Система контроля и её аудит в организации

Определение бизнес процесса дано в стандарте ИСО 9001–2001 "Системы менеджмента качества «Требования и руководство по применению»[12] «бизнес процесс – это устойчивая, целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности (последовательность работ), которая по определенной технологии преобразует некие входные ресурсы в выходные, представляющие ценность для потребителя».

Часто выходящие элементы одного процесса непосредственно образуют входящие элементы для следующего процесса. Для эффективного функционирования организации необходимо организовать управление над разнообразными, взаимосвязанными или взаимодействующими процессами при этом возникает потребность их идентификации и проведения адекватного контроля, сопровождающего элементы процессов. Систематическая идентификация процессов, имеющихся в организации, и взаимодействия между этими процессами, является «подходом, ориентированным на процесс». Подход, ориентированный на процесс в деятельности организации, предполагает систематическую идентификацию и контроль элементов образующих бизнес-процесс формирования банковских продуктов и услуг и взаимодействия между различными процессами.

Контроль, осуществляемый в ходе выполнения процесса создания услуг и продуктов, предшествующий и сопровождающий элементы бизнес-процесса и необходимый для их полноценного и эффективного функционирования при достижении целей следует классифицировать как технологический контроль.

Технологический контроль осуществляется оперативно, для предупреждения или выявления и блокировки возникающих рисков или несоответствий элементов бизнес-процесса установленным для них эталонам или индикаторам на основе контрольных методов и приемов, встроенных в бизнес-процесс и сопровождающих формирование продукта, услуги или операции. Процесс технологического контроля основывается на нормах, процедурах, приемах, разработанных для обеспечения разумной гарантии того, что бизнес-цели будут достигнуты, при соблюдении установленных требований качества банковских продуктов, а нежелательные события – предотвращены или обнаружены и исправлены. При этом процесс контроля должен сопровождать элементы и объекты технологических процессов в деятельности банка так, чтобы обеспечить достижение определенных задач при наименьших затратах и соблюдение установленных норм, нормативов и правил. Для этого контрольный процесс, должен включать различные приемы и методы контроля, адекватные целевым требованиям к контролируемому объекту, позволяющие оперативно формировать информацию о возникших отклонениях для регулирования или блокировки деятельности контролируемого объекта.

Важно отметить, что при технологическом контроле следует охватывать конкретный процесс формирования услуги или продукта, в создании которых участвуют несколько подразделений организации, а не отдельное подразделение. При этом необходимо обеспечить поэлементный или поэтапный контроль операции от начала до завершения с учетом возможных рисков возникающих при взаимодействии подразделений, нерегламентированности их взаимодействия и возможных конфликтах интересов. Например, в коммерческом банке кредитование валютных контрактов с аккредитивной формой расчетов, предполагает контроль соблюдения множества требований связанных с кредитованием, безналичными расчетами, валютным законодательством и доходностью проведения операций с учетом рисков.

Технологический контроль – это принципиально новый подход к организации контрольной деятельности основанный на интеграции технологий создания услуг и продуктов и технологии встроенного контрольного процесса. Такая интеграция должна обеспечивать создание условий, при которых достигается комплексный подход к формированию информации характеризуемой тем, что:

1) определяется информация о соответствии проводимых действий и получаемых результатах или осуществляется блокировка нежелательный действий в ходе выполнения элементов бизнес-процесса при достижении целевых установок и задач (состояние объектов и функционирование отдельных этапов)

2) формируется информация по выявлению степени реагирования на риски и соблюдения, установленных отклонений по рискам в целом для бизнес-процесса (оценка контроля в бизнес-процессе).