Расширенные возможности Microsoft Word 2007

обновления всех вычисляемых полей документа можно просто выделить весь

текст и нажать клавишу F9.

Перекрестные ссылки

По своему принципу перекрестные ссылки очень похожи на обычные гиперссылки

и

позволяют при чтении документа быстро переходить от одной части документа к

другой.

Для вставки установите курсор в то место, где хотите получить перекрестную ссылку

и выберите на вкладке Ссылки (References) в группе Названия (Captions) команду

Перекрестная ссылка. В появившемся окне можно выбрать на что именно в документе

Вы хотите сослаться (абзац, заголовок, таблица, рисунок и т.д.) и в каком виде вставлять

ссылку (полное название или только номер, например) и нажать кнопку Вставить.

Создание списка иллюстраций, таблиц, формул

Если в документе используются названия для автоматической нумерации

вставленных рисунков, таблиц или формул, то пользователь может быстро создать в

любом месте документа их список с номерами страниц, на которых они находятся. Для

этого необходимо установить курсор в то место, где мы хотим иметь список и выбрать на

вкладке Ссылки (References) в группе Названия (Captions) команду Список

иллюстраций (Insert Table of Figures):

www.specialist.ru

Расширенные возможности Word 2007

17

ЦКО «Специалист»

Из раскрывающегося списка Название необходимо выбрать объекты, список

которых мы хотим вывести (рисунки, таблицы, формулы или другие созданные

пользователем названия объектов) и выбрать вариант оформления из списка Форматы.

Создание предметного указателя

Предметный указатель содержит список терминов и тем, обсуждаемых в документе,

с указанием страниц, на которых они упоминаются. Для создания предметного указателя

необходимо пометить в документе элементы указателя (термины), а затем выполнить

сборку предметного указателя.

Способ 1. Ручная пометка элементов указателя

Для ручной пометки элементов

указателя пользователь должен

выделить слово или фразу, которые

потом должны попасть в указатель и

нажать сочетание клавиш Alt+Shift+X,

либо воспользоваться кнопкой

Пометить элемент (Mark Entry) в

группе

Предметный указатель

(Index)

на вкладке

Ссылки

(References):

В открывшемся окне необходимо:



Ввести

основной

 

и (по

желанию)

дополнительный

элементы указателя.



В Параметрах указать, на что

именно должен ссылаться

элемент в собранном предметном

указателе (на страницу, где встречается термин или на перекрестную ссылку, на

закладку).

www.specialist.ru

ЦКО «Специалист»

18

Расширенные возможности Word 2007





При необходимости указать параметры форматирования номера страницы.

Нажать кнопку Пометить для добавления элемента в будущий предметный

указатель или Пометить все, чтобы автоматически пометить все вхождения

данного термина в документ.

При пометке элемента предметного указателя Microsoft Word добавляет в документ

специальное поле XE:

Способ 2. Автоматическая пометка элементов при помощи файла словаря

Другой способ пометки элементов для сборки предметного указателя заключается в

создании специального файла словаря, ориентируясь на содержимое которого, Word

произведет автоматическую разметку терминов для сборки указателя. Файл словаря

представляет собой обычный документ Word, созданный по определенным правилам:







Файл должен содержать таблицу из двух столбцов и любого количества строк.

В левом столбце должны находиться те слова (термины), которые должны быть

помечены как элементы указателя. Если термины будут встречаться в документе в

различных словоформах (например, во множественном числе и/или в разных

падежах), то в ячейки левого столбца необходимо включить все словоформы

терминов.

В правом столбце напротив вписанных терминов должны находится те, слова,

которые попадут в указатель. Для создания дополнительных (подчиненных)

элементов указателя их необходимо писать через двоеточие после основных.

Пример файла словаря приведен ниже:

После создания файла словаря необходимо провести разметку терминов с его

использованием. Для этого нажмите кнопку Предметный указатель (Insert Index) на

вкладке Ссылки (References) и в открывшемся окне нажмите кнопку Автопометка

www.specialist.ru

Расширенные возможности Word 2007

19

ЦКО «Специалист»

(Auto Mark). В открывшемся диалоговом окне необходимо указать местоположение

файла словаря. Word осуществит поиск в документе каждого фрагмента текста,

содержащегося в первом столбце файла словаря. Найденные фрагменты текста

помечаются как элементы предметного указателя, для чего используется