Дел до ж*пы. Как вести список задач, чтобы они выполнялись сами собой

Есть множество способов составить список дел. В этом разделе мы поговорим о самых популярных на сегодня методиках. Возможно, вы уже знакомы с некоторыми из них. Цель этого раздела не в том, чтобы выбрать лучшую систему. Он написан для того, чтобы вы могли рассмотреть несколько вариантов и отметить функции, наиболее подходящие вам.

Информация из этого раздела пригодится, когда мы будем создавать систему организации задач под ваш рабочий процесс. Вы сможете собрать понравившиеся функции из разных систем в одну – идеально соответствующую вашим предпочтениям.

#1 – огромный, всеобъемлющий список

Этот метод лишен какой-либо изящности. По сути – это просто свалка для разгрузки головы. От вас требуется лишь писать все, что придет вам в голову, в один большой список.

Проблемы такого подхода очевидны. Во-первых, список быстро станет бесконечным. Если вы будете каждый день пополнять его новыми задачами, то вряд ли сможете выполнить их все.

Во-вторых, такой список дает слишком много выбора. Это вредит вашей способности принимать решения. Когда перед вами огромный список самых разных задач, вы скорее замрете в нерешительности, а не приметесь за дело.

В-третьих, в этом списке слишком много вариативности. Дела на три минуты будут стоять рядом с делами на три часа. Неважные задачи будут висеть рядом с высокоприоритетными. Вы будете тратить время на пункты, которые вовсе не нуждаются в сиюминутном внимании.

У «большого и всеобъемлющего» подхода есть и другие минусы. Однако я полагаю, вы уже и так все прекрасно поняли. Стратегия оставляет желать лучшего.

Несмотря на все сказанное, важно уточнить, что полная мысленная разгрузка – нужный шаг на пути к созданию эффективного списка дел. Но это только первый

шаг. После того как вы выпишете все задачи, скопившиеся у вас в голове, необходимо организовать их в зависимости от важности, срочности, контекста и так далее.

Этот момент мы обсудим подробнее чуть позже.

А пока мы выяснили: вываливать все в один большой список и пытаться с ним работать – ужасная идея!

Выполнение задач и вычеркивание их из списка подарит вам ощущение невероятной продуктивности. На самом деле вы будете склоняться к наиболее легким, неприоритетным задачам, которые требуют меньше времени и усилий. А действительно важных и срочных пунктов так и не коснетесь.

Этот подход весьма популярен, но вовсе не из-за своей эффективности. Просто большинство из нас не умеет создавать рабочие системы управления задачами.

Я специально решил пройтись по этой методике в самом начале, чтобы подчеркнуть ее минусы. Разумеется, у оставшихся девяти методик тоже есть минусы, но гораздо менее вредоносные для вашего долгосрочного успеха.

#2 – список «задача + дата начала + дата завершения»

Прелесть этого формата в простоте. А также в том, что он содержит важнейший элемент качественной системы управления задачами – сроки.

Мы уже говорили, что в большинстве списков дел отсутствуют четкие временные рамки. У составителя такого списка может быть примерное понимание, когда дедлайн той или иной задачи. Однако точную дату выполнения он не назначает.

Это – большая ошибка. Дедлайны важны: именно они побуждают нас действовать. И они же помогают распределять ограниченное время между соревнующимися за него проектами и задачами.

Продуктивность растет при условии, что установленные нами дедлайны реалистичны и учитывают сравнительную важность пунктов списка.

Мы не просто успеваем делать больше – мы выполняем больше полезных дел.

Описанный в этом пункте подход к спискам дел знакомит нас с еще одной важной функцией – датой начала. Вместо того чтобы оставлять вас наедине с длинным перечнем задач и их крайними сроками, ваш список дел подскажет конкретные даты, когда необходимо начать выполнять эти задачи.

Эта функция полезнее, чем кажется на первый взгляд. Она дает два существенных преимущества. Во-первых, благодаря обозначенным датам начала вы сможете сконцентрироваться на меньшем количестве дел. Вам нужно будет уделить внимание только текущим задачам – тем, к которым необходимо приступить сегодня. Вы не будете отвлекаться на задачи, чье время еще не пришло.

Во-вторых, вероятность, что вы будете что-то доделывать в самую последнюю минуту, существенно снизится. Даты начала помогут вам приступать к задачам так, чтобы завершать их вовремя.

Для наглядности вспомните, как большинство людей – и вы в том числе – проходят по своим спискам дел. Они выбирают пункты, не зная, какие могут подождать, а какие требуют незамедлительных действий. Не имея конкретных дат начала и окончания, мы действуем наугад. Результат часто не радует.