Пора зарабатывать больше! Как постоянно увеличивать доходы

В-третьих, не происходит систематизации рабочих процессов. Пока это не сделано, включение в деятельность новых сотрудников осуществляется с трудом. В таких условиях почти невозможно составить четкие должностные инструкции и за счет этого наладить контроль. Часто системы не разрабатываются потому, что другие задачи кажутся более срочными, а за ними следуют все новые задачи и т. д. Иногда весь рабочий день может состоять из сплошных непредвиденных случаев и чрезвычайных ситуаций. Но это не должно входить в привычку. Руководителям особенно необходимо овладеть умением распоряжаться своим временем (см. задачу № 5).

В-четвертых, системы не создаются потому, что их важность попросту не осознается. Разумеется, никто не обязывает вас их создавать, но, не делая этого, вы сами противодействуете успеху предприятия.

Важно осознанно решить для себя, хотите ли вы добиться успеха. Если да, то вам должно быть совершенно ясно, как рождаются все успехи. В этом случае их можно привести к единому знаменателю.

Только создав систему, вы можете копировать эффект от хорошей идеи, и только в этом случае она принесет успех. Формула предельно проста: чем лучше удачные действия поддаются копированию, тем больше успех.

Вы должны немедленно приступить к созданию систем.

У многих людей возникают хорошие идеи. Но они имеют лишь относительную ценность, пока вы не упростите их до такой степени, что они станут понятны любому сотруднику. А затем из этих простых элементов строится система. Чем больше людей ее усвоит, тем меньше работа фирмы будет зависеть лично от вас.

Чем меньше система зависит от вас, тем она лучше – и тем большую ценность приобретает ваша фирма. Система – это всё. Ее отсутствие приходится компенсировать собственным трудом, отвлекаясь от действительно важных дел.

Ниже приводится перечень областей деятельности предприятия, в которых возможно, а в большинстве случае и необходимо, внедрение систем:

· разработка новой продукции;

· инвентаризация;

· повседневная офисная рутина, учет рабочего времени, снабжение расходными материалами, работа компьютерных сетей;

· прием заказов и их исполнение;

· работа с клиентами и базами данных;

· прием претензий, решение правовых вопросов;

· ведение бухгалтерии, выписка счетов и напоминаний;

· маркетинг, реклама, связи с общественностью;

· поиск и набор кадров, обучение сотрудников, заключение трудовых договоров;

· кооперация с другими фирмами;

· контроль за расходами.

Позаботьтесь о разработке инструкций, в которых должны быть поминутно расписаны и разъяснены все стандартные рабочие операции и процедуры. Это и будут созданные вами системы, изложенные в письменной форме.

Такая инструкция дает колоссальные преимущества. Назову лишь некоторые: она чрезвычайно облегчает вхождение новых сотрудников в рабочий процесс; позволяет без особых проблем открывать новые филиалы; 

создает основу для контроля за деятельностью сотрудников и ее оценки.

Разработка инструкций – задача директора фирмы. А вы, как предприниматель, должны проконтролировать, чтобы это было сделано. Только в таком случае вы строите трубопровод, а во всех остальных – таскаете ведра.

Третья задача: обновляйте свою фирму

Предположим, у вас есть успешно работающая система. Но не забывайте, что вас окружают конкуренты. Вскоре кто-то из них создаст лучшую стратегию и ваша окажется устаревшей. В результате конкурент переманит ваших клиентов. Прежде чем это произойдет, вы должны «обогнать» сами себя. Придумайте новую стратегию прежде, чем это сделают конкуренты.

Данный пункт нельзя недооценивать, иначе вы выйдете из игры раньше, чем можете себе представить. Ваши сегодняшние представления завтра превратятся в смирительную рубашку. Желание создавать новые системы должно быть у вас сильнее, чем стремление защищать прошлое. Билл Гейтс говорит: «Microsoft постоянно находится в двух годах от провала».