Читаем Профессия финансист. Как в современном бизнесе мотивировать людей и управлять деньгами, не забывая про риски полностью

Профессия финансист. Как в современном бизнесе мотивировать людей и управлять деньгами, не забывая про риски

В качестве примера можно привести одобрение советом директоров или акционерами кандидатуры внешнего аудитора, нанятого для проверки финансовой отчетности компании. Поскольку именно они, согласно уставу или акционерному соглашению, утверждают такого контрагента и стоимость его услуг, то принятие решения только генеральным директором или его заместителем (финансовым директором) будет превышением полномочий и может повлечь признание подобного договора недействительным. Операционному менеджменту в таком случае грозит административное или уголовное наказание – в зависимости от суммы договора и наличия злого умысла. Как правило, аудитор или банк сам проверит полномочия подписанта и потребует все необходимые разрешительные документы (например, резолюцию совета директоров), но при заключении контракта с обычным контрагентом такого контрольного процесса может не быть.

Требования банков, бирж, инвесторов и прочих институтов, отношения с которыми строятся, как правило, на получении средств для развития бизнеса, относятся как к общекорпоративному, так и к финансовому контролю. Обычно это ковенанты (covenants) или особые условия, регламентирующие отдельные решения компании, информацию об операциях, развитии бизнеса и финансовых показателях, а также выполнение определенных финансовых и операционных нормативов или достижение плановых показателей.

<p>Финансовый контроль</p>

Для организации это системообразующий и критичный блок. Как сказали бы бухгалтеры и аудиторы, сюда входит:

• организация системы отражения фактов хозяйственной деятельности;

• сбор финансовой отчетности и ее аудит;

• если необходимо, контроль выполнения нормативных показателей согласно корпоративным документам и соглашениям с финансовыми институтами;

• выполнение требований законодательства страны по регистрации компании относительно выпуска финансовой и налоговой отчетности.

С точки зрения практического внедрения системы финансового контроля это, во-первых, правила и процессы подготовки, подписания и хранения первичных документов: счетов, товарных накладных, актов приемки-передачи услуг или товаров, актов о выполненных работах и пр. Система предприятия должна быть создана (или задизайнена, как принято говорить в среде методологов и автоматизаторов) таким образом, чтобы документы первичного учета под каждый факт хозяйственной деятельности своевременно формировались и подписывались, а процессы компании позволяли избежать человеческого фактора ошибок сотрудников, прямых злоупотреблений или мошенничества.

Следует отметить, что в части утверждения транзакций в финансовых процессах важно соблюдать принцип разделения полномочий (SOD – segregation of duties). Сотрудник, который имеет право вносить транзакцию на оплату в системе, не должен «совмещать» возможность ее утверждения, так как это увеличивает вероятность мошенничества.

Во-вторых, это, конечно же, правила, методология, процессы и автоматизация системы по сбору отчетности отдельных компаний, а также консолидированной отчетности группы. Важно настроить эффективный последовательный и поэтапный процесс с контрольными процедурами (точками), который позволит в регламентированные сроки организовать подготовку, проверку и раскрытие (публикацию) отчетности для внешних пользователей.

Для этого полезно разработать и встроить в процесс так называемый «светофор» – контрольный отчет, настроенный на ключевые для компании сверки и отражающий сопоставимость цифр из различных источников или баз данных. Тут же можно внедрить порог материальности и округлять данные при проверке. В некоторых бизнесах он может быть практически нулевым (цифры сходятся без приближений), в иных организациях порог материальности может доходить до 0,5 %, что нормально.

Возможно еще установить порог (процент) допустимого отклонения при выполнении аналитических процедур (год к году, квартал к кварталу, месяц к месяцу). При формировании порога материальности важно ориентироваться на показатели отчетности (статья pretax income, fixed assets, revenue). В разных компаниях базы для расчета могут отличаться, они зависят от профиля организаций.

Финансовый контроль в базовой реализации есть в любой компании, которая ведет регулярный бухгалтерский учет и сдает налоговую отчетность. Дальше идут качественные уровни реализации системы финансового контроля: наличие описанных процессов, методологии учета, сбора и хранения документов, автоматизация процессов, проведение сверок с контрагентами и внутри компании между различными источниками данных, внедрение элементов внутреннего аудита и регулярное проведение внешнего и др.