Осторожно: кадровик! Как выживают с таким диагнозом

На том, что называется, регулярно и горели. Темы были похожие, названия Компаний тоже, верхнее руководство вообще одно. Понятно, что для нее это был единый заказ. Только деньги шли от трех разных компаний. И акты о результатах работы требовалось оформлять к трем разным договорам. А тут еще наши финансисты регулярно меняли суммы, идущие с конкретных Компаний. Ну то есть общая-то у нее была одна сумма, а три составляющие от трех Компаний – разные и вдобавок регулярно изменяющиеся. Вот она и путалась постоянно в отчетности. А вместе с ней и три Отдела кадров. Пару раз мы вместе с ней переделывали ее акты за несколько месяцев.

Причем, я не могу винить в этой неразберихе ее. Мы с ней были скорее жертвами каких-то решений финансистов или верхнего руководства. Дай бог, чтобы эти решения были продуманными, а не просто глупостью верхних лиц. Но этого мы никогда не узнаем.

Под конец мы с этой женщиной сначала в электронном виде утрясали акты и суммы, потом под свою ответственность передавали все в бухгалтерию на оплату, а уж потом только она приезжала и забегала к нам с бумажными, подписанными ею, экземплярами.

Отчетность и запросы

Отчетности в Отделе кадров много. Она бывает регулярная и по запросу. С регулярной все просто – ее мы автоматизировали. А вот по запросу… Самое надежное – по возможности, отбрыкаться. Если не получилось, то хотя бы видоизменить запрос под имеющиеся автоматические отчеты.

Ну а уж когда не получалось ни отбрыкаться, ни видоизменить, то сидели сводили данные в Excel. Самое обидное было, если «Некто» высокого уровня запрашивал совершенно неудобоваримый отчет, на который у нас подчас не хватало данных. Этот «Некто» топал ножками и требовал предоставить аналитику немедленно. Мы теряли всем отделом день, а то и два, на ручную сборку данных из личных дел работников. А когда направляли товарищу готовый отчет, он сообщал, что все и так рассосалось. Отчет уже не нужен.

Ставлю многоточие…

Одна из моих Компаний входила в финансовую группу, в которой нас курировал банк, точнее мы были его дочерней Компанией. Много лет мы были обложены кадровой отчетностью, которую работники банка собирали со всех дочерних Компаний. Мы привыкли к этой отчетности, автоматизировали, особо с ней не заморачивались и не вникали в нее – просто раз в месяц снимали со своей кадровой программы отчеты и заливали их в программу банка.

Представьте нашу растерянность, когда в один прекрасный момент в банке полностью поменялись люди, собирающие отчетность! Уж не знаю, что случилось в самом банке, но только новые работники совершенно не понимали, что делать со сдаваемыми нами данными. Мы, конечно, продолжали их сдавать, но звонки новых работников нас смущали все больше и больше. Они пытались узнать у нас, для чего нужны те или иные сведения, направляемые нами, как получаются те или иные цифры.

Мы были в ауте! Снимая автоматические отчеты, мы давно забыли, как рассчитываются показатели, откуда берутся данные и т.д. Нам пришлось потратить кучу времени на восстановление потерянных, давно забытых и никому не нужных знаний. Конечно, мы честно рассказали банковским работникам, что думали по поводу этой отчетности. А надо заметить, что думали мы о ней очень плохо. Примиряла нас со старой отчетностью только ее полная автоматизация.

И как вы думаете, чем все это закончилось? Новым людям надо было отрабатывать свои зарплаты! Не сумев вникнуть в старую отчетность, они придумали новую, в которую уже теперь нам надо было вникнуть и по новой автоматизировать.

И вот после нескольких месяцев разборок со старой отчетностью, а она была по всем параметрам учета персонала – приемы, увольнения, переводы, анализ гендерного/образовательного/возрастного состава, аналитика по стажу работы в компании и в отрасли, по соотношению руководящего и рядового персонала и прочее и прочее – мы вынуждены были перейти на другой вид отчетности по приблизительно тем же вопросам, но с другой подачей.

Для нас это означало пару-тройку месяцев подготовки отчетности вручную и написание технического задания на автоматизацию новой отчетности.

В общем и целом, смена кураторов из головной Компании обошлась нам в несколько месяцев (более полугода) нервотрепки с отчетностью и разборками с банком.

Автоматизация

Думаю, не во всех Отделах кадров есть такой шикарный функционал. Из разговоров со многими кадровиками я вынесла, что являюсь счастливейшим и одним из немногих представителей кадрового сообщества, которому удалось в когда-то ультраконсервативной Компании автоматизировать практически каждый чих, связанный с нашей работой – и предоставление отпусков, и подготовку графика отпусков, и учет обычного рабочего времени, и суммированный учет рабочего времени, и согласование приемов/переводов, и обходной лист, и многое другое специфичное кадровое.