Система «Кольчуга++». Базовые приемы управления

– возможность и удобство обработки;

– возможность и удобство общего доступа;

– время, надежность и удобство хранения информации.

Конечно, можно каждому сотруднику раздать по планшету, обучить на десяти пальцевому методу печати, чтобы они могли быстро фиксировать распоряжения любимого начальника. Но это дорого и в ряде случаев ненужно. Разберемся, какие носители информации стоит использовать для максимизации соотношения эффективность/цена.

Выделим следующие типы носителей: бумага, файлы, «голова», навыки, корпоративная культура. Рассмотрим их подробнее.

Культура

Мы не будем долго останавливаться на этом носителе, хотя он и наиболее ресурсоемкий, но для его создания нужны значительные временные затраты.

Одна из составляющих культуры – культура общения. Например, к культуре общения можно отнести умение давать и брать обратную связь. Очевидно, что умение работать с обратной связью повышает пользу от информационного контакта, позволяет выявить детали, которые могут привести к потере эффективности.

Вторая важная составляющая – язык общения.

Есть жизненный анекдот про язык управления:

«При анализе второй мировой войны американские военные историки обнаружили очень интересный факт. А именно, при внезапном столкновении с силами японцев американцы, как правило, гораздо быстрее принимали решения и, как следствие, побеждали даже превосходящие силы противника.

Исследовав данную закономерность ученые пришли к выводу что средняя длина слова у американцев составляет 5,2 символа, тогда как у японцев 10,8, следовательно, на отдачу приказов уходит на 56 % меньше времени, что в коротком бою играет немаловажную роль.

Ради «интереса» они проанализировали русскую речь и оказалось, что длина слова в русском языке составляет 7,2 символа на слово (в среднем), однако при критических ситуациях русскоязычный командный состав переходит на ненормативную лексику, и длина слова сокращается до (!) 3,2 символов в слове. Это связано с тем, что некоторые словосочетания и даже фразы заменяются ОДНИМ словом. Для примера приводится фраза: "32-ой приказываю немедленно уничтожить вражеский танк, ведущий огонь по нашим позициям". – "32-ой … по этому…"»

Вот такая история. Для случая, когда люди сработались, контекст ясен такие команды действительно позволяют выиграть время. Чаще всего, в повседневной управленческой практике, важнее бывает донести правильный контекст и детали. Поэтому обязательно стоит следить за чистотой и праильностью языка подчиненных, чтобы нельзя было их слова понять двояким образом.

Третий важный компонент культуры – взаимное уважение. Без него решение производственных вопросов иногда уходит в эмоциональную сферу, где она не может быть решена, и превращается в личностный конфликт.

«Голова» и «руки»

«Голова» – наиболее распространенный носитель информации. Даже вы говорили кому-нибудь: «Это у меня в голове».

Как видно из приведенной выше статистики, время хранения информация в голове значительно отличается в зависимости от способа поступления и использования.

«Голова» хороша для использования при обмене информацией (зеленый тип). Когда идет обсуждение одной темы, не имеющей широких связей. Как видно из статистики и с учетом правила семи, полученная при таком обмене важная информация должна быть переведена на более стабильный носитель информации (бумагу или файл).

Чтобы носить больше информации в голове, лучше ее перевести в «руки», т. е. в навыки. Это позволяет экономить время и повышает эффективность.

Еще одним минусом информации в «голове» или в «руках» – не возможность ее быстрой передачи другим, а также использование для анализа. В коллективе, где компетенции должны быть распределены и люди должны быть взаимозаменяемы это является значительным ограничением.

Бумага

Под бумагой я имею ввиду, все то, на чем можно писать ручкой: ежедневник, тетрадь, отдельные листки, стикеры и т. п.

Это наиболее оперативный и доступный способ фиксации информации – это основное достоинство этого метода.

Минус такого метода – для быстрого доступа к такой информации необходима структуризация информации, т. е. она должна быть разложена по папкам с наименованием тематики. Также неудобно анализировать эту информацию.

Файлы

Файлы наоборот удобны для анализа, хранения и распространения, но они требуют затрат на перевод из какой-либо другой формы.

Например, чтобы навык перевести в файл носитель этого навыка должен составить подробную инструкцию, протестировать ее на сотрудниках и тогда только использовать для массового распространения. Это наилучшая форма для «красной» информации. Наилучшая форма при этом инструкция (либо иной документ) распечатанный и заверенный руководством.

Носители для «зеленого» обмена

Это оперативное общение: прием и уточнение задания, сдача и оценка сделанной работы, совещания. Лучшими носителями в данном случае: голова и бумага. Они позволяют оперативно фиксировать все моменты, анализировать происходящее на основе опыта.