Дел до ж*пы. Как вести список задач, чтобы они выполнялись сами собой

Во-вторых, вы можете легко перемещать пункты дел из списка в список. Это удобно, если вам нужно перераспределить задачи по категориям или внести изменения в привязанные к ним контекстные детали.

В-третьих, многие онлайн-приложения, такие как Todoist, позволяют устанавливать оповещения и напоминания. Представьте, что у вас есть основной список задач с 200 пунктами, каждому из которых вы назначили срок выполнения. А теперь представьте, что онлайн-приложение предупреждает вас о приближающихся сроках, чтобы вы могли соответствующим образом расставить приоритеты в ежедневном списке дел. С бумажными списками так не получится.

В-четвертых, вы можете организовать проекты и задачи в виде многоступенчатой структуры.

Это помогает визуализировать объем работы. Вы можете взглянуть с расстояния на задачи, из которых складываются крупные проекты, и проследить за своим прогрессом в их выполнении.

В-пятых, такие инструменты, как Todoist, позволяют совмещать списки дел с календарем. Это очень важная функция, ведь календарь определяет вашу доступность. Создав списки в Todoist, вы можете синхронизировать их с выбранным вами календарем (например, Google Calendar). Стоит отметить, что интеграция с некоторыми календарями требует использования сторонних инструментов, таких как Zapier и IFTTT (If This, Then That). Не переживайте. Эти инструменты разработаны так, чтобы их было легко использовать.

Итак, стоит ли вам использовать бумажные списки дел или создавать и вести списки онлайн? Ответ зависит от того, как вы работаете. Некоторые люди преуспевают с бумажными носителями. Лично я предпочитаю Todoist. Он прост в использовании, не бьет по бюджету (премиум-аккаунт стоит меньше 30 долларов в год) и не зависит от платформы. Вы можете использовать его на ноутбуке, iPhone или устройстве Android.

Если вы считаете, что бумажная система не для вас, я настоятельно рекомендую Todoist. Он идеально подходит для личного использования.

Если вы управляете проектами и командами, попробуйте Trello. Как и Todoist, это приложение с множеством полезных функций. В случае необходимости вы сможете перейти на премиум-аккаунт.

<p>Как внедрить календарь в списки дел</p>

Еще одно великое противостояние в сфере продуктивности – календари против списков дел. Что лучше? У обоих есть как преданные сторонники, так и ярые противники.

По правде говоря, одно другому не мешает. Лучший способ увеличить вашу ежедневную отдачу – совместить календарь и список дел.

В предыдущем разделе я говорил, что календарь определяет вашу доступность. Он говорит, сколько времени у вас есть на работу над пунктами из списка дел.

Нет ничего хорошего в создании списка дел на пять часов, когда свободных у вас всего три. Вы просто обрекаете себя на поражение.

А это, как мы знаем, ведет к стрессу, разочарованию и раздражительности.

Печального исхода легко избежать: просто синхронизируйте календарь и списки дел. Позвольте первому обосновывать ваши решения по поводу вторых.

Вот простой алгоритм:

Во-первых, просматривайте свой календарь на завтра в конце текущего дня. Отмечайте, когда вы будете на встречах, заняты звонками или просто недоступны.

Во-вторых, прикидывайте, сколько времени вы сможете уделить задачам из вашего списка. Не забывайте выделить себе время на прием пищи и перерывы. Не забудьте также слегка увеличить примерное время на случай непредвиденных задержек – к примеру, вдруг ваш начальник попросит с чем-нибудь помочь.

Затем составьте список дел на грядущий день. Вы должны примерно понимать, сколько займет та или иная задача (вспомните шаг #8 раздела «Как Создать Идеальный Список Дел»). Пишите список, опираясь на вашу доступность.

В-третьих, мысленно представляйте свой день как набор 30-минутных временных отрезков. Встреча длиной в час – два отрезка. Двухчасовая конференция – четыре отрезка. Закройте эти отрезки в своем календаре.

В-четвертых, запланируйте время для работы над задачами из списка в незакрытые отрезки времени.

Для примера представим, что ниже ваше расписание на завтра:

• С 08:00 до 09:00 – Встреча с начальником.

• С 10:30 до полудня – Конференц-звонок с отделом продаж.

• С полудня до 13:00 – Обед.

• 15:00–15:30 – Собрание отдела.

Из этого расписания можно извлечь время, в которое вы сможете заняться задачами из списка дел:

• с 9:00 до 10:30;

• с 13:00 до 15:00;

• с 15:30 до 17:00.

В сумме – пять с половиной часов. Убираем 45 минут на перерывы и спонтанные просьбы, и у вас остается 4 часа и 45 минут. Теперь вы можете создать реалистичный список дел на завтрашний день, основываясь на вашей доступности.

Ваш список дел – собрание всего, что вы надеетесь сделать в течение дня. А календарь определяет, насколько это возможно.