчет должны входить несколько самых ярких фотографий, на которых представлен партнер и виден масштаб события, а также общая информация: дата, название, место проведения, количество участников, еще какие-то статистические данные, если вы их уже собрали. Этого достаточно, чтобы партнер мог при желании добавить указанную информацию в свои соцсети, обозначить, что он принимал в данном событии участие, – и ждать развернутый отчет в течение недели.

На основании заранее полученных сведений: какие фотографии партнеру важно получить (общий план, застройка, активности, гости на стенде, персонал, промопродукция) – вы собираете для него фотографии. Передавать их удобнее всего через облачные сервисы, где вы для каждого партнера создаете отдельную папку (а также папку, доступ к просмотру которой получают все партнеры, – в ней полный фотоотчет о событии, отчетные ролики, видео с отзывами участников, пострелизы). В папке, помимо фотографий, вы собираете:

• видео (если это было оговорено и включено в партнерский пакет);

• отзывы участников;

• скриншоты с упоминанием партнера или его активностей в соцсетях, блогах, рассылках (их сбором в течение всего мероприятия и еще 1–2 недели после занимается кто-то из команды организатора, так как это очень важный момент и упустить его нельзя. Отзывы, появившиеся уже после того, как вы отдали основной отчет, можно догружать в папку по мере их появления – и это еще одно проявление вашей заботы и того, что вы не теряете партнера из поля зрения даже после окончания события).

Представлять отчет можно как в своем привычном формате, так и в форме, удобной партнеру (нужно запросить ее у него заранее). Помните, что представитель партнера на всем протяжении вашей коммуникации может быть не очень оперативен и, помимо вас, вовлечен в десятки других проектов, поэтому все, что вам нужно, запросите заранее, а не тогда, когда ваше событие закончилось. Зачастую его приоритет в глазах партнера сразу снижается, потому что есть более срочная текущая работа. На это не нужно обижаться, но обязательно надо учитывать.

Вместе с отчетом, загруженным в «облако», напишите партнеру благодарственное письмо. Оно не должно быть формальной отпиской или копипастом, разосланным всем партнерам: уделите максимум внимания нюансам пребывания партнера на площадке, соберите то, что, с вашей точки зрения, удалось лучше всего, спросите о недочетах, о преимуществах. Данным письмом вы показываете, как важно и ценно вам было это сотрудничество. Приложите все усилия, чтобы получить от партнера обратную связь. Вы хорошо видите свою сторону медали, но не менее важно знать, как прошло событие для партнера, все ли было удобно, понятно, эффективно, продуктивно. Что на вашей стороне он рекомендует доработать, какие у него есть идеи по усилению вашего события – в том числе, вероятно, и с его помощью. Никогда не считайте себя все знающим, все умеющим и всемогущим. Учиться собирать обратную связь и – в том числе на ее основании – становиться лучше важно всегда.

Кроме того, имеет смысл назначить встречу с партнером после мероприятия, чтобы вместе проанализировать результаты и, вероятно, наметить вектор дальнейшего сотрудничества. Как показывает практика, далеко не все партнеры понимают смысл этой встречи, считая ее лишней и не планируя партнерские интеграции вдолгую, хотя бы на год. Но со своей стороны вы хотите принести максимум пользы данному сотрудничеству, поэтому инициировать такие встречи стоит.

Сразу после того как все закончилось, на ретроспективном сборе команды по проекту запросите обратную связь от коллег по каждому партнеру. Вы не можете быть в курсе всего, присутствовать везде и все успевать. Что-то точно прошло мимо вас, и это может быть важным элементом в вашей картине события. Собирайте любые мнения, факты, цифры и наблюдения. Из них вы сможете сложить более полную картину пребывания партнера на событии, а также сформировать идеи и предложения на будущее (как для этого партнера, так и для других).