Управление бизнес-процессами. Практическое руководство по успешной реализации проектов

На этом шаге, если применимо, подготавливаются тестовые конфигурации для бизнеса. Требование тестирования решений фактическими бизнес-пользователями отнесено на шаг 5 (выполнение бизнес-тестов и опытных работ). У них будет возможность испытать готовое решение с точки зрения «обычной практики». К данной стадии проекта решение будет протестировано лишь на соответствие письменным спецификациям бизнес-требований, тогда как новое решение также необходимо проверить на интеграцию с повседневной «текучкой» дел бизнес-пользователей и неявными предположениями и ожиданиями.

В идеале, подготовка к бизнес-тестированию должна была начаться во время проектирования новых процессов (процесса). Это могло произойти либо на этапе инноваций, либо на этапе разработки, в зависимости от конкретных обстоятельств. Если тестовые конфигурации были разработаны на столь ранней стадии, то у организации имеется возможность сравнить ожидаемые итоги тестирования с техническими и бизнес-спецификациями и схемами, чтобы убедиться в отсутствии пробелов в требованиях. Такой прекрасный пример проверки позволяет избежать дорогостоящих ошибок.

Шаг 4. Обучение и подготовка персонала

На этапе инноваций были разработаны новые процессы. Организация создала их и на этапах разработки и работы с персоналом определила любые изменения в своей структуре, ролевых и должностных инструкциях. Теперь настало время обучать и готовить персонал, который будет исполнять эти процессы.

Как тестовые сценарии могут быть разработаны на основе перепроектированных процессов, обучающие материалы можно создать на основе процессной документации перепроектированных процессов.

Обучение может проходить в виде формальных курсов или обучения на рабочем месте. Наставничество и тренировки должны продолжаться по ходу бизнес-тестирования, опытной работы и начальной реализации.

Ясно, что используемые обучающие материалы должны быть согласованы, и обучение нельзя начинать слишком рано. Лучше всего проводить обучение непосредственно перед тем, как понадобятся определенные навыки (если научиться новым навыкам слишком рано и не использовать их, они быстро забываются). Вот предложения касательно обучения:

• небольшие дозы обучения в точно рассчитанные моменты;

• индивидуальные обучающие семинары, чтобы люди знали, когда запланирована их очередь (это создает уверенность и чувство сопричастности);

• проверка квалификации после обучения;

• мониторинг производительности на занимаемой должности после определенного периода времени.

Одним из итогов шага обучения персонала может быть формирование и обучение категории «супер-пользователей» в новых процессах. Это должен быть авангард на шагах реализации.

Обучение должно быть нацелено не на одну ключевую область деятельности или какое-либо автоматизированное решение, а охватывать такие аспекты, как:

• воздействия предложенного решения;

• определение «узких мест», которые будут «расшиты»;

• какие-либо новые «узкие места», которые могут возникнуть по предположениям участников в период реализации;

• выгоды и возможности предложенного решения.

Шаг 5. Выполнение бизнес-тестов и опытных работ

На этом шаге выполняется тестирование тестовых конфигураций бизнес-подразделением. Диапазон может меняться: от обработки данных или выполнения транзакций посредством автоматизированного решения BPM, до ручной имитации «обработки» транзакций через бизнес. Очевидно, персонал нужно обучить системе или процессам до начала этих тестов.

Важно, чтобы организация:

• привлекала клиентов и поставщиков, если целесообразно;

• осуществляла надежное управление шагами тестирования;

• имела простой в применении механизм обратной связи;

• искренне прислушивалась и общалась: обратная связь и внимание к ней абсолютно необходимы, на этом шаге можно многое понять и многое узнать;

• имела механизмы оценки результатов тестов и доведения их до сотрудников;

• была всегда готова вносить изменения на ходу и привносить их в цикл разработки (продуктов разработки);

• распространяла информацию о результатах тестирования и опытных работ – демонстрировала успехи заинтересованным сторонам, особенно любые достижения и выигрыши; но нужно всегда быть искренним в отношении любых проблем тестирования;

• получала заключения персонала, клиентов и поставщиков;

• отмечала успехи и вознаграждения членов групп (группы проекта и представителей бизнес-подразделения).

Шаг 6. Обновление состояния выдаваемых продуктов

Речь идет об обратной связи с шагами обучения и тестирования. Важно постоянно актуализировать ожидаемые результаты и обеспечить их принятие и одобрение заинтересованными сторонами. Организация должна постоянно перепроверять, что ожидания всех заинтересованных сторон, руководства и членов группы проекта по-прежнему согласованы, а объем внедрения понятен и также согласован.

Шаг 7. Участие руководителей