Магическая уборка на работе. Создайте идеальную атмосферу для продуктивности и творчества в офисе или дома

Присутствуйте по-настоящему. Я видел слишком много совещаний, где лишь немногие участники по-настоящему присутствовали и активно участвовали. Сидите с прямой спиной, близко к столу и излучайте позитивную энергию. Сейчас не время витать в облаках.

Правило второе: приходите подготовленным

Если руководитель заранее предоставил участникам программу, позаботьтесь о своей подготовке. Если вы считаете, что вам некогда готовиться, вероятно, вам некогда и сидеть на совещании. Еще раз спросите себя: «Стоит ли мне бывать на этих совещаниях?»

Правило третье: отложите в сторону гаджеты

Серьезно, мы все видим, что вы украдкой «залипаете» в телефоне. Это, во-первых, невежливо, а во-вторых, невербально сообщает присутствующим, что вы считаете происходящее неважным и нестоящим вашего внимания. Работающие гаджеты создают посторонние шумы – от сигналов уведомлений до постукивания пальцами по экрану. Стоит одному человеку потянуться за телефоном, как другие следуют его примеру, и вот уже все присутствующие относятся к совещанию без того уважения, которого оно заслуживает. Если вы сфокусируетесь на совещании, оно завершится раньше, будет более эффективным и приятным.

Правило четвертое: слушайте – слушайте по-настоящему!

Во время совещаний мы должны слушать и учиться друг у друга. Делать это довольно трудно, потому что все мы любим поговорить. Проведя ряд экспериментов, исследователи выяснили, что люди любят говорить сами настолько сильно, что готовы пожертвовать частью заработанных денег, только бы поговорить еще немного. Компьютерная томография мозга во время исследований показала, что речь вызывает у человека такое же чувство удовлетворения, как еда или секс[67]. Так что неудивительно, что совещания имеют тенденцию быстро превращаться в бессистемную говорильню, которую мало кто слушает.

Правило пятое: высказывайтесь

Возникают моменты, когда вы можете поделиться уникальной информацией. Фокусируйтесь на развитии диалога, учитывая новую информацию, разные точки зрения или возвращая дискуссию к теме, от которой она отклонилась. Если вы видите, что обравшимся недостает критического мышления, возьмите на себя роль «адвоката дьявола» или другой заинтересованной стороны – другого отдела в компании, регулирующего органа или потребителя. Хотя эффективный руководитель обычно сам пресекает ненужные и посторонние обсуждения, хороший участник совещания способен регулировать собственное поведение и сознавать, когда настает время высказаться, а когда послушать. Определять это следует, опираясь на простое правило: «Сообщу ли я новую информацию, которая поможет достигнуть цели совещания?»

Если нет, значит, сейчас нужно слушать других.

Правило шестое: не навреди

Мы ответственные взрослые. Бросаться в других обвинениями, обрывать их на полуслове, рекламировать себя – все это дисфункционально и непродуктивно. Состоялось одно примечательное исследование, изучившее 92 совещания отделов, и выяснилось, что неправильное поведение участников причиняет больше вреда[68], чем правильное приносит пользы. Так что самое малое, что вы можете сделать, – это оставить язвительные замечания и негативное отношение на своем рабочем месте.

Наконец, поддерживайте других. Вместо того чтобы с ходу отвергать сказанное другим человеком, старайтесь развить его идею. Замените «нет, но…» на «да, и…», чтобы избавиться от инстинктивного побуждения «резать» чужие идеи, и научитесь надстраивать их. Так вы поднимете настроение и другим людям, и себе, поскольку будете помогать им, а не мешать.

Проводите упорядоченные совещания

Может быть, вы менеджер, который регулярно проводит совещания. Или, может быть, вы хотите развивать свою карьеру и готовы принять на себя дополнительные обязанности, которые, вполне вероятно, будут включать организацию совещаний. Может быть, вы работаете с клиентами, и вам нужно организовывать совместные обсуждения, чтобы добиться лучших результатов. Может быть, к вам обратилась ваша начальница и попросила провести совещание в ее отсутствие. Готовы ли вы к этому? Какой бы ни была ваша должность, умение провести упорядоченное совещание – навык, который сослужит вам добрую службу.

Во-первых, поймите, какой цели вы хотите добиться. Есть ли вообще необходимость проводить совещание? Некоторые встречи оказываются чисто информативными, и, как правило, существует более эффективный способ донести сведения до заинтересованных лиц. Простой раздачи материалов или пары слайдов может быть достаточно, чтобы охватить всё, о чем вы собираетесь сказать. Пусть люди ознакомятся с новостями, когда им будет удобно, а совещания приберегите для обсуждений и принятия решений.