Магическая уборка на работе. Создайте идеальную атмосферу для продуктивности и творчества в офисе или дома

Пройдитесь по своему календарю за последнюю неделю и найдите все совещания, на которых присутствовали. Непременно включите и те, которые не были официально запланированы, например срочные «летучки». Теперь, используя для каждого мероприятия отдельную карточку (или таблицу в Excel, как делали прежде в других подобных случаях), укажите его название, количество затрачиваемого на него времени и частоту, с которой вы его посещаете.

Далее берите в руки каждую карточку и задавайтесь вопросами.

Необходимо ли это совещание для моей работы? Например, была ли озвучена на нем информация, которую вы не могли узнать из других источников? Помогло ли оно решить критически важные проблемы? Привело ли к принятию важного решения или плана действий? Вам пришлось присутствовать на нем, потому что начальник рассердился бы, если бы вы не пришли? Вопрос по поводу еженедельных совещаний: на каждом ли из них вам необходимо присутствовать?

Помогло ли это совещание приблизиться к моему идеалу трудовой жизни? Например, узнали ли вы что-то такое, что поможет вам развивать свою карьеру?

Доставило ли мне радость это совещание

? Например, позволило ли оно вам ощутить более тесный контакт с коллегами? Получили ли вы от него удовольствие?

Порвите все карточки с названиями совещаний, которые не удовлетворяют хотя бы одному из этих условий. Непременно скажите спасибо каждому из них за то, чему оно научило вас (пусть даже только тому, как не следует проводить совещания!).

Для тех совещаний, за организацию которых вы несете ответственность: пройдитесь по всем этим карточкам с установкой по умолчанию «отменить все, что уже назначено». Еженедельное по текущим делам, ежеквартальное выездное, полугодовое итоговое или ежемесячное проектное – неприкосновенных среди них нет. Оставьте только те регулярные совещания, которые всегда приводят к улучшениям в работе и приносят наибольшее удовлетворение участникам, причем сохраняйте их только до тех пор, пока они нужны и полезны. Хотя они давали отличные результаты в прошлом, это совсем не означает, что такая практика должна быть вечной.

Теперь разложите перед собой оставшиеся карточки, чтобы видеть их все одновременно. Что они говорят о вашей работе? Тратите ли вы слишком много времени на совещания и слишком мало на собственно работу? Большинство совещаний обязательны для человека, занимающего вашу должность, но при этом лишь считаные из них приближают вас к идеалу трудовой жизни? Вы видите, что ваши дни заняты посещением бесконечных совещаний, только чтобы угодить начальству?

Отделите неупорядоченные совещания от ненужных

Старайтесь сделать все возможное, чтобы не ходить на совещания ненужные, не помогающие воплощать ваше радостное будущее или не радующие вас в настоящем. Увы, несмотря на все усилия, в реальном мире это не всегда осуществимо. А для некоторых людей, учитывая специфику их работы, это и вовсе невозможно. Вам необходимо оценить свою ситуацию. Но помните, что пространства для маневра все же может быть больше, чем кажется.

Есть две причины, по которым люди не хотят посещать совещания: либо они плохо организованы, либо не имеют прямого отношения к их работе. Я позже объясню, как можно усовершенствовать организацию необходимых совещаний. Упорядочение может сделать их лучше, а поскольку они важны, их стоит сохранить. Вы можете помочь полностью реализовать их потенциал.

Если вы считаете, что цель конкретного совещания несущественна для сообщения новой информации или вклада в общее дело, пора попытаться избавиться от него.