Журнал PC Magazine/Russian Edition #01/2009

2. вычисления в таблицах. Можно, конечно, вставить в документ Word таблицу Excel, но, если требуется лишь несколько простых вычислений, можно воспользоваться собственными вычислительными функциями Word. Выделим нижнюю ячейку одного из столбцов и щелкнем на пункте Formula (Формула) ленты Table Tools Layout (Макет) в Word 2007 или выберем пункт Formula в меню Table (Таблица) в Word 2003. Word предложит формулу =SUM(ABOVE), но можно выбрать одну из более десятка функций. Помимо функций ABOVE, BELOW, LEFT или RIGHT, указывающих направление выбора ячеек для обработки, можно задавать адреса отдельных ячеек или целого диапазона, как в Excel, – например, применить формулу =AVERAGE(A1:C3).

3. Составляем стандартные письма электронной почты. Шаблоны для писем и конвертов – традиция 1990-х, но и в наше время приходится иногда отправлять стандартные сообщения группе корреспондентов. Никакой трудности это не представляет, поскольку знакомая нам функция Word по составлению стандартных писем может также применяться и к сообщениям электронной почты. В Word 2007 после составления сообщения надо щелкнуть на пункте Finish & Merge (Начать слияние) ленты и выбрать из меню вариант Send E-mail Messages (Сообщения электронной почты). В Word 2003 на самом первом шаге действия «мастера» Mail Merge (Слияние) выбирается вариант E-mail messages (Электронное сообщение). В любом случае нужно будет по требованию Word указать тему (одинаковую для всех сообщений) и заполнить соответствующее поле адресами электронной почты всех получателей.

Очистим свой файл. Перед тем как отослать свой файл, просмотрим его и удостоверимся в том, что удалены все отслеживаемые изменения и скрытый текст.

4. Сравниваем два документа. Ваш новый клиент только что вернул исправленный вариант файла с документом контракта, но не отметил свои поправки. Не пытается ли он исподтишка обмануть вас со своими изменениями? Вместо того чтобы портить глаза, пристально вглядываясь в старый и новый документы, возложим поиск различий на Word. В Word 2003 открываем старый документ, выбираем из меню Tools (Сервис) пункт Compare and Merge Documents (Сравнить и объединить исправления) и указываем новый документ. В версии Word 2007 выбираем на ленте Review (Рецензирование) команду Compare | Compare (Сравнить | Сравнить) и указываем старый и новый документы.

5. Инспектор документов.

Документы в Word 2007 могут содержать гораздо больше информации, чем вы полагаете. Это отслеживаемые изменения, примечания, скрытый текст, личные данные и др. Распространение документа с такими данными может привести к проблемам. Чтобы в документе не было ничего лишнего, в Word 2007 щелкнем на кнопке Office в левом верхнем углу, выберем пункт Prepare (Подготовить) и в открывшемся меню – Inspect Document (Инспектор документов). В Word 2003 точного эквивалента этой функции нет, но кое-чего можно добиться, обратившись к вкладке Security (Безопасность) диалогового окна Options (Параметры). Отметим опции «Remove personal information from file properties on save» (Удалять личные сведения из свойств файла при сохранении) и «Warn before printing, saving, or sending a file that contains tracked changes or comments» (Предупреждать перед печатью, сохранением и отправкой файла, содержащего отслеживаемые исправления и примечания).

6. Встроенный переводчик. Панель Research (Рецензирование) в обеих версиях Word содержит функцию перевода выделенного текста или всего документа с одного языка на другой. Она работает более успешно при попытке понять смысл документа на чужом языке, нежели при желании пользователя поделиться мыслями с теми, кто его родным языком не владеет. Чтобы понять почему, переведем несколько фраз с родного языка на другой, а затем обратно.

7. Составляем компактные уравнения. Можно, конечно, записать: «Напряженность электрического поля равна единице, поделенной на электропроводность и умноженной на плотность электрического тока». Но гораздо компактнее будет запись E=1–?J. Чтобы вставить уравнение в Word 2007, выбираем на ленте Insert (Вставка) команду Equation | Insert New Equation (Формула | Вставить новую формулу) и используем инструменты появившейся панели Equation Design (Формула). В Word 2003 это чуть сложнее. Из меню обращаемся к команде Insert | Object (Вставка | Объект), выбираем вариант Microsoft Equation 3.0 и щелкаем на ОК. Затем используем появившуюся панель Equation (Формула).