Управление бизнес-процессами. Практическое руководство по успешной реализации проектов

1. Сформировать внутреннюю группу для разработки формата, плана и осуществления управления отношениями с заинтересованными сторонами и их привлечения к участию в проекте.

2. Определить все заинтересованные стороны и их отношения с проектом.

3. Очертить роль в проекте основных заинтересованных сторон.

4. Сопоставить заинтересованные стороны, чтобы выявить их индивидуальные требования или результаты, которые им нужны от проекта.

5. Определить лучшие стратегии привлечения каждой заинтересованной стороны и управления отношениями с ней, чтобы удовлетворить их запросы и обеспечить надежность реализации проекта.

Далее каждый из этих шагов рассматривается более подробно.

Шаг 1. Формирование внутренней группы заинтересованных сторон

На этом шаге важно, чтобы менеджер проекта привлек бизнес-представителей и обеспечил их полноценное участие в формировании формата отношений с заинтересованными сторонами, а также обеспечил подробное планирование, привлечение в проект и выполнение.

Кого из бизнеса нужно привлечь? Обычно это хозяин бизнес-проекта, спонсор проекта и все прочие заинтересованные лица, которые консультировали или предложили окончательное решение.

Менеджер проекта и глава заинтересованных лиц несут ответственность за управление отношениями с заинтересованными сторонами и:

• пользуются высоким уважением руководителей во всей организации;

• пользуются доверием во всей организации;

• свободно высказывают свое мнение, даже если оно идет вопреки культуре организации;

• могут облекать плохие и хорошие новости в адекватную, но честную форму;

• считаются поборниками и главными действующими лицами изменений в организации;

• способны обеспечить выполнение заданий.

Одна из задач менеджера проекта – «продвижение» заинтересованных лиц на позиции, нужные для поддержки проекта, и управление и контроль отношений с заинтересованными сторонами. Менеджер проекта должен быть уверен в поддержке и помощи спонсора проекта, а также в возможности доверительно обсуждать вопросы отношений с заинтересованными сторонами.

Менеджер проекта должен подсказать членам группы проекта, что нужно донести до конкретных заинтересованных лиц, чтобы заручиться их поддержкой. Эти посылы должны согласованно доносить все члены группы проекта.

Менеджер проекта распределяет поручения среди других основных членов группы проекта и бизнес-группы. Эти задания рассматриваются на последующих шагах.

Шаг 2. Определение всех заинтересованных сторон и их отношений к проекту

Нужно составить подробный перечень заинтересованных сторон. В качестве основы для него можно взять перечень заинтересованных сторон, составленный на шаге 4 этапа стартовой площадки. Типовой перечень выявленных на этом шаге заинтересованных сторон небольшого проекта BPM включает:

Как видно из этого ориентировочного перечня, возможно, придется управлять отношениями со многими заинтересованными сторонами. Вероятно, у вас не будет хватать времени на всех, и нецелесообразно управлять отношениями со всеми. Выше перечислены группы заинтересованных сторон, и нужно в каждой группе выделить лиц, являющихся важными заинтересованными лицами. Группа проекта должна понимать, что персонал организации – это одна из важнейших заинтересованных сторон, и без его поддержки и энтузиазма проект либо закончится неудачей, либо столкнется с серьезными проблемами. В главе 25 эта сторона вопроса рассматривается подробнее.

Чтобы определить, отношениями с какими заинтересованными лицами нужно управлять, менеджеру проекта и главе заинтересованных сторон следует заполнить одну из матриц шага 3, а лучше обе. Они помогут выделить заинтересованные стороны, управлять отношениями с которыми целесообразно. При необходимости обновляйте эти матрицы после каждого совещания с участием заинтересованных сторон.

Шаг 3. Формулирование роли ключевых заинтересованных сторон в проекте

После определения заинтересованных сторон менеджеру проекта нужно составить описание каждой из них. Для каждого основного заинтересованного лица удобно воспользоваться формой из табл. 24.2. Индивидуальный анализ заинтересованного лица должен быть рассмотрен менеджером проекта и/или главой заинтересованных сторон до личной встречи, чтобы решить, чего проект намерен добиться с его помощью.

Чтобы выявить основных заинтересованных лиц и облегчить их сопоставление, часто полезно отразить более подробную информацию в матрице, приведенной в табл. 24.3. Не подумайте, что из порядка изложения следует, что одна из матриц заполняется раньше другой. Часто их заполняют параллельно и постоянно обновляют по ходу проекта.

В табл. 24.3 приведены аналогичные сводные данные по всем выявленным заинтересованным сторонам.