Система «Кольчуга++». Базовые приемы управления

Также масштабируются и процессы. Сначала в крупной задаче выделяют пять этапов (планирование, управление, обеспечение, исполнение и контроль), потом каждый из этапов можно разделить опять на четыре и т. д. Понятно, что крупные задачи соответствуют организации в целом, а самый подробный уровень – отдельному сотруднику.

Зачем нам нужно это знание? – спросите Вы. Об этом дальше.

3.2. Устраняем проблемные места

Итак, теперь вы знакомы со структурой правильного процесса. Как ее использовать на практике?

Попробуйте вспомнить проблемы, которые возникали при решении задач. С вероятностью 80 % это было по одной из причин:

Сотрудник не понял, что от него требуется;

Чего-то не хватило при целевом действии;

При выполнении что-то не было доделано;

Не вовремя или не точно сообщили о завершении работ;

Полученный результат не проконтролировали.

Т.е. обычно проблемы, не связанные с компетенцией сотрудника, возникают на границах этапов.

Иногда проблемы имеют тенденцию накапливаться по мере реализации проекта, поэтому полученный результат может сильно отличаться от задуманного:

Устранить эту проблему можно, в частности, промежуточным контролем. Тогда результат будет ближе к запланированному. Как и в каких точках осуществлять промежуточный контроль?

В каких точках добавлять промежуточный контроль?

Теперь, зная структуру правильных процессов, вы понимаете, что оптимальные точки промежуточного контроля – между этапами:

Итак, первый способ устранения проблем:

добавляйте точки промежуточного контроля между этапами.

Самый простой способ промежуточного контроля – составление чек-листов. По такому контрольному списку можно быстро проверить итог этапа. Конечно, это можно сделать и устно, но в этом случае чек-лист должен быть у руководителя в бумажном виде или в голове. Один из вариантов опросника для контроля сотрудников:

1. После этапа «Планирования»:

a. Какие действия и в каких случаях необходимо предпринять?

2. После этапа «Управления»

a. Что произошло?

b. Почему решено действовать именно так?

c. Какие ресурсы потребуются?

3. После этапа «Обеспечения»

a. Какие ресурсы подготовлены, в каком количестве и качестве?

4. После этапа «Исполнения»

a. Что сделно?

b. Каким был результат?

5. После этапа «Контроля»

a. Как проконтролировали полноту выполнения работы?

b. Что сделано не так или не в полной мере?

c. Что нужно будет доделать?

Вы скажете: «Если я каждому сотруднику буду задавать такие вопросы, то мы ничего не сделаем, а будем только разговаривать» И будете правы.

Когда можно контролировать меньше?

Вы чувствуете разницу в управлении новичками и профессионалами? Обычно с профессионалами иметь дело одно удовольствие. Не успели закончить фразу, а он уже пошел делать, и сделает хорошо, вовремя и без лишних вопросов.

Другое дело новичок. Дали ему задание, а у него через каждые несколько минут вопросы:

– Где мне взять…?

– У кого попросить…?

– Как сделать это…?

– Я хорошо сделал…?

– Я правильно сделал…?

Опыт подсказывает, что контроль новичка должен быть плотнее, чем профессионала.

Итак, второй способ устранения проблем:

выращивайте из своих сотрудников профессионалов.

И один из способов, не считая курсов по повышению квалификации – промежуточный контроль с правильной обратной связью. Давая новичку при каждом контроле правильную обратную связь руководитель (наставник) постепенно воспитывает в нем правильное отношение к делу, «пропитывает» его корпоративной культурой. Конечно, для этого обратная связь должна быть именно правильной. На ней я подробнее остановлюсь в главе об информационном обмене.

Для опытных же сотрудников такой контроль становится лишним и ведет, как минимум, к потере времени как руководителя, так и сотрудника, т. е. к снижению эффективности в целом, а иногда и к демотивации профессионалов.

Итак, один из наиболее важных критериев роста профессионализма:

С ростом профессионализма необходимость контроля падает, а результаты работы становятся лучше и достигаются быстрее.

В наших рассуждениях прозвучала тема времени. Профессионалы не только делают лучше, но и быстрее. В результате время экономится сразу по нескольким направлениям:

– результат достигается быстрее;

– экономится время на промежуточном контроле;

– экономится время на устранении последствий неправильных действий.

Как повышать профессионализм мы рассмотрели во второй главе, а тему времени рассмотрим в пятой главе книги: как экономить, как оптимально использовать и т. п.

Другие виды контроля