Система «Кольчуга++». Базовые приемы управления

– Как часто нужно расставить точки промежуточного контроля?

К блоку «П» (этап планирования):

– Есть ли стандартная процедура для этой задачи?

– Когда сотруднику нужно будет действовать: Сразу или при наступлении некоторого события? Какого события?

К блоку «У»:

– Какова цель задачи, какие задачи корреспондируют с этой?

– Кого он должен попросить о выделении ресурсов?

К блоку «О»:

– Какие ресурсы и сколько может понадобиться (люди, время, деньги и т. п.)

– Какие ресурсы он может задействовать самостоятельно, а на какие – запросить дополнительное согласование

– Приоритетность по сравнению с порученными ранее задачами

– Какие ограничения есть по времени?

– Какие требования по качеству исполнения?

К блоку «И»:

– Какие действия нужно будет предпринять?

– Кто ответственный за каждое действие?

К блоку «П» (этап контроля):

– Каковы критерии выполнения задачи?

– На что стоит обратить внимание?

– В какой момент и кому доложить о выполнении?

Приучая себя действовать в таких категориях вы передадите такой подход и сотрудникам. Он постепенно начнут понимать, на что и в какой последовательности обращать внимание.

Формализованный подход – действие по инструкциям

Инструкции, составленные с использованием системного подхода, позволяют постепенно сформировать мышление сотрудников по системному подходу.

Проверьте свои инструкции, отражают ли они все четыре этапа процесса? Составление инструкции является первым этапом процесса. Итак, первая деталь правильной инструкции – ее структура, которая должна соответствовать системному подходу:

1. Вводная часть;

2. Условия применения инструкции;

3. Подготовительные мероприятия;

4. Действия по решению задачи;

5. Проверка результата и доклад о завершении работы.

В каждом пункте желательно наличие до 5–6 подпунктов и каждый подпункт еще может делиться на такое же количество действий, т. е. использовать схему «5 по 5». Самым простым критерием деления на пункты может быть деление по системному подходу (управление, обеспечение, исполнение и контроль).

Второй важной деталью инструкций должны стать пункты промежуточного контроля. Для этого можно использовать чек-листы (контрольные списки).

Чтобы вам и вашим сотрудникам было проще составлять инструкции, составьте список вопросов, отражающих специфику деятельности, на которые должны отвечать отдельные пункты инструкции.

Вот самый общий шаблон с вопросами:

1. Вводная часть

– О чем данная инструкция

2. При каких условиях применяется данная инструкция

– По чьей команде осуществляются данные действия

– Какие параметры необходимы для действия (уточнить у отдающего команду)

– Каков приоритет по сравнению с остальными действиями (срочность и важность)

– Перечислить все, что нужно будет определения кол-ва ресурсов по решению задачи

3. Подготовительные мероприятия

– Какие ресурсы нужно подготовить

– Сколько времени потребуется (или необходимо уложиться)

– Сколько и каких специалистов потребуется

– Кому звонить для консультаций

– Перечислить все, что должно быть готово для начала действий

4. Действия

– Кто, какие действия в каком порядке нужно предпринять

– Что в результате должно быть сделано, в каком количестве и в каком качестве

5. Проверка результата и доклад о завершении работы.

– Каков ожидаемый результат

– Как его проверить

– Какие отклонения от результата допустимы и они как могут быть устранены

– Форма и сроки доклада о выполнении, кому докладывать?

Инструкции вы можете составлять и для себя. Ведь на выяснение последовательности действий при решении незнакомых задач уходит много времени, а удержать в голове все детали трудно, да и не нужно. Помните, что в голове проблематично удерживать более 7–9 элементов. И второй большой плюс. Записанный план вы сможете использовать повторно, поделиться с сослуживцами или делегировать его выполнение подчиненным. А вот план в голове такими свойствами не обладает. Особенности разных носителей информации мы рассмотрим подробнее в следующей главе.

3.4. Системный подход к компетентности

Системный подход позволяет систематизировать персональную компетентность руководителя.

Ведь руководитель отвечает за весь цикл деятельности подразделения, делегируя полномочия, а это значит, что он должен обладать всеми компетентностями, соответствующими каждому из блоков: планирование, управление, обеспечение, исполнение и контроль. Конечно, детали очень индивидуальны, и вы наверняка легко расширите и уточните следующий обобщенный список:

1. Планирование:

a. Планирование действий при распоряжениях руководителя.

b. Планирование действий при возникновении определенных ситуаций.

2. Управление:

a. Получение команды от руководства, понимание необходимых параметров, которые нужно уточнить.

b. Выдача команды на управление подчиненным, доведение деталей.

3. Обеспечение,

a. знание доступных ресурсов;

b. умение выделять необходимые ресурсы;

c. представление о необходимых ресурсах для возможных процессов (длительность, кол-во людей, стоимость и т. п.);