Система «Кольчуга++». Базовые приемы управления

Важно, чтобы все стороны фиксировали итоговые договоренности или одна из сторон, но итог в результате был роздан всем сторонам совещания или обсуждения.

Бумага позволяет перевести «зеленую» информацию (которая растет и видоизменяется) в «красную» (зафиксированным результатом роста). Это важно, чтобы в дальнейшем действовать на ее основе и иметь единую цель.

Практические рекомендации:

1. Используйте ежедневник для оперативных записей: разговоров с руководством и подчиненными, общения по телефону и т. п.

2. Проследите, чтобы ваши сотрудники также фиксировали ваши распоряжения, это не даст им использовать аргумент "забыл".

3. Важные двухсторонние и многосторонние договоренности старайтесь оформить в виде документа и раздать его всем заинтересованным лицам.

Носители для «красной» информации

Для красной информации важны следующие критерии:

– неизменность при хранении;

– высокая скорость доступа;

– возможность передачи другим людям;

– анализ.

Как мы уже выяснили выше, наилучшая форма для этого – файлы. Иногда удобно использовать бумажные (распечатанные) инструкции, утвержденные руководством. Это наилучшая форма для «красной» информации.

По завершении совещаний должны быть также итоговые договоренности. Их можно выполнять и от руки, снять потом копии для всех заинтересованных лиц.

"Красная" информация должна поступать из прошлого в неизменном виде. Т. е. Основное требование к ней – длительное хранение в неизменном виде. Это электронный вид, бумага и навыки. Я обычно комбинирую эти способы. Например то небольшое кол-во информации, которое может быстро понадобиться, причем ее нужно будет показать руководству – храню в распечатанном виде в папках в систематизированном виде.

Ту, что нужна не так оперативно – в электронном. Также и алгоритмы действий – проекты удобно хранить в электронном виде, дополняя их заметками, контактными данными и т. п. При необходимости я их печатаю и использую как план и основу для делегирования.

Умения сотрудников лучше перевести в навыки. Это самый быстрый способ доступа к практической информации.

В главе о времени мы рассмотрим этот способ, как один из вариантов «заготовки» времени впрок. Очевидно, что даже работать в стандартных офисных приложениях, используя постоянно подсказки – в несколько раз дольше, чем используя навыки.

4.5. Практические приемы работы с информацией

Под “пустотой”, в данном случае, будем понимать отсутствие информации или информацию неточную. Очевидно, что если одно из звеньев логической цепочки неверно, то и дальнейшие рассуждения – ошибочны. Поэтому современные методы работы предполагают использование информации из нескольких источников, т. е. задействование нескольких цепочек. Т. о. приходим опять к модели “кольчуги”. Тогда даже “пустые” звенья информации страхуются ближайшими звеньями.

В какие моменты возникают такие пустые и слабые звенья? Чаще всего это происходит в точках передачи информации. Рассмотрим модель, которая позволяет понять, что происходит с информацией в момент ее передачи.

Рассмотрим три приема, использование которых позволит свести информационный «шлак» к минимуму.

Правильная обратная связь

Как правило, в жизни мы не стесняемся задавать вопросы говорящему, чтобы что-то уточнить, т. е. мы спокойно пользуемся обратной связью. А вот использование обратной связи в организации во многом зависит от стиля руководства и организационной культуры.

Как мы видели в главе о процессах она важна в сложных ситуациях и для начинающих сотрудников как на этапе делегирования, так и в точках контроля.

На этапе делегирования – подчиненный сам может проверить, насколько правильно он понял слова руководителя. Так, он может сказать: «Если я Вас правильно понял, мне нужно сделать то-то и то-то». На что руководитель может ответить: «Да, Вы правильно меня поняли» или «Нет, я не совсем это имел в виду» – и добавить новую информацию, подкорректировав понимание подчиненного. Таким образом, обратная связь дает возможность повысить качество коммуникации: передаваемая информация доходит до получателя без существенных искажений.

В точках контроля правильная обратная связь позволяет как добиваться требуемых результатов непосредственно сейчас, так и развивать сотрудника. Рассмотрим основные особенности правильной обратной связи.

Правила правильной обратной связи:

1. 3 похвалы + 1 замечание;

2. Похвалы и замечания должны быть конкретными;

3. Обсуждаем работу, а не человека.

Проиллюстрирую эти правила рисунком:

3 похвалы + 1 замечание

Три похвалы вначале служат следующим целям:

– расположить сотрудника к конструктивному диалогу;

– закрепить те умения или навыки, которые приводят к требуемому результату.