Система контроля и её аудит в организации

К числу ограничений, влияющих на постановку цели, следует также отнести роль организации в обществе, характер и масштабы ее деятельности, а также наличие соответствующих средств, ресурсов и кадрового потенциала. Ограничения могут быть как внешними, так и внутренними. Для поддержания эффективной деятельности необходимо постоянное приспособление целей к внешней ситуации, новым общественным потребностям, формам и масштабам деятельности, технике, технологии, средствам и реальным возможностям. С учетом этого следует иметь в виду, что не следует стремиться к неизменной окончательной формулировке целей, так как в ходе работы возможны изменение, уточнение или отказ от отдельных аспектов деятельности из-за их неактуальности или нехватки средств, для осуществления, или произошедших изменениях, влияющих на ситуацию. В процессе практической деятельности возможно выявление и нивелирование субъективных факторов, повлиявших на формулировку цели. Кроме того, следует иметь в виду, что сознательно никто не стремиться поставить недостижимые цели, вместе с тем, большинство людей субъективны в оценке своих возможностей и желаний. Это определяет, с одной стороны, необходимость гибкости и корректируемости целей, а с другой стороны, обязательность проведения контроля процесса продвижения к ним. Процесс продвижения к цели необходимо систематически оценивать и на основе этих оценок, регулировать весь процесс управления, в том числе и процесс управления контролем.

Цели составляют основу критериев выделения проблем, выбора вариантов решений, контроля и оценки полученных результатов, кроме того, цели являясь ориентиром, позволяют преодолевать неопределенность текущей ситуации и приспособиться к постоянно происходящим изменениям в окружающей среде. При определенном допущении и конкретизации цели можно рассматривать как стандарты и эталоны для контроля.

Организация эффективного процесса управления и контроля предполагает, что цели контрольной деятельности должны быть четко сформулированы, конкретными и измеримыми, выражаться по возможности не только качественно, но и количественно. Кроме того, чтобы не привести к тупиковым ситуациям, цели должны соответствовать целям деятельности банка, быть реальными и соответствовать возможностям и меняющимся условиям деятельности, что определяет необходимость их гибкости, способности к трансформации и корректировке. Для исключения разброса усилий различных субъектов, дезориентированности и противоречивости действий, все цели должны образовывать единую систему, то есть быть совместимыми во времени и пространстве, взаимно поддерживать друг друга и образовывать взаимосвязанную последовательность. Цели контрольной деятельности характеризуются свойством транзитивности. Мы придерживаемся позиции, по которой для того, чтобы достичь цели, то есть получить желаемый результат на определенном уровне, необходимо достичь цели на предыдущем уровне, то есть, результаты, полученные при осуществлении целей на определенном уровне, становятся средствами для достижения целей на следующем уровне и так по всем уровням организации.

Цели неоднородны и, как правило, имеют сложную иерархическую структуру, то есть подразделяются на цели более высокого и менее высокого уровня логической иерархии. Чем на более высоком уровне располагаются цели, тем большее количество явлений они охватывают. Цель каждого вышестоящего уровня включает в себя в качестве ее составных частей все цели нижестоящих уровней. Одновременно с повышением иерархического уровня снижается конкретизация и деталлизированность цели.

Для определения направления действий, выбора средств, эффективного построения производственных процессов и правильного распределения обязанностей между исполнителями при осуществлении поставленных целей необходима ясная и четкая ее формулировка для идентификации объекта, в отношении которого осуществляются управленческие или контролирующие воздействия. Недостаточно ясная формулировка цели может привести к невозможности четко определить объект контролирования и привести к дублированию некоторых функций или к функциональному вакууму в ответственных областях. Неопределенность в отношении объекта контролирования не позволяет выделить его из множества других объектов и концентрировать контролирующие действия.

У системы контроля и контрольной деятельности должны иметься собственные, специфические, уникальные цели, раскрывающие содержательные аспекты этой деятельности, позволяющие создавать основу для получения конкретных результатов и являться критерием для их оценки.