Магическая уборка на работе. Создайте идеальную атмосферу для продуктивности и творчества в офисе или дома

Гавино строил карьеру в основном в государственном секторе: сначала служил в правоохранительных органах, а потом в армии США. Это была хорошая карьера, с такими яркими моментами, как обновление учебных планов и структуры работы полицейской академии и помощь в обеспечении свободных выборов в Афганистане. Но в ней было одно сомнительное звено – бесконечные совещания. Поскольку ежедневные брифинги были обязательными, Гавино приходилось сидеть на совещаниях даже тогда, когда нечего было обсуждать.

Настал момент, когда Гавино ушел с государственной службы, чтобы основать международную консалтинговую фирму. Он помогает крупнейшим компаниям мира переводить свои кадровые функции (например, начисление заработной платы и планирование отпусков) на единую технологическую платформу.

Корпоративный мир, как вскоре стало ясно Гавино, сильно отличается от государственного сектора. В отсутствие унифицированных обязательных протоколов руководители могут сами определять, когда и как им проводить совещания.

Его первым проектом стала производственная компания из Флориды. У руководителей этого проекта были похожие биографии и равное положение в консалтинговой компании Гавино. Хотя на совещаниях присутствовали оба руководителя, когда эстафетная палочка ответственности за организацию передавалась от одного к другому, процесс шел по-разному. Джон, первый руководитель, предпочитал устраивать частые и длительные совещания. Марк созывал совещания реже, они были более короткими и насыщенными.

Дискуссии на совещаниях, организованных Джоном, были бесцельными и завершались только тогда, когда все участники настолько уставали, что просто больше не хотели говорить. Во время одного из таких изматывающих совещаний кто-то из участников придумал «план освобождения»: сбежать в туалет. После того как одна женщина отпросилась в дамскую комнату, другие сразу же последовали ее примеру, и в итоге мероприятие свернулось само собой.

– Такие совещания отрывают от дел и буквально увеличивают рабочий день вдвое… Их расценивают практически как наказание… Они убивают все удовольствие от работы, – ворчал Гавино.

Совещания Марка, напротив, начинались всегда вовремя и часто заканчивались раньше намеченного срока благодаря заранее составленной программе. Гавино чувствовал себя мотивированным и вовлеченным и во время, и после обсуждений, готовым приложить все усилия и внести ценный вклад в деятельность компании.

Как бы совещания ни расстраивали нас, они необходимы. Именно там рождаются новые идеи, принимаются важные решения, мы учимся у других и работаем вместе. Согласно данным одного исследования, удовлетворенность человека своей работой более чем на 15 процентов зависит от удовлетворенности совещаниями[63], на которых он присутствует. Если учесть многочисленные факторы, влияющие на чувство удовлетворенности работой: должностные обязанности, оплату, возможности продвижения и отношения с начальством, – это довольно большая доля.

Когда мы выступаем как организаторы и участники хорошо продуманных совещаний, нам намного легче ощущать радость от своей работы. Однако нет сомнений, что плохо проведенные совещания становятся главной головной болью и одним из основных препятствий на пути к продуктивности[64]

. Они уменьшают нашу вовлеченность в процесс, эмоционально истощают нас[65] и лишают работу всякой радости. Но как показывает опыт Гавино, проблема не обязательно заключается в совещаниях как таковых. Можно добиться большей продуктивности при меньшем количестве и меньшей продолжительности совещаний. Какой бы ни была ваша должность или роль, есть простые меры, которые можно предпринять, чтобы сделать совещания вдвое более эффективными при вдвое меньшей продолжительности, одновременно внеся в них элемент радости.

Вообразите свое идеальное совещание

Прежде чем начать упорядочивать эту сферу, постарайтесь представить, как выглядит «идеальное совещание» – и то, где вы просто присутствуете, и то, которым официально руководите. Даже если ваша карьера только начинается и встречи, на которых вы бываете, организуют другие люди, важно представлять, чего вы

хотите от совещаний. Если вы станете твердить себе, что любое совещание – это полный отстой, так и будет.

Что характерно для вашего идеального совещания? Четкая направленность и цель? Активность участников? Настрой участников – когда они выслушивают друг друга, уважают чужое мнение и получают удовольствие? Возможность продемонстрировать результаты за небольшой промежуток времени?

Мысленно представьте или опишите на бумаге, какое ощущение вызывает это идеальное совещание и к каким результатам оно приведет.

Соберите свои совещания в одну «кучку»

Возможно, вы даже не осознаете, сколько времени и усилий вкладываете в совещания, поскольку они разбросаны по дням недели. Пора собрать их все в одну «кучку».