Система контроля и её аудит в организации

Одно из требований построения организационной структуры организации в том, что она должна поддерживаться адекватным потоком информации управленческого контроля – вверх, вниз и по горизонтали. При этом в общем виде специфика информация, поступающей снизу вверх, должна обеспечивать высший уровень менеджмента необходимыми сведениями о принятых в ходе деятельности рисках и о текущем состоянии банка, определяющем основные цели его деятельности. Информация, которая направляется вниз, должна обеспечивать доведение эталонов контроля, отражающих цели организации, её стратегию, установленные порядки и процедуры до руководства среднего и низшего уровней и рядовых сотрудников.

Такая структура передачи информации необходима для того, чтобы достичь согласованной работы всех сотрудников по выполнению целей и задач. Передача информации по горизонтали необходима, чтобы информация, которой владеет одно подразделение организации, была доступна другим его заинтересованным подразделениям.

В целом это означает, что контрольные функции должны быть четко определены по вертикали и по горизонтали организационной структуры организации, образуя тем самым сплошную сеть контрольных процессов, при этом для исключения дублирования и согласованности действий необходима их координация и направленность на объект контроля, сущность которого определяется эталонами, установленными для каждого конкретного уровня и звена.

Процессный подход в управленческом контроле может достигаться путем формирования выходящей информации для определенного звена и использование ее как входящую информацию для другого звена. Организационная структура, ориентированная на бизнес-процессы должна формироваться с учетом возможности и обязательности формирования контрольной информации поступающей от взаимосвязанных уровней и звеньев для ее переработки, использования и поставки в другие последовательно связанные с ним звенья. Для функционирования любой организационной структуры необходимо взаимодействие звеньев и подразделений всех уровней на основе поставки контрольной информации обеспечивающей обратную связь функциональных звеньев и позволяющей обеспечивать предсказуемость ситуаций и управление для достижения целей деятельности.

Контрольные функции, реализуемые высшими менеджерами, обеспечивают, как правило, решение комплексных задач контроля, которые формулируются в самом общем виде и представляют собой не что иное, как более или менее конкретизированное выражение целей контроля, достигаемых в результате решения определенной совокупности взаимосвязанных задач контроля. Поэтому решение всей совокупности задач контроля, учитывающих организационные, информационные, технические, методические и другие возможности его осуществления, обеспечивает последовательное и поступательное движение к целям контроля.

При формировании контрольной информации следует соблюдать правило, согласно которого контрольной информация является только в случае возможности ее сопоставления, т. е. либо сравнивается информация план-факт, либо информация из различных источников.

Контрольным фактором, определяющим саморегулирование системы управления, является заранее определенная и обоснованная допустимая величина отклонения, при которой риск возникновения нежелательного события является оптимально сбалансированным с ожидаемой прибылью.

В качестве неблагоприятного события в практике организаций могут рассматриваться всевозможные явления, которые препятствуют осуществлению главных целей: крупные убытки, связанные с коммерческой деятельностью; подрыв репутации; потеря клиентов, осуществление сделок в ущерб организации; нарушение норм законодательства и др.

Необходимо отметить, что накопление неблагоприятных событий, незначительных по отдельности, может вызвать определенный переход количества в качество, при котором совокупность накопленных недостатков приведет к тяжелым проблемам. Наиболее разумно выявить эти неблагоприятные события заранее путем осуществления контроля и минимизировать их, нежели потом устранять последствия возникших проблем либо кризисных явлений. Выявление неблагоприятных событий должно быть основано на формировании контрольных показателей допустимых величин отклонений состояния объекта – являющихся сигнальными факторами для применения регулирующего воздействия.

Допустимыми отклонениями можно считать величину отклонения, при которой не утрачивается способность объекта к выполнению целевых задач, в противном случае возникает необходимость инициировать процесс управления и контроля, предполагающий изменение целевых задач и выбора новых объектов и т. д. Определить риск и его воздействие, приводящее к возникновению отклонения в характеристиках и величинах описывающих состояние объекта или процесса, от установленных для него эталонных или стандартных показателей.